Produzir mais com menos. Como?

Produzir mais com menos. Como?


Marcelo Gonçalves Pereira
Engenheiro de Produção
E-mail: margonpe@gmail.com


Para responder à pergunta acima, vamos analisar a situação produtiva partindo do contexto do Gerenciamento da Produção que nos dá a base necessária para elaborarmos um cronograma estruturado de produção. A análise quantitativa do processo será peça fundamental para esta análise, uma vez que, em se introduzindo uma metodologia sistêmica para o gerenciamento, possibilita-se que todos tenham a mesma visão da realidade e que conseqüentemente facilitará as comparações necessárias.

Um bom começo para se produzir mais com menos é aplicar os conceitos de planejamento da produção, isto porque, esta ferramenta possibilitará que não haja desperdício de tempo e mão de obra para a execução das tarefas. Porém, somente isto não basta, será preciso ir além. É muito importante conhecer quantitativamente o seu processo, utilizando-se de métricas capazes de vislumbrar a realidade produtiva da organização.
Outro ponto que vejo com extrema importância é o papel da liderança. Ainda vejo em muitos casos que, os líderes mal conhecem a volumetria de suas operações. A preocupação está sempre focada no "entregar" e não em "o que entregar e como entregar". Culpo em parte a liderança por esta visão, no entanto, a maior parte da culpa vem da alta gerência da organização, somente pelo fato de não se estipular metas para estas lideranças. O gerenciamento da produção somente será efetivo se tanto a alta gerência como a liderança desempenharem de fato os seus papéis dentro da organização.

O ideal é que se faça atrelar a produção não somente o fator qualidade, mas principalmente o fator custo. Em inúmeros casos, as organizações no intuito de se entregar um produto ou serviço com elevados níveis de qualidade se esquecem ou simplesmente ignoram os custos desenvolvidos para esta entrega, provocando dessa forma um desnivelamento entre a satisfação do cliente e a saúde financeira da organização. A permanência da organização no mercado não somente está vinculada à satisfação do cliente, mas principalmente aos custos de produção por ela desenvolvidos que em elevados níveis, provocam a baixa rentabilidade e conseqüentemente a baixa competitividade frente aos concorrentes.

Com base nestas afirmações, descrevo abaixo o que visualizo como caminho para se produzir mais com menos e com qualidade, tendo como base a Gestão por Processo. No contexto de melhorias e inovações, os processos proporcionam o maior número de oportunidades de melhora da eficiência e redução de custos. Vejam:

Primeiro passo ? Estudo da demanda do cliente: conhecer a demanda do cliente é extremamente importante para a organização que procura estabilizar o seu setor de produção. Conhecer as variações da demanda e suas sazonalidades é ferramenta indispensável para o Planejamento e Controle da Produção que abrange várias ferramentas que auxiliam a organização a equilibrar o uso dos recursos utilizados na produção de um produto ou serviço.

O estudo da demanda do cliente proporciona:
 Conhecer os períodos de maior e menor utilização de recursos no setor produtivo da organização;
 Conhecer o takt time (ritmo de produção) da operação capaz de atender a demanda estipulada pelo cliente;
 Dimensionar corretamente a equipe de produção para se atender uma determinada demanda em um determinado período;
 Estabelecer corretamente a capacidade de produção do setor produtivo da organização.
O conhecimento dos fatores acima proporciona:
 Redução do custo com mão de obra, proporcionado através do dimensionamento correto da equipe para atendimento da demanda;
 Melhor utilização do tempo disponível de operação proporcionado pelo balanceamento da linha de produção;
 Avaliar a realização ou não de horas extras pela operação através do conhecimento da capacidade disponível de produção;
 Utilizar a capacidade de produção disponível da operação de forma segura, concisa e dentro de suas limitações.

Conhecer o comportamento da demanda é princípio básico para uma organização que deseja manter o equilíbrio entre os prazos de entrega e as melhores condições de produção.

Segundo passo ? Estudo da Qualidade do processo: para o cliente a primeira imagem é a que fica, ou seja, devemos fazer certo na primeira vez. Aos olhos do cliente, ao corrigir uma falha em um produto ou serviço ou até mesmo substituí-lo demonstra-se a fragilidade do setor de qualidade da organização em detectar erros/falhas no setor de produção.
Prova disso é que, perante a inexistência do processo de gerenciamento de erros e falhas aumenta-se a necessidade de recursos, seja humano ou de tempo de solução do incidente, pois cada caso era tratado como um novo caso. Outra conseqüência da ausência deste gerenciamento é que os erros e as falhas acontecem repetidamente, isto porque, sua causa raiz não é identificada. O que acontece é que são tomadas ações apenas para contornar o problema e nunca para solucioná-lo.

