Planejamento e organização de eventos / Compra de Serviços

FAMESP Faculdade Método de São Paulo

MBA em Gestão para Eventos

Felipe Malveiro

Orientação: Prof. Lawton Benatti

Organização de Eventos (Procedimentos e Técnicas) 

Planejamento e organização de eventos 

Conforme Matias, Marlene (2007, pág. 115 e 116), as fases do processo e planejamento e organização de eventos são quatro:  

Concepção: A ideia antes de qualquer coisa precisa ser incorporada por empreendedores, que darão forma, através do levantamento de elementos como: reconhecer as necessidades, elaborar alternativa que possam suprir as necessidades, identificar os objetivos específicos, coletar informações sobre as pessoas envolvidas no evento (participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial), listar resultados esperados, estimativas de qualidade na execução econômica e técnica, estimativas de tempo e recursos necessários, estabelecimento de diretrizes e elaboração dos contornos do projeto. 

Pré-evento: Planejar é fundamental num processo de organização de evento. É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento, na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico administrativo e social do evento. Nesta fase, são definidas e realizadas atividades de serviços iniciais, serviços de secretária, detalhamento do projeto e outras. 

Dentro do detalhamento do projeto, conforme Matias, Marlene (2007, pág. 130 e 131), temos os recursos financeiros. E o planejamento destes recursos dentro de um evento pode ser definido por meio da previsão e da organização e controle das entradas e saídas dos recursos.

A previsão financeira é composta por receitas e despesas. Os itens de despesa devem ser claramente identificados e  possuir custos de acordo com o preço do mercado. As fontes de receita devem ser analisadas criteriosamente. 

A organização e controle têm como objetivo harmonizar, dentro de determinado espaço de tempo, as entradas e saídas de numerário, de forma que o disponível seja, ao longo do período de organização, suficiente para cobrir despesas. Deve-se adotar também um critério de prioridades de despesas. 

Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes fontes: 

• ·recursos preexistentes - verba que a promotora do evento destina para despesas iniciais;
• ·taxa de inscrição/ingresso;
• ·doações - verba proveniente de pessoas físicas ou jurídicas, que podem assumir as seguintes formas: dinheiro, materiais de consumo do evento, serviços (impressão, buffet, alimentação, hospedagem, anúncios e outros);
• patrocínio - quando uma organização  pública ou privada assume a responsabilidade total ou parcial dos custos da organização do evento;
• auxílios governamentais - este tipo de recurso pode ser de origem federal, estadual ou municipal, em que o órgão envolvido financia algum tipo de serviço ou material do evento, tais como: estadias, passagens, cartazes, folhetos, publicação de anais e outros.;
• eventos paralelos - atividades que poderão ser desenvolvidas antes do evento ou durante, com a possibilidade de uma fonte de  renda;
• venda de espaço impresso - também é uma fonte bastante significativa de receita para o evento;
• merchandising - venda de materiais diversos, voltados para o público consumidor, de fácil aceitação pela possibilidade de  seu uso (camisetas, bonés, chaveiros, cinzeiros, calendários e outros).

Também não se pode esquecer que existem leis de incentivo à cultura que oferecem benefícios fiscais para o desenvolvimento de projetos culturais. Na cidade de São Paulo, por exemplo, os eventos podem ser beneficiar pela lei Rouanet (Lei Federal), Lei Estadual de Incentivo à Cultura - LINC e Lei Mendonça (Lei Municipal).

Além da previsão e do planejamento financeiro, é necessário lançar mão de outros mecanismos, como controle de livro-caixa, processo de pagamento, balancetes de verificação, aplicações, prestação de contas, para que se tenha um perfeito controle da “vida financeira” do evento. 

Per ou Transevento: conforme Matias, Marlene (2007, pág. 139) Fase decisiva no evento, em que estão inseridos a coordenação executiva, o controle financeiro, técnico-administrativo e social do evento.

É o transcorrer das atividades, ou seja, a aplicação das determinações previstas no pré-evento, na qual todas as etapas do evento são acompanhadas mediante a aplicação do checklist por área. 

Pós-evento: Após a realização do evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes. Isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

Para a efetivação desta fase, são necessários alguns instrumentos de controle, que foram utilizados durante a organização do evento.

 Compras (Princípios e Administração) 

Compra de Serviços

 Conforme Baily, Peter; Farmer, David; Jessop David; Jones David (2008, pág. 357), serviço é qualquer tipo de suprimento em que o principal componente é uma tarefa de qualquer tipo, em vez do fornecimento de algum bem tangível ou material. Serviço é o desempenho de alguma ação de valor que, independentemente da situação em que os bens são vendidos, não resulta em qualquer propriedade para o cliente. Há uma variedade imensa de serviços que podem ser exigidos.

 Fatores especiais

 Conforme Baily, Peter; Farmer, David; Jessop David; Jones David (2008, pág. 357 à 361), há vários fatores que diferenciam os serviços dos bens tangíveis e que dão origem às dificuldades específicas associadas a sua aquisição:

 - Impossibilidade de estocagem;

- Inspeção;

- Fazer ou comprar?;

- Disposições contratuais;

- Provisão;

- Complexidade das aquisições;

- Revenda;

- Variabilidade.

 Terceirização

 Conforme Baily, Peter; Farmer, David; Jessop David; Jones David (2008, pág. 361), é a contratação externa de atividades consideradas secundárias. Não quer dizer que as atividades não sejam importantes.

Portanto, terceirização não é sinônimo de compra. Ela está envolvida na provisão externa de atividade funcional e, assim, as decisões de terceirização são de natureza estratégica. Elas impactam a natureza e o escopo da organização e não são tomadas em nível operacional, mas envolvem a alta administração, considerando grande variedade de variáveis.

 Administração da provisão de serviços

Conforme Baily, Peter; Farmer, David; Jessop David; Jones David (2008, pág. 364) é possível expressar as exigências de um serviço por meio de uma especificação de conformidade ou de desempenho. As especificações de conformidade empregadas em um serviço aparentemente simples são extremamente longas. Sem dúvida, o principal benefício decorrente do uso da especificação de desempenho é a possibilidade de o contratante verificar prontamente se o serviço foi fornecido de acordo com oque foi contratado. Frequentemente, o cliente não tem condições de preparar uma especificação de conformidade porque lhe falta tempo, conhecimento ou habilidade para isso. 

Referências bibliográficas:

Matias, Marlene. Organização de Eventos. 4ª edição. Barueri. Editora Manole Ltda, 2001. 

Baily, Peter; Farmer, David; Jessop David; Jones David. Compras. 4º edição. Grã-Bretanha. Editora Atlas S.A., 1999.