Projeto de Implantação de PDCA

DESCRIÇÃO DAS MUDANÇAS

 

Através de uma consultoria foram detectados vários problemas

operacionais na empresa, a consultoria indicou a ferramenta PDCA e os

diretores resolveram implantar, eles criaram os procedimentos para cada setor

sem envolver nenhum funcionário, mandaram fazer os painéis para a gestão

avista e botaram em cada setor, depois informaram para os funcionários que

cada erro encontrado ou detectado em cada setor seria registrado nesse painel

e seria tomada uma ação corretiva para sanar o problema e não acontecer

novamente. Porém sem haver uma explicação sobre a ferramenta mostrando

qual o real intuito da implantação os funcionários achavam que descobrindo os

erros eles seriam punidos ou demitidos, ai ouve a instalação e não a

implantação da ferramenta que não funcionou porque os colaboradores

maquiavam os resultados.

 

IMPLANTAÇÃO DO PDCA

 

Diante da situação em que se encontrava a empresa, foi de extrema

importância à implantação do PDCA, a fim de testar e avaliar as mudanças

necessárias que foram implementadas, projetado para ser usado como um

modelo dinâmico, contribuindo com o monitoramento e controle dos processos

visando:

 Aumentar o conhecimento dos processos;

 Executar para operar na forma desejada;

 Melhorar o desempenho dos processos;

 Tomada de decisão em tempo real sobre os processos executados.

 

RESISTÊNCIA DOS FUNCIONÁRIOS

 

Havia resistências de todas as formas, onde a mais comum era a falta

de registro de todos os erros encontrados através dos procedimentos criados

para cada setor, pois os funcionários tinham medo de ser punidos pelos erros

encontrados.

 

PROBLEMAS ENCONTRADOS NO PROCESSO

 

A empresa depara-se com problemas de gestão em todos os setores,

onde no setor de estoque faltavam mercadorias, erros na segregação falta de

controles de entradas e saídas, baixa qualificação do responsável do setor,

ausência de supervisão e gerência. No setor financeiro deparava-se por

problemas de falta de dinheiro, organização e separação de duplicatas, não

elaborava fluxo de caixa, sem plano de contas, não possuía procedimentos de

consulta para ceder créditos.

No setor de logística havia gastos excessivos e desnecessários nas

entregas, devido à falta de planejamento de rotas e vendas, pois não conciliava

vendas e estoque.

No comercial havia desgastes com os funcionários e clientes, pois às

vezes vendia e não entregava, não honrava os prazos de entrega.

Dessa forma a empresa contratou uma consultoria para analisar cada

setor e defini as ações para mudanças, onde a princípio a consultoria passou

aproximadamente um ano para elaborar as ações necessárias para as

mudanças.

 

No Estoque:

Foram identificados alguns problemas, tais como:

 Falta de comunicação entre o setor comercial e de compras,

acarretando em compras desnecessárias;

 Não realização de inventários periódicos;

 Não atualização de informações instantaneamente;

No caso do gerenciamento do estoque, foi fundamental manter a

comunicação com o setor comercial e de compras e criar uma sintonia maior

entre esses departamentos. Isso para que a gestão do estoque seja mais

assertiva, compreendendo as demandas de vendas, o fluxo do produto dentro

do estoque e transmitir essas informações ao setor de compras. Só assim, foi

possível compreender a real demanda, fazer as compras adequadamente e

programar o estoque para o recebimento das mercadorias, evitando fazer

compras dos produtos em excesso, não tendo mais perdas, nem estoque

abarrotado, comprometendo mais espaço que o necessário e ainda por cima

comprometer o capital disponível que a empresa possui.

Realização de inventários periódicos, ajudando a identificar prováveis

falhas mais rapidamente e criação de ações para diminuir os impactos dos

problemas, casa venham a ocorrer. A periodicidade mensal, definida pelo

gestor, de acordo com a necessidade.

Atualização do recebimento dos produtos recebidos, não deixando de

transmitir a informação, evitando causar furos no estoque posteriormente, ou

até mesmo prejuízos com a falta de contabilização.

 

No Financeiro:

Foram identificados alguns problemas, tais como:

 A falta de planejamento na área de contas a pagar de maneira que no

dia do vencimento não houvesse saldo para pagamento, podendo trazer

maiores gastos como juros e outros, por ultrapassar os vencimentos.

Sugestão: Verificação das contas a receber previstas para o dia dos

pagamentos e descontá-los, de forma que as contas a receber sejam

direcionadas apenas aos pagamentos, assim a empresa não corre risco de

ficar sem saldo, mas para melhor desempenho, na compra é necessário que

haja um relatório de contas a receber para que as escolhas dos vencimentos

sejam nos dias de maior saldo.

 Não elaboração do fluxo de caixa, perdendo a noção do dinheiro que

entra e sai da empresa.

Sugestão: Controle e organização do fluxo de caixa se tornando fundamental

para a empresa ter lucro. Foi sugerido usar um Software de Controle

Financeiro Online, sendo possível manter um fluxo de caixa mais organizado,

determinando um período para o fluxo, controlando por dia, semana ou até

mesmo por mês e definindo uma maneira de identificar receitas das despesas.

 Não saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades

operacionais, porque não é elaborado o demonstrativo de resultados;

 Não calcular corretamente o preço de venda, porque não são

conhecidos os custos e despesas.

 

Na Logística:

Foram identificados alguns problemas, tais como:

 O fluxo logístico atual de envio de pedidos de compra

Sugestão: Fazer uma lista com os pedidos que a empresa recebeu nos últimos

meses. Pontuar estes pedidos em um mapa da região, colocando o nome do

cliente, o valor do pedido, a data do mesmo, o prazo solicitado e o prazo real

da entrega. Diante do mapa, calcular a distância entra a empresa e cada um

dos clientes, a importância dos pedidos e a diferença entre o prazo prometido e

o real. Fazendo assim, a empresa poderá conseguir manter a qualidade e os

prazos que o cliente deseja.

 

No Comercial:

Foram identificados alguns problemas, tais como:

 Desgastes com os funcionários e clientes;

 Não honrava os prazos de entrega:

 

Como resolveríamos

 

Se fossemos os gestores dessa empresa, como é uma empresa

pequena, reuniríamos toda a equipe, mostraríamos como funciona, para que

serve e os benefícios que a ferramenta traria para os funcionários e a empresa,

como a redução de custos com retrabalho, estaríamos abertos as opiniões e

sugestões de todos para juntos criarmos os procedimento de acompanhamento

de cada setor, depois um funcionário de cada setor seria nomeado e treinado

para que alimentasse o sistema e tirasse duvidas dos outros funcionários,

coordenando as reuniões, mostrando os erros e encontrando a ação corretiva

para os problemas.