PROPOSTA DE MELHORIA NO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE ESTOQUE BASEADO NO SISTEMA TOTVS: ESTUDO DE CASO NA EMPRESA PROTEM

PROPOSTA DE MELHORIA NO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE ESTOQUE BASEADO NO SISTEMA TOTVS: ESTUDO DE CASO NA EMPRESA PROTEM

 

Alessandra Vasconcelos de Aguiar

Cláudia Ramos Pontes

Denys André Koch

Diego Ramos Medeiro

Kelly Anne Correa Oliveira

 

 

RESUMO: A administração de materiais tem sido um fator decisivo para a eficácia dos resultados finais das empresas, além de se apresentar como uma ferramenta imprescindível para o sucesso organizacional. Presente trabalho teve como objetivo analisar os procedimentos de estoques para otimização dos processos na empresa PROTEM. A metodologia aplicada, para obtenção de resultados, se deu por meio de uma abordagem analítica, qualitativa e explicativa das informações. Os resultados evidenciaram que os métodos utilizados pela, para o controle de estoque de materiais, são: a conferência de produtos na entrada do item em estoque, o controle das saídas dos materiais, o PESP, o inventário físico e a das mercadorias em estoque. Foram detectados alguns pontos negativos tais como a necessidade de implantação de um novo sistema da Informação. Entende-se que a gestão de controle de estoque possui um fator determinante para o desempenho da PROTEM, sua administração muito tem feito na busca pela melhoria nos processos de estocagem, porém esta ainda necessita primordialmente e urgentemente da implantação de um novo sistema informatizado de estoque gerando uma maior eficácia organizacional. Com esta análise concluímos  melhoria no controle de estoque vem contribuir positivamente, pois, fluxo de matérias com mais curto prazo de entrada e saída com excelente qualidade e garantir  satisfação ao cliente e a organização como um todo. Tendo um papel relevante no processo compra e saída de produtos  organizado e com pouca perdas dos mesmos.

 

Palavras-chave:  Procedimento, Estoque, Sistema TOVTS.

 

 

Alessandra Vasconcelos de Aguiar _ Acadêmica em Administração (Centro Universitário do Norte). Cláudia Ramos Pontes _Acadêmica em Administração (Centro Universitário do Norte).

Denys Andre Koch_ Acadêmico em Administração (Centro Universitário do Norte).

Diego Ramos Medeiro_ Acadêmico em Administração (Centro Universitário do Norte).

Kelly Anne Correa Oliveira_Professora Orientadora (Centro Universitário do Norte)

 

 

 

 

 

 

ABSTRACT: Materials management has been a decisive factor for the overall effectiveness of a company, additionally; it presents itself as an indispensable tool for organizational success. Study aimed to examine the procedures for inventory optimization of company processes at PROTEM. The research methodology used to obtain results was an analytical, qualitative and explanatory information methodology. The results showed that the methods used for inventory control of materials are: a cataloging of products at the entrance of the item into the stock, a checking of the materials upon leaving the stock, the PESP and a physical inventory of the goods while in stock. The need to implement a new system of stock information collection was detected. It is understood that the management of inventory control is a decisive factor for the overall performance of PROTEM. The current company administration has done much research for improvements in the storage processes, but there is still an urgent need to implement a new computerized inventory system to create greater organizational effectiveness. High quality inventory controls should be a positive contribution to an organization as a whole. Accurate accounting of the flow of materials in and out of the inventory should ensure higher customer satisfaction. Having high quality inventory controls will reduce the losses in the buying process and output of products.

 

Keywords : Procedures , stock , TOVTS System .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 1.      INTRODUÇÃO

 

