Orçamento - 10 etapas que podem fazer a diferença na hora de driblar a crise

Não importa a temperatura do mercado, elaborar um orçamento cuidadoso é uma atitude prudente que premia o gestor competente que trabalha de forma assertiva pela perpetuação da empresa.

Independente do tamanho ou segmento de mercado em que atua a empresa deve obrigatoriamente elaborar um orçamento detalhado baseado numa  perspectiva de vendas assertiva para o ano fiscal.

Ambos, orçamento e previsão de vendas,  são tarefas elementares e ordinárias.

O orçamento, na sua definição mais grosseira, é a ferramenta que equaciona as fontes de receita versus os custos, despesas e investimentos. É portanto, indispensável na tomada de decisões.

O responsável por facilitar este processo deve promover sinergia entre as áreas de vendas, marketing, produto e financeira.

Para que se obtenha um bom resultado na condução desta tarefa, atenha-se aos fatos históricos da empresa e não maquie a realidade. Não permita “chutes” sobre as perspectivas de vendas e evite também atitudes que tentam encontrar “pelo em ovo enquanto o elefante passa pela suas costas”. 

Assertividade é a virtude a ser alcançada neste processo!

Na prática o orçamento elimina o “entusiasmo vazio” de gestores falastrões e preguiçosos, transformando esta energia pouco confiável numa equação matemática eficiente.

É importante calcificar a idéia de que:

Planejamento Estratégico e Orçamento são ferramentas complementares. O planejamento estratégico traça um caminho que projeta a empresa no médio-longo prazo enquanto o orçamento,  materializa cada passo que será dado neste caminho.

Um Planejamento Estratégico sem Orçamento tende a ser apenas um sonho.

Um Orçamento sem Planejamento Estratégico tende a ser apenas

uma planilha de despesas elaborada pela tesouraria.

Existem escolas que defendem o planejamento e o orçamento, outras que abominam. A primeira defende a previsibilidade e a boa gestão dos recursos humanos e financeiros, a outra defende a intuição e a massa crítica dos diretores da empresa.  Qual seguir então?

Se você julga que sua empresa foi criada para perpetuar-se ao longo de décadas e séculos e que a liderança e a intuição do brilhante dono, fundador, que a criou não estará presente para sempre, recomendo fortemente que você opte por um caminho mais tangível ou seja planeje o futuro da empresa.

 

10 PASSOS PARA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO

Antes de começar documente as premissas que envolvem o orçamento. Faça uma análise consciente do ambiente que a empresa está inserida listando suas variáveis controláveis e incontroláveis.

Não tente transformar-se como num “passe de mágica” num analista de mercado nem “pai de santo” tentando desvendar as incertezas do futuro. Atente-se aos fatos!

Passo 1

Ação: Agrupar os produtos e serviços por afinidade.

Benefícios: Identificar:

• Rentabilidade por família de produtos;
• “Buracos” na família de produtos;
• Características de canais de vendas;
• Necessidade de investimentos;
• Forças da concorrência.

 

Passo 2

Ação: Analisar os volumes de vendas, o custo e a margem por produto.

Benefícios:

• Elaborar a previsão de vendas;
• Provisionar compras;
• Definir estratégia de custeio.

 

Passo 3

Ação: Definir os canais de vendas para cada grupo de produto.

Benefícios:

• Elaborar plano de geração de demanda por tipo de canal de vendas;
• Definir investimentos em marketing.

 

Passo 4

Ação: Definir o percentual de crescimento mês a mês para cada produto.

Benefícios:

• Provisionar recursos financeiros;
• Provisionar capacidade de produção;
• Provisionar necessidade de recursos humanos.

 

Passo 5

Ação: Analisar o faturamento e a rentabilidade mensal e anual.

Benefícios:

• Controlar previsto versus realizado;
• Identifica possíveis ameaças;
• Definir plano de ação preventivo.

 

Passo 6

Ação: Definir o ciclo operacional para cada produto.

Benefícios:

• Definir exigência de fluxo de caixa;
• Controlar fluxo de caixa.

 

Passo 7

Ação: Definir a estratégia de captação de recursos financeiros.

Benefícios:

• Definir nível desejado de alavancagem;
• Definir fontes de financiamento.

 

Passo 8

 Ação: Mapear projetos estratégicos que exigem investimentos.

Benefício:

• Foco nos projetos que trazem diferencial competitivo.

 

Passo 9

Ação: Elaborar relatórios de controle.

Benefício:

• DRE projetado com análise vertical e horizontal;
• Balanço projetado.

 

Passo 10

Ação: Definição das metas por áreas

Benefício: Com foco absoluto no plano:

• Definir métricas quantitativas e qualitativas para cada área da empresa;
• Definir plano de remuneração conforme métricas.