O uso da intranet como meio de comunicação interna junto aos colaboradores...

