Você Sabe Dirigir Uma Reunião?

Nas empresas é muito comum a realização de reuniões periódicas, com os mais diversos objetivos, uma vez que são elas as chaves-mestras das comunicações e das relações humanas.

Mas não é só, também tem grande valor administrativo já que, durante as reuniões, os chefes têm oportunidade de ouvir as queixas, reclamações, receber sugestões quanto às necessidades de cada funcionário e também informar sobre decisões da cúpula e das chefias, ou ainda discutir e solucionar problemas referentes ao trabalho.

Desta maneira, elas podem ser um instrumento de grande valia para se conseguir maior cooperação e produtividade na empresa.

Mas, se uma reunião não for bem conduzida poderá tornar-se fator de desencorajamento do pessoal, ou, quando menos, apenas uma perda de tempo para os seus participantes.

Se contabilizarmos o tempo que é gasto em reuniões na empresa e qual o seu custo, constataremos que no prazo de um ano esse custo é bem alto.

Pense também sob a ótica de que, enquanto as pessoas estão reunidas e custando reais, estão também deixando de produzir, isto é, deixando de gerar reais.

O sucesso de qualquer reunião depende, quase que totalmente, de um bom coordenador, portanto, é necessário conhecer algumas regras básicas de como conduzir um grupo com eficiência, facilitando a direção das reuniões:

Regras Básicas:

1º - Definir os objetivos;

2º. – Expor, de forma clara e objetiva, os problemas e finalidades da reunião;

3º. – Evitar não monopolizar o assunto, falando o tempo todo, mas solicitar a participação de todos no debate;

4º. – Ouvir as pessoas presentes;

5º. – Tentar, o mais que possível, conciliar interesses opostos;

6º. – Conduzir o grupo com objetividade para que chegue a um consenso e à solução do problema o mais rápido possível, impedindo que o assunto se disperse e alongue por demais a reunião;

7º. – Evitar reunir pessoas de nível cultural e hierárquico diferentes, pois certos membros tenderão a ficar constrangidos e não participar com o esperado interesse;

8º- Conduzir a reunião em uma seqüência lógica, obedecendo às seguintes etapas:

- exposição dos problemas ou assuntos a serem tratados durante a reunião;

- análise da situação quando todos os participantes deverão procurar analisar o problema e dar sua opinião a respeito;

- busca de conclusões provisórias, que são as possíveis soluções para os problemas;

- chegada que é o resultado final da reunião.

É muito importante que o coordenador faça com que todos os membros participem dos quatro subitens descritos acima.

Se algum participante demonstrar, no meio da reunião, que não entendeu bem o problema exposto no início, é necessário retornar e esclarecê-lo para evitar que esta pessoa não participe dos debates ou que chegue a uma conclusão errada do assunto.

Como saber se uma reunião foi produtiva?

1 – Ver o que aconteceu. Os resultados esperados foram conseguidos?Que problemas foram resolvidos?As decisões foram implementadas?

2 - Ver como se realizou a reunião. De que maneira os problemas foram resolvidos? O grupo participou das decisões ou apenas "participou" da reunião? Quem dominou a reunião? Todos se sentiram estimulados? Houve doação de idéias ou apenas "satisfação de egos" ?

Fonte: Educador Social - Sesi