SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO ESTRATÉGIA NA PEQUENA EMPRESA.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO ESTRATÉGIA

NA PEQUENA EMPRESA.

 
 

 Roseni de Jesus Gonçalves da Silva ¹

RESUMO

 O presente artigo está pautado em pesquisa bibliográfica e tem o objetivo de mostrar como o sistema de informação pode trazer vantagens competitivas aos pequenos empresários e como o avanço tecnológico proporciona essa percepção de estratégia empresarial. Estamos na “Era da Informação” e informação não é somente informática, mas um conjunto de visão e definição ampla que servem de suporte à gestão estratégica, a fim de facilitar a tomada de decisões. O sistema tecnológico fortalece o plano de atuação das empresas, com informações rápidas, precisas, gestão diferenciada e valor agregado, ou seja, uma ferramenta essencial no diferencial competitivo. A Tecnologia trouxe desdobramentos imprevisíveis e a informação passou a cruzar o planeta em milésimos de segundos. Por isso as empresas de menor porte, podem competir com estratégias tão potentes quanto às das grandes corporações. O problema nas pequenas empresas é a falta de conhecimento da potencialidade da tecnologia e seus recursos e por isso trabalham às cegas. Contudo, essa imagem está mudando, com o custo cada vez menor dos computadores e a onda de gestão integrada por software, esses fatores incentivam cada vez mais as pequenas empresas a investirem no setor tecnológico e faz com que se tenha melhor desempenho em relação à concorrência. O pequeno empresário deverá saber utilizar o sistema informatizado para obter eficiência e vantagens. Através de um planejamento simples e investimento de baixo custo é possível adotar um sistema eficiente, estruturado e arquitetado por um profissional competente, por isso comprar sua própria tecnologia (sem ajuda de um profissional) não é a melhor solução. Portanto, investimento e implementação são necessários e as empresas que investem em tecnologia exportam, crescem e geram empregos.

 

PALAVRAS - CHAVE: Tecnologia. Informação. Estratégia. Pequena empresa.

 

__________

¹ 6º Período - Curso de Administração - Faculdade Tecsoma em Paracatu - MG.  EMAIL: sdalgonalves@yahoo.com.br – Nov. 2013

INFORMATION SYSTEM AS A STRATEGY
THE SMALL BUSINESS.

 
 

 Roseni de Jesus Gonçalves da Silva ¹

 

 ABSTRACT

  This article is guided by literature and aims to show how the information system can bring competitive advantages to small business owners and how technological advancement provides this perception strategy. We are in the "Information Age" and information is not only information, but a set of vision and broad definition that support strategic management in order to facilitate decision making. The technological system strengthens the action plan of the companies with rapid, accurate, differentiated management and added value, ie, an essential tool in competitive advantage. Technology has brought unforeseen developments and information started to cross the planet in milliseconds. So the smaller companies can compete with strategies as potent as those of large corporations. Problems in small businesses is the lack of knowledge of the potential of technology and resources, and they work blindly. However, this picture is changing, with ever decreasing cost of computers and the wave of integrated management by software; these factors encourage more and more small businesses to invest in the technology sector and makes them perform better against the competition. The small business owner should know how to use the computerized system for efficiency and advantages. Through simple planning and investment low cost is possible to adopt an efficient, structured and engineered by a competent professional, so buy your own technology ( without the help of a professional ) is not the best solution. Therefore, investment and implementation are required and companies that invest in technology export,  grow and create jobs.

KEY - WORDS: Technology. Information. Strategy. Small business.

 

__________

¹ 6th Period - Course Management - Faculty Tecsoma Paracatu - MG. E-MAIL: sdalgonalves@yahoo.com.br - Nov. 2013

 

1 INTRODUÇÃO

 A tecnologia da informação mudou o mundo dos negócios e por isso é necessário que a pequena empresa acompanhe essas mudanças.

