Por Que As Reuniões Costumam Ser Tão Improdutivas?

A melhor reunião é a que não foi convocada.
                                                      Scott Snair

Você está no seu trabalho, assoberbado de serviço, quando chega um e-mail, convocando-o para uma reunião do departamento. Desconsolado, você começa a prever o que lhe espera:

- o seu chefe vai repetir pela centésima vez o discurso sobre desempenho e metas;

- aquele seu colega esnobe vai aproveitar todas as intervenções para tentar mostrar o quanto é inteligente, competente e bem-informado;

- aquela outra colega, que dá palpites sobre tudo, vai querer saber detalhes sobre os mais insignificantes pormenores;

- aquele assessor, que ninguém sabe ao certo para que foi contratado, vai esperar que todas decisões sejam tomadas, para começar a contestá-las;

- aquele seu colega bajulador não perderá nenhuma oportunidade de exaltar qualidades do seu chefe;

- e quando você pensar que a reunião está terminando e poderá voltar a trabalhar, a psicóloga do Departamento de Recursos Humanos, que nem havia sido convidada, irá pedir 5 minutos (e usar 30) para mostrar no PowerPoint algumas mensagens de auto-ajuda, repletas de imagens de bichinhos, que você até acharia legal se estivesse absolutamente sem nada para fazer.

É claro que reuniões são necessárias, principalmente quando se trabalha em equipe. Elas permitem que idéias sejam apresentadas e discutidas por um grupo qualificado de pessoas. Possibilitam a tomada de decisões de forma coletiva. Favorecem a coordenação entre atividades diferentes.

Mas também é verdade que a maioria das reuniões são mal planejadas ou mal conduzidas, ou as duas coisas juntas. Uma pesquisa da consultoria Synectics, publicada na Revista Exame (27/05/2004), mostrou que gerentes gastam mais de três quartos de seu tempo em reuniões. E, pior do que isso, a mesma pesquisa revelou que, na média, somente 12% dos gerentes as consideram produtivas. Em empresas de alta performance a proporção sobe para 25%, enquanto entre as de baixo desempenho, o percentual cai para 2%.

Uma idéia interessante a respeito de reuniões vem da Semco, empresa cujo principal acionista é Ricardo Semler, célebre pelo livro Virando a Própria Mesa, que vendeu mais de 1 milhão de cópias em 16 idiomas. A Semco adota o princípio de que uma organização é composta de pessoas livres que estão fazendo o que querem fazer, na hora em que desejam.

Entre outras práticas pouco comuns, na Semco a presença em todas as reuniões da empresa é voluntária. Isso tem pelo menos dois significados:

- em primeiro lugar, é o funcionário que decide se é mais importante, para seu serviço e para a empresa, participar da reunião ou continuar a fazer seu trabalho;

- em segundo lugar, se a participação é voluntária, o promotor da reunião irá se preocupar em torná-la o mais produtiva possível. Caso contrário, correrá o risco de não ter nenhuma audiência.

Mas se a reunião for inevitável e imprescindível, é fundamental que sejam bem planejadas e conduzidas, observando-se alguns cuidados como:

- definir com clareza os objetivos da reunião e ater-se a eles, prevenindo discussões improdutivas;

- divulgar com antecedência os temas que serão tratados, para que os participantes possam se preparar;

- fixar um limite de duração e fazer o possível para cumpri-lo; e

- manter o foco e a objetividade, evitando que assuntos
periféricos dispersem a atenção.

Se administrar sem reuniões é impossível, então cuidemos que elas atrapalhem o menos possível os que precisam trabalhar.