O estudo da qualidade do processo proporciona:
 Identificar a qualidade percebida pelo cliente através do apontamento das unidades defeituosas por ele identificadas;
 Identificar a qualidade interna do processo através do levantamento dos erros cometidos no decorrer do processamento do produto ou serviço;
 Visualizar a capacidade do processo em atender as especificações estipuladas pelo cliente por um determinado período de tempo;
 Conhecer os custos da não-qualidade do processo, tanto no âmbito interno (defeitos) como após a entrega do produto ou serviço ao cliente (unidades defeituosas).
O conhecimento dos fatores acima proporciona:
 Dimensionar o processo com o objetivo de torná-lo capaz de atender às especificações estipuladas pelo cliente;
 Eliminar retrabalhos e atividades que não agregam valor ao processo, possibilitando dessa forma ganhos significativos em eficiência e eficácia;
 Redução dos custos de produção em conseqüência da minimização dos erros cometidos no decorrer do processamento;
 Possibilidade de se implementar um procedimento destinado a evitar a ocorrência de defeitos em processos e ou na utilização de recursos denominado Poka-yoke.

Conhecendo o andamento dos processos na visão da Gestão da Qualidade Total, possibilita a organização utilizar-se de inúmeros conceitos que se bem aplicados e acompanhados, retornam resultados altamente satisfatórios, tais como o aumento da satisfação e confiança do cliente, aumento da produtividade, redução dos custos internos, melhoria da imagem e dos processos de modo contínuo e possibilidade de acesso mais fácil a novos mercados.

Terceiro passo ? Estudo do Mapa do processo: não mais ou menos importante que os estudos anteriores, o mapeamento do processo proporciona o maior leque de opções de melhorias, uma vez que, através deste estudo vislumbram-se as oportunidades de se fazer as coisas certas (ser eficaz) diferentemente do que geralmente acontece que é o fazer certo as coisas (ser eficiente). Em se tratando deste assunto, no âmbito produtivo a eficácia é primordial, imprescindível e a eficiência é desejável.
O estudo do mapa do processo possibilita:

 Conhecer as atividades que realmente agregam valor ao processo;
 Eliminação de atividades meio que não geram em hipótese alguma valor aos olhos do cliente;
 Conhecer os tempos de processamento de cada atividade e seus responsáveis (seja usuário ou área) dentro do processo;
 Conhecer todos os tempos de espera dentro do processo;
 Conhecer o desempenho atual do processo, através do estudo do Value Stream Mapping;
 Visualizar em quais etapas do processo existe gargalos.
O conhecimento dos fatores acima proporciona:
 Aumento da eficiência de ciclo do processo;
 Redução do lead time total do processo, através da redução dos tempos de espera e tempos de processamento relativos às atividades que não agregam valor ao processo;
 Padronização do processo;
 Eliminação de gargalos, aumentando dessa forma a velocidade do processo;
 Eliminação de desperdícios;
 Redução do takt time (ritmo de produção) que é fator determinante para o atendimento da demanda.

O mapeamento do processo visa captar as atividades relativas a determinado processo da organização, organizá-las em ordem funcional, gerando um fluxograma de atividades, havendo posteriormente uma descrição em relação às tarefas, responsáveis, duração, freqüência entre outras coisas.

O conhecimento conjunto do comportamento da demanda, da qualidade do processo e do mapeamento do processo proporciona oportunidades únicas de se reduzir custos. Um ponto importante que cabe ressaltar é que, produzir mais com menos significa utilizar os recursos de produção, sejam eles tempo, mão de obra ou equipamentos de forma inteligente e equilibrada. Em se conseguindo este equilíbrio, os resultados começam a aparecer imediatamente, seja pela redução dos custos de produção ou pelo aumento da capacidade disponível de produção da planta, possibilitando o atendimento de demandas cada vez maiores com pequenos ajustes no setor produtivo.

A simplificação de processos resulta na redução da variação. Quando a empresa analisa todas as atividades do fluxo de valor, as restrições do sistema são removidas e o desempenho é melhorado. O ideal é que se criem procedimentos de melhoria contínua (Kaizen) seja no estudo da demanda, da qualidade ou do mapeamento do processo e que estes procedimentos possam ser embasados em indicadores de desempenho (Scorecard) que proporcionem a visualização do status dos processos antes e depois da implantação das melhorias. O scorecard é um documento que permite ter uma visão bastante clara do desempenho de um processo.

Outro ponto importante é se estabelecer metas. O estabelecimento de metas é um processo. Não existe gerenciamento sem metas. O primeiro passo é ter indicadores determinados para as responsabilidades de todas as funções da estrutura gerencial, bem como para os produtos ou serviços de todos os processos importantes. Vale lembrar que, as metas devem ser estratégicas, ou seja, devem ser desdobradas a partir de necessidades que garantam a sobrevivência da empresa no mercado. As metas necessárias a garantir a sobrevivência da empresa no mercado são obrigatórias. Elas têm que ser atingidas. São inegociáveis.