REUNIÕES: Oportunidade ou Desperdício de Tempo de Um Gerente?

Como Realizar Reuniões Produtivas? Conheça os Sintomas de Reuniões Que Desperdiçam Tempo

As reuniões são os desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas. Como ainda não temos uma "cura" para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar seus sintomas:
A) Reuniões que você controla (Tipo "A"): Nove em cada 10 serão no formato de apresentação. Agora que você está preste a produzi-la, trabalhe tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o planejamento de uma estrutura formal (não mais do que 1 hora), pergunte-se:
Quais meus objetivos?
Qual é minha audiência?
Que fatores importantes devem ser transmitidos?
Como posso melhor comunicá-los ao grupo?
De que recursos audiovisuais precisarei?
Onde será a apresentação? Há limitações de tempo?
OBSERVAÇÃO: enquanto se prepara, pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da apresentação há luz suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu material e lembre-se que o profissional sabe que ensaiar é o padrão.
B) Reuniões que você não controla (Tipo "B") : muito tempo fora de sua sala irá rotulá-lo como um "emérito participante de reuniões" (E.P.R.) e não um batalhador sério. Os E.R.R.?s gastam metade de seu tempo em reuniões, conferências, apresentações, etc. Mas, existem outras maneiras de não perder tempo
? Vá somente à parte que tem a ver com você.
? Use seu chefe como desculpa.
? Decida os assuntos sem reuniões
? Envie, em vez disso, um documento escrito
? Assuma o controle se o responsável estiver atrasado
? Assuma o controle se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida
OBSERVAÇÃO: se tudo isso falhar e você estiver em uma reunião inútil, é bom editar sua "lista de coisas a fazer", pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas prioridades

Reuniões Produtivas

Abaixo, algumas dicas de estudiosos para que o Gerente torne suas reuniões mais produtivas:

? No máximo oito pessoas (incluindo assessores), pois presume-se que seja mais difícil obter a atenção total de muitos participantes.
? Uma reunião deve ter "pauta". Ou seja, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião possam se preparar.
? Uma reunião deve ter no máximo uma hora e meia.
? No máximo dois assuntos ? divididos em, no máximo, quatro tópicos.
? O melhor horário para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois presume-se que uma reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado seria o 1° dia da semana.(2ª feira)
? Gaste os cinco minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião.
? Conceda 5 minutos a cada um para expor suas idéias.
? Conceda um tempo médio de 20 minutos para debates.
? Se alguém chegar atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as anotações dos outros sobre os tópicos já tratados.
? Não interrompa quando alguém estiver falando. Anote suas idéias ? para não esquecê-las ? e leve-as em questão quando tiver oportunidade.