Plano Orçamentário para Eventos

FAMESP

Aula Gestão Financeira e Eventos 

Plano orçamentário para eventos

Prof.: Lawton Nanni Benatti

Aluna: Valéria Vieira Bezerra

Abril - 2013

Plano orçamentário para eventos

Promotores de eventos precisam saber lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, desde o planejamento até o pós-evento. Independe de quantidade de público, é necessário dedicar uma atenção especial para o orçamento, até porque este item influencia bastante no sucesso de cada evento.

O planejamento financeiro é a primeira coisa a se avaliar para a execução de um evento. Nesta primeira etapa, o maior desafio é ajustar o orçamento disponível com a intenção do cliente referente ao evento, geralmente os custos ultrapassam o valor disponível. Quando isso acontecer, a solução será conversar com o cliente e juntos encontrarem um meio termo para que o evento não perca em qualidade e objetividade.

Cada evento possui seus próprios custos, por isso, todo cuidado para tratá-los de forma personalizada. Caso contrário os problemas em controlar os gastos surgirão principalmente quando aparecerem os imprevistos. O desenvolvimento de planilhas personalizadas, contendo dados específicos de cada evento, permite que se tenha uma visão panorâmica do projeto e também possa ajustar o orçamento quando necessário.

Todo orçamento deve ter uma margem de erro nos custos, pois imprevistos sempre acontecem. Ter um profissional capacitado é essencial para que possa minimizar  os problemas relacionados à falta de dinheiro na etapa final do evento. Desse modo, as decisões de investimentos devem ser tomadas com muito cuidado, sempre antecedidas por procedimentos e análises que forneça um conjunto de informações, para que se tome a decisão correta (Maximiano, 2006).

No caso de eventos com previsão de venda de ingressos, deve-se um cuidado ainda maior com a precificação. Existem variáveis de influenciam  no sucesso, tais como, data do evento, local onde será realizado, público, A&B, custo de atrações etc. Essa análise será primordial para que seu planejamento tenha um direcionamento.

Para finalizar, destacaremos neste artigo como fazer um bom planejamento financeiro do seu evento. Primeiramente é ter cuidado para criar o orçamento. Identifique o foco principal e direcione uma maior quantia para os gastos mais importantes. Após, comece a minimizar ou até mesmo cortar os custos caso não tenha um orçamento que comporte o todo. Apenas o essencial deverá permanecer no planejamento, levando em conta as prioridades. Lembrando de possíveis gastos que ainda possam estar fora do orçamento principal, como exemplo, custos com A&B, limpeza, decoração etc. Para esta análise financeira são utilizados os indicadores econômicos gerados anteriormente que prestará auxilio no processo decisório (Souza e Clemente, 2004).

Referências:

Maximiano, A. C. A. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. In: Como preparar o cronograma e o orçamento. 2 ed. São Paulo Editora Atlas S. A. 2006. p. 87.

Souza, A., Clemente, A. Decisões financeiras e análises de investimentos: Fundamentos, Técnicas e Apliacações. In: Risco e Incerteza. 5. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2004. p. 132-134.