Compreender a gestão logística suas problematização e implementar um sistema da informação, bem como seu papel é tão importante no âmbito da organização. Para isto foi necessário várias pesquisas em campo primeiro diagnosticamos o problema, depois projetamos na organização por fim implementamos, como: análise de SWOT metodologia, resultados alcançados, objetivos, ferramentas PDCA, entrevistas análise documental e observação direta. Nessa perspectiva, o artigo fundamenta-se na análise do procedimento Administrativo de estoque via sistema TOTVs. Adequar procedimento logístico inovador na organização com a melhoria do fluxo de informações na empresa, identifica as principais estratégicas de sistemas de estoque utilizadas na atualidade por outras empresas, levantar os principais fatores que podem interferir no controle de estoque da empresa, estabelecer a importância da funcionalidade de novos métodos e técnicas mais utilizadas no controle de estoque aos colaboradores e sugerir um novo sistema de controle de estoque para aperfeiçoar o setor, o fluxo de entrada e saída dos produtos. A nossa metodologia foi aplicada com facilidades e flexibilidade de entendimentos por todos quando se fala em estoque e sistema é  inevitável  não fala de uma forma em que a empresa necessita de controle para diminuir perdas de matérias, menos gastos e obter maior lucratividade. Porém o processo em si exige uma estrutura organizacional neste caso se torna necessário o uso das ferramentas como: plano de ação, fluxograma, folha de verificação, organograma, cronograma, causas e efeitos para solucionar os ruídos de processo. Sendo assim, o mesmo foi proposto mudanças e melhorias que não apenas serviu para a logística mais para a empresa como um todo.

Todas as falhas encontradas no procedimento administrativo no controle de estoque foram detectadas e logos após proporcionamos um solução via sistemática, já que a empresa estava precisando de uma inovação tecnológica no procedimento de estoque.

 

 

 

 

 

 

 

2.  FUNDAMENTAÇÃO TEORICA

 

2.1 fundamentos do Controle de Estoque

 

 

É fundamental a logística dentro de um cenário organizacional, isto é hoje tudo que gira em torna de todo os controles de movimentações de matérias existentes acontece por meio de um sistema que supre todas as áreas da empresa, seja um controle físico ou eletrônico. Tornar-se cada vez mais eficiente e flexível para organizações saber usufruir é lidar com seus aspectos sistemáticos dentro da organização.      Controlar o que entra e o que sair torna-se mais viável sem perda de matérias e perdas financeiras. O gerenciamento de estoque surgiu acompanhando a evolução da história da própria humanidade sobre a face da terra, com a sua grande necessidade de sobrevivência, e posteriormente para suprir uma necessidade das empresas de controlar tudo que se passava com os materiais e bens, assim como, o período de cada um dentro dos armazéns, a quantidade mantida em cada compartimento, quando pedir novamente aquele produto.

 

O projeto do armazém reflete o período de tempo no qual se espera que os produtos permaneçam a disposição. A maior parte das empresas possui um espaço físico próprio trazendo vantagens como o menor custo de armazenagem, maior controle sobre o estoque e se o produto/material requer um pessoal especializado, sendo assim mais viáveis. (FRANCISCHINI E GURGEL, 2004).

 

 

Controle de estoques é sem dúvida crucial para o sucesso de um negócio ou empresa, porque, é um capital que esta, imobilizado, e a dinâmica de como trabalhar com isso, pode vir a ser importante para o bom desempenho, pois se essa mercadoria se mantiver inativa no estoque, será negociada pelo mesmo preço do mês anterior, e também estando ocupando um espaço físico que poderia ser útil para armazenar outras mercadorias mais importantes e lucrativas, além de elevar os custos de manutenção das mesmas, como limpeza, manipulação, remoção e controle de validade.

 

 

 

Para se atingir um grau razoável de disponibilidade de produto, é necessário manter estoques, que agem como “amortecedores” entre a oferta e a demanda. O uso extensivo de estoques resulta no fato de que, em média, eles são responsáveis por aproximadamente em  dois terços dos custos logísticos, o que torna a manutenção de estoques uma atividade- chave da logística. (Ballou, 1993, p.24).

 

 

O conceito de estocagem tem demonstrado que dentro de uma empresa, este assume um papel de muita relevância para atingir resultados satisfatórios, sua formação e controle requerem estudos profundos e complexos em vários campos de estudo, de acordo com o objetivo ou necessidade da empresa, conhecimento das infinidades de técnicas de gestão de estoque, quais os objetivos que a mesma tem em relação a satisfação e pronto atendimento aos clientes, metas pretendidas pelos sócios, formas mais convenientes de controle, e contar com um corpo de colaboradores comprometidos e capacitados para chegar a atingir a almejada lucratividade.

 

É fundamental para a organização um programa contendo dados para uma melhor localização dos produtos. Esses dados são convertidos em informações úteis para a tomada de decisões logística e para e emissão de relatórios. As informações devem ser atualizadas com frequência, rapidez e com um fácil acesso. (WANKE E FIGUEIREDO 2008).