Ser uma empresa diferenciada no mercado competitivo é buscar excelência no processo organizacional, na confiabilidade, eficiência, e utilização de recursos inteligentes. Por isso a utilização dos recursos tecnológicos são requisitos primordiais, para gerenciar as informações, e tomar as decisões corretas.

 2 INFORMAÇÃO

 2.1 Conceito

 Para Buckland (1991) o conceito de informação é subjetivo e pode ser usado em relação às coisas, processos e conhecimentos, sob a ótica de quatro aspectos:

 a)  intangível que são: Informação como conhecimento (conhecimento específico) e Informação como processo (tornar-se informado).

b)  tangível que são: Informação como coisa (dados, documentos, conhecimento registrado), Informações em fluxo: telefonemas, emissões de radio, TV, internet e Processamento de informação (processamento de dados, documentos, engenharia do conhecimento).

 Ao contrário de que muitos pensam informação não é somente informática, mas um conjunto de visão e definição ampla.

Buckland (1991) sustenta que qualquer coisa pode ser informativa ou informação, enquanto Rezende (2003) defende que informação é condicionante para o sucesso das organizações sendo uma estratégia de valor agregado. Vejamos:

 A informação tem a sua importância, pois é condicionante para o sucesso das organizações, já que se traduz como uma ferramenta estratégica de alto valor agregado, pois permite aos gestores estarem constantemente informados sobre os cenários externos, além de consolidar, em qualquer tempo, todas as variáveis importantes para a tomada de decisão. (REZENDE, 2003).

Nesta linha de raciocínio devemos orientar e fazer com que “o pequeno empresário” seja inserido na era da informação, ou seja, fazê-lo utilizar a tecnologia, em conjunto com as informações disponíveis em sua pequena empresa, para obter vantagem competitiva.

Portanto, o bom gestor tomará decisões acertadas sabendo a subjetividade da informação e como utilizá-la na estratégia organizacional.

 2.2 Era da Informação

 Atualmente, as empresas de menor porte podem competir com ferramentas ou estratégias tão potentes quanto às das grandes corporações, estamos falando da “Era da informação” ².

 [2] "Era da informação é o período que começou no início da década de 1990. É a época em que estamos vivendo atualmente. A principal característica dessa nova era são as mudanças, que se tornam rápidas, imprevistas, turbulentas e inesperadas [...]. (CHIAVENATO, 2005)

A informação é um marco no diferencial rumo à competição atuando como um recurso democrático e disponível não somente no grande setor, mas também no pequeno setor empresarial como “a pequena empresa”.

Segundo Moura e Campanholo (acesso em 2013) ”A tecnologia da informação é considerada relevante para as organizações, pois proporciona a inovação de muitos produtos e serviços”.

Dholakia, Mundorf e Dholakia, (1997) disseram: “A tecnologia de informação, ou informática, tem evoluído”, enquanto Buckland (1991) afirma que “informação possui a parte tangível e intangível”, e Moraes, Terence e Filho (2004) completam dizendo que “[...] não basta apenas coletar e armazenar dados é necessário transformá-los em informações relevantes ao processo de gestão estratégica empresarial”.

Com certeza é um conjunto de informações que devem ser processadas e empregadas no lugar e local certo.

3 PROBLEMÁTICA NA PEQUENA EMPRESA

 Os problemas enfrentados pela pequena empresa é a falta de conhecimento da potencialidade da tecnologia de informação, como pouco conhecimento dos recursos oferecidos e falta de treinamento dos usuários.

Essas empresas ainda trabalham às cegas quanto à utilização da informação tecnológica, na maioria dos casos, são estabelecimentos organizados diretos pelos donos/proprietários que não sabem utilizar esta tecnologia e nem dispõem de um especialista na área.

Outra grande barreira é o financiamento para o pequeno empresário que (quando conseguem) não faz um levantamento adequado as suas necessidades ou conforme as necessidades futuras. A conseqüência final pode ser o fechamento da empresa.

 4 SOLUÇÕES PROPOSTAS PARA PEQUENA EMPRESA

 Sabemos que as pequenas empresas, em geral, não possuem sistemas informatizados e segundo Beraldi e Filho (2000) “[...] os controles são, quase todos, feitos por meio de papeladas [...]” o que, obviamente, traz grande perda de tempo e de recursos disponíveis (capital humano, monetários etc.).

Contudo, essa imagem está mudando, devido ao custo cada vez menor dos computadores (apesar da dificuldade nos financiamentos) e a onda de gestão integrada por software incentiva cada vez mais as pequenas empresas a investir no setor tecnológico buscando melhor desempenho em relação a sua concorrência.

Por isso é necessário investir em produtos inovadores, softwares, funcionários e parceiros treinados/capacitados.

A maior preocupação do pequeno empresário é fazer um grande investimento tecnológico possuindo funcionários sem capacitação, mas, se a pequena empresa tem condição de honrar o investimento adequando ao seu fluxo de caixa, vale à pena levantar os benefícios e verificar os retornos que esta implementação pode trazer.

Portanto, deve ser feito uma avaliação das necessidades (antes de investir nesses equipamentos) considerando a quantidade de clientes, fornecedores, encomendas, orçamento, estoque, análise financeira, quantidade de empregados, visão de futuro e como principal “adequação do fluxo de caixa”.

Segundo Pires e Ghisi (2012) “O impacto que a Tecnologia da Informação pode ter dentro das organizações, tanto é para o fracasso quanto para o sucesso [...]” então sem adequação ocorre perda de competitividade, de negócios e até mesmo, na pior das hipóteses, perda da capacidade operacional e com a homeostase comprometida à empresa vai à falência.

 5 ORIENTAÇÕES NA ESCOLHA DO SISTEMA TECNOLÓGICO

 Após levantamento das necessidades, a pequena empresa avaliará o que realmente precisa em tecnologia, para comparar (o custo/benefício) e, então, escolher um sistema eficaz para sua gestão.

O investimento inicial nessa solução é baixo para atendimento das necessidades básicas: os computadores podem compartilhar arquivos, pastas, impressoras, discos e outros recursos.

O pequeno empresário deverá saber utilizar o sistema informatizado para obter eficiência e vantagens, mas é necessário a orientação de uma pessoa tecnicamente capacitada, tanto para o dimensionamento, quanto para a escolha dos equipamentos e softwares que serão implantados.

Comprar seu próprio computador não é a melhor solução. O que você precisa é de uma máquina feita sob medida para a tarefa, robusta e confiável. E que, de preferência, tenha custo similar ao beneficio e solução escolhido por uma pessoa ou empresa especializada.

Para Albertini (2001) “[...] a TI pode reduzir significativamente os custos de comercialização, distribuição e serviços a clientes."

Contudo, qualificação e orientação técnica são fundamentais em todo o processo e extremamente necessário para a implementação do sistema na pequena empresa.

 6 VANTAGENS DO SISTEMA

 Seguindo as dicas acima (orientações) possibilitará o enxugamento nos quesitos de papeladas, fichas, anotações, pastas e cadernos; eliminação de uma infinidade de atividades burocráticas, tais como: emissão de notas fiscais, liberação de pedidos etc. Também aumentará a agilidade, segurança, exatidão nas informações e redução de despesas em todos os setores melhorando todos os processos produtivos.

 O ambiente empresarial, em nível mundial e nacional, tem passado por profundas mudanças nos últimos anos, as quais têm sido consideradas diretamente relacionadas com a TI. Essa relação engloba desde o surgimento de novas tecnologias, ou novas aplicações, para atender às necessidades do novo ambiente, [...]. (ALBERTINI, 2001)

Estes quesitos possibilitam que as pequenas empresas ganhem eficiência melhorando, assim, sua competitividade e lucratividade.

 7 VANTAGENS NOS PROCESSOS

 A pequena empresa (muitas vezes) utiliza o processo manual, mas com a tecnologia poderá usar o sistema integrado de gestão empresarial, chamado ERP – (Enterprise Resource Planing) que faz todas estas operações de forma automática e sincronizada, dando fluidez aos processos, eliminando o desperdício de tempo, mão de obra e material.

Devido ao alto custo com a implantação do sistema a empresa poderá avaliar seu fluxo de caixa e inserir o sistema integrado através de módulos, até completar toda a instalação, de acordo com o que necessita.

Além de reduzir o investimento inicial, inicia-se uma nova cultura na empresa. A cultura de compartilhar informações rápidas e seguras para o controle e gestão do negócio.

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS.

 A pequena empresa investe em tecnologia somente quando há necessidade ou sobra dinheiro, mas não precisa ser dessa maneira. Com um planejamento simples e pequeno investimento, é possível ter um sistema eficiente e estruturado, por um profissional competente.

Portanto, investimento é necessário porque a tecnologia melhora o acesso às informações para tomada de decisões, automatiza as tarefas rotineiras, melhora o controle interno das operações e facilita o atendimento ao cliente e as empresas que investem exportam, crescem e geram empregos.

O objetivo deste artigo foi atingido ao descrever a escolha do sistema tecnológico e as vantagens oferecidas tanto na competitividade quanto na fluidez dos processos empresariais na pequena empresa.

Contudo, esse artigo, serve de base para uma pesquisa, de forma pratica e detalhada, para implementar um sistema personalizado levando em consideração uma multiplicidade de fatores, dentre eles o fluxo de caixa de cada pequena empresa.

 REFERÊNCIAS

 ALBERTIN, A. L. Valor Estratégico dos Projetos de Tecnologia de Informação. ERA-Revista de Administração de Empresas, v. 41, p. 42-50, SP, 2001.

 BERALDI, Lairce Castanhera; FILHO, Escrivão Edmundo. Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas. Ci. Inf.,  Brasília,  v. 29, n. 1, abr.  2000.   Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19652000000100005&lng=pt&nrm=iso>. Acesso em  15  out.  2013. 

 BUCKLAND, M. K. sistemas de informação e informação. New York: Praeger, 1991a. 

 CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas. Campus-Elsevier, SP, 2005.

 DHOLAKIA,  Nikhilesh; MUNDORF, Norbert; DHOLAKIA, Ruby Roy. Novos serviços de informação e comunicação: um quadro de referência estratégico. Ci. Inf.,  Brasília.   v. 26, n. 3, set.  1997 .   Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19651997000300002&lng=pt&nrm=iso>. Acesso em  15  out.  2013. 

 MORAES, Giseli Diniz de Almeida; TERENCE, Ana Cláudia Fernandes; FILHO, Escrivão, Edmundo. A tecnologia da informação como suporte à gestão estratégica da informação na pequena empresa. JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online), São Paulo,  v. 1, n. 1,   2004 .   Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1807-17752004000100003&lng=en&nrm=iso>. Acesso em  15  out.  2013. 

 MOURA, A.A; CAMPANHOLO, T; Tecnologia da informação aliada à gestão do conhecimento na Melhoria da estratégia e desempenho organizacional.  s.n.t Disponível em: <http://catolicaonline.com.br/revistadacatolica2/artigosv3n5/artigo04.pdf>. Acesso em  19  nov.  2013. 

 PIRES, F. R.; GHISI, L.; Planejamento para gestão da tecnologia da informação para uso estratégico na pequena empresa. 2012. Disponível em: www.convibra.com.br <http://www.convibra.org/2007/congresso/artigos/356.pdf>>. Acesso em  15  out.  2013. 

 REZENDE, D. A. Planejamento de sistemas de informação e informática. São Paulo: Atlas, 2003