 

 

Controle de estoque passa a ser então, o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos seja numa indústria ou no comércio. O controle de estoque é de suma importância para a empresa, porque ele controla os desperdícios, desvios e apura os valores para fins de análise, bem como, apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro e uma infinidade de exigências que precisam ser superados para a lucratividade da empresa.

 

2. 2 Fatores que geram dificuldades de estoque

 

O sistema de controle de estoque é frequentemente administrado através de programas detalhados de sistemas de informações computadorizados, que tem definições específicas, com a função de atualizar pedidos, prever demanda e gerar relatórios de condição de estoque. Mesmo assim, podem ocorrer erros no controle de estoque de qualquer empresa se o sistema de informações não for devidamente implantado ou utilizado de forma correta, clara dimensão da importância e da necessidade de sua utilidade dentro de todo o processo produtivo de uma empresa.

O programa de sistema de informações computadorizados, passam a fazer parte da rotina da empresa, facilitando automaticamente a atualização do registro de cada item, assim como a entrada ou a saída de um item. Assim a equação de compreensão de uso de estoque fica bastante fácil, o primeiro passo é o nível de estoque inicial, o segundo passo é o recebimento de itens, o terceiro passo é a saída de itens, e por fim é o novo nível de estoque.  A utilização incorreta do sistema de informações no controle de estoque gera erros no registro dessas transações e ou manuseio de estoque físico, podem levar a discrepância entre estoque registrado e o estoque real existentes, causando informações incorretas, atrapalhando todo o processo de transações do estoque.

 

Alguns erros ocultos; Entrada com o código errado, erros de digitação; Erros na contagem de mercadorias que entram no estoque e saem; Atrasos nas operações e atualizações de registros; Itens roubados em estoques; Estoque danificado; (SLACK at, 2009, p. 57)

           

            Todas essas situações devem ser evitadas para que realmente haja um processo adequado, seguro e eficiência do sistema de controle de estoque da empresa. Tais procedimentos têm que se bem realizados de forma atenciosa para que gerem resultados satisfatórios.

 

2.3 Objetivo do Estoque.

 

O objetivo de armazenamento é possibilitar as pessoas de guardarem bem seus produtos, fazendo com que eles fiquem em segurança, que sua movimentação seja fácil e rápida, sem furtos ou danos. Portanto cada produto dentro daqueles armazéns é em outras palavras dinheiro guardado que foi investido pela organização em um longo processo de produção bem elaborado.

O objetivo do controle de estoque é essencialmente financeiro, pois a manutenção de estoques é cara e exige investimento apropriado e o gerenciamento do estoque tem como função primordial que o capital investido tenha retorno garantido.

Esse planejamento cuidadoso irá determinar as necessidades físicas para a estocagem de determinados produtos da empresa, além é claro de determinar Quais produtos ou matérias-primas oferecem vantagens ao serem estocadas? Ou o que e quanto deverá permanecer em estoque, a periodicidade da reposição e o grau de prioridade de cada item. Só assim a empresa terá uma visão clara e precisa do controle de seu estoque... “empresas, tais como planejamento de produção, gestão de estoques, gestão de transportes, design dos produtos e sistema de informação” (CHENG; LEE, 2010).

 

3.  MATERIAIS E MÉTODOS

 

 

Este estudo de caso denomina o Procedimento Administrativo de Estoque: Inovação no procedimento do sistema no controle de estoque. A empresa utiliza o método analítico, sendo de natureza quali-quantitativa.

Com finalidade exploratória e explicativa por meio de exame documental, bibliográfico e retroativo do sistema de informações da empresa supracitada, com intuito de detectar o nível de inovação tecnológico implantada pela empresa em seu processo de controle de estoque. Esta pesquisa tem como lócus o sistema de estoque da empresa PROTEM, e foi realizada no período de agosto a novembro de 2013.

O sujeito do estudo de caso foi o estoque, o setor responsável pelo gerenciamento logístico da empresa. Segundo Goldenberg (2005, p.104). “Método é o caminho para chegar a um fim”. Expressa da seguinte forma que o estudo de caso tem por finalidade de detectar em analise o problema para sim trazer soluções. O universo da pesquisa abrange o controle logístico.  A amostra do estudo de caso é apenas uma pessoa, que responde o questionário, sendo que atua diretamente no setor de estoque da empresa. Os sujeitos do estudo de caso são os funcionários e clientes que utilizam os serviços prestados pela empresa PROTEM, entre os quais circulam empresas de pequeno, médio e grande da região metropolitana e do interior do Estado dos mais variados segmentos e níveis da sociedade.  Dias (1993, p. 23), “o objetivo, portanto, é aperfeiçoar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido.”

O universo da pesquisa abrange aos clientes atendidos e selecionados pela empresa no total de 25 clientes, cadastrados no sistema de atendimento da empresa.  A amostra do estudo são 9 pessoas, que responderam ao questionário, sendo que 9 pessoas atuam diretamente no setor de estoque da empresa com funções especificas e 9 são clientes. 

 

• Análise Documental.

 

A documentação direta utilizada na pesquisa foi coletada no arquivo da empresa PROTEM, referente ao setor de estoque, sobre a analise institucional da empresa, durante de estudo de campo com a utilização de um chek list  de análise, contendo todo o plano estratégico da empresa, suas atividades, atributos institucionais de trabalho, mapa estratégico da empresa, ficha de clientes, projeto de ação da empresa, matriz de priorização da Instituição e seu sistema de controle de estoque atual. As documentações Indiretas provem de colaboração da produção acadêmica cientifica vasta, diversificada e atualizada sobre o tema em questão, analisando tal cenário, sugere-se que a empresa desenvolva novas formas de recrutamento e seleção de colaboradores para agregar novos profissionais em quadro funcional, sem distinção da faixa etária.

 

·         Entrevista.

 

Os Instrumentos técnicos selecionados para realização deste estudo de caso são a participação direta e ativa, a observação direta e a utilização de dois questionários com cinco perguntas diretas e fechadas com opções de respostas. A primeira entrevista foi feita dia 28.10.2013 com o Sr. Osmanir Santos responsável pela supervisão logística da empresa, onde foram perguntadas quais as dificuldades encontradas na logística da empresa para podemos nos basear através da mesma qual seriam as mudanças no estoque. A segunda entrevista foi feita dia 19.04.2014, na qual perguntamos com os mesmo quais foram as melhoria depois da implementação do sistema TOTVs.

Objetivo central detectar o grau de inovação tecnológica no sistema de controle de estoque, e como essa inovação tem gerado satisfação ou não aos clientes, assim como, superar os problemas, manter a segurança dos produtos e permitir rápida acessibilidade e finalmente gerar rentabilidade à empresa. 

A entrevista foi verificar se houve melhorias depois da implementação do sistema, recomenda-se que a organização disponibilize de maneira clara para que todos  possam saber a importância da tecnologia no ambiente organizacional.

 

·         Observação Direta

 

Observou que durante visita de observação direta foi utilizado um check list de observação, houve modificação de organização nas ruas e todos os matérias identificados com seus códigos que ao mesmo tempo estão cadastrado no sistema, tendo um estoque com tamanho adequado para armazenagem dos produtos que atende relativamente sua demanda. Possui um, espaço para circulação das matérias, de modo que lhe permitam visualizar os itens comercializados e proporcione que o mesmo consuma estes produtos em um ambiente agradável. No entanto observou que ha instalações de TI (Tecnologia da informação) na empresa como um todo.         

Vão ser constituídos demonstrativos gráficos com a tabulação dos dados obtidos, para melhor verificar a visualização do resultado do estudo de caso, de acordo com Marconi e Lakatos (2008, p. 140) “é definida como a arrumação dos dados em tabelas e gráficos”.

 

4. RESULTADOS E DISCUSSÕES.

 

 

De acordo com Dias (1993, p. 32 - 33) citado por Pascoal (2008), todo o início de estudo dos estoques está pautado na previsão do consumo do material. A previsão de consumo ou da demanda estabelece as estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa.

A previsão deve sempre ser considerada como hipótese mais provável dos resultados. As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. Neste fluxo Fig. 13 nos mostra como funcionava o fluxo de matérias.

 

Figura 13 – Fluxograma atual do processo

Fonte: Cláudia Ramos  abril  2014.

 

4.1 Fluxograma Proposto para o Processo.

 

Diante da globalização e da configuração do novo mercado competitivo atual, as empresas procuram sempre novas alternativas competitivas, sendo a gestão de estoques a de grande importância dentro das empresas, vai ser ela que vai saber quando comprar, quanto comprar e como comprar, qual o limite do estoque mínimo de segurança para evitar falta de produtos, além de tudo, evitar investimentos de capital de giro em estoques desnecessários.

 

É necessário ter um controle de mercadorias através de programa adequado para controlar as entradas de mercadorias e as vendas, e verificar o saldo do estoque para não faltar mercadoria para as vendas. É importante manter este controle para a empresa não ser furtada e também atender a clientela (SANTOS 2012).

 

 

Após a implementação do sistema TOTVs foi elaborado no fluxograma conforme a FIG. 14 abaixo.

 

 

 

Figura 14 - Fluxograma proposto

 Fonte: Cláudia Ramos  abril  2014

CONCLUSÕES

 

 

No artigo, esclarece uma defesa que o sistema é primordial no processo logístico e no cenário organizacional como um todo, a partir de uma visão holística, onde foram atendidos os objetivos necessários com as mudanças sugeridas na organização. Com essa evidencias que constatamos que haveria uma grande necessidade para inovação tecnológica na empresa. O fluxograma passou a ter uma importância primordial. Com ele foi possível eliminar o problema de fluxo e fazer com que as atribuições fossem delegadas de acordo com o sistema já implementado, além de fazer com que todos tivessem conhecimento prévio sobre o sistema TOTVs  para cada colaborador. Sabe-se que em uma organização que controla e armazena materiais tem pouco gasto e pouca perda com excelentes resultados de lucro. No mercado globalizado e com tecnologia avançada o micro empresas também tem que esta neste nível de competividade para não ter o risco de chega a falência uma empresa sistemática tem um fluxo rápido e com curto prazo e com numero maior de cliente. Porém concluímos que a nossa proposta foi implementada e com menos de um ano já obteve resposta imediata de bons resultados.

Com objetivo cumprido não apenas foi realizada nossa pesquisa como também foi solucionado um ponto fraco na logística através do sistema  TOTVs  implementado na empresa da qual facilitou o procedimento como um todo dentro do cenário organizacional da empresa  PROTEM.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REFERÊNCIAS

 

 

BALLOU, R.H. Administração de Materiais: transportes, administração de materiais e distribuição física. Trad. Hugo.T.Y. São Paulo. 1ª Ed. Atlas, 1993

 

CHENG;LEE <http://periodicos.uem.br/ojs/index.php/Enfoque/article/view/20346/Custos Ambientais e Logística Reversa: uma análise sistêmica> Acessado em 13/06/2014:

 

DIAS, MARCO AURÉLIO P, Administração de Materiais- Ed compacta 4º Ed- São Paulo: Atlas, 1995.

 

 

DIAS, Gerenciamento de Estoque em uma Indústria Metalúrgica de Caxias do Sul <http://ojs.fsg.br/index.php/anaiscontabeis/article/viewFile/121-140/751/  > Acessado em 13/06/2014:

 

__________________, Gerenciamento de Estoque em uma Indústria Metalúrgica de Caxias do Sul <http://ojs.fsg.br/index.php/anaiscontabeis/article/viewFile/121-140/751/  > Acessado em 13/06/2014:

 

FRANCISCHINI E GURGEL. Gestão de Estoques de Produtos Veterinários - um estudo de caso.

<http://www.excelenciaemgestao.org/Portals/2/documents/cneg9/anais/T13_0626_3615.pdf>  Acessado em 13/06/2014:

 

 

GOLDENBERG, Mirian. A arte de pesquisar:Como fazer pesquisas qualitativas e ciências sociais. 3º ed. Editora Record. São Paulo, 2005..

 

SLACK, Nigel, etal. Administração da produção. 6ª Ed. São Paulo: Atlas, 2007.

 

 

SANTOS, Edno Oliveira dos. Administração financeira da pequena e média

empresa. São Paulo: Atlas, 2001.

 

 

WANKE E FIGUEIREDO. gestão de estoques de produtos veterinários - um estudo de caso.

<http://www.excelenciaemgestao.org/Portals/2/documents/cneg9/anais/T13_0626_3615.pdf>  Acessado em 13/06/2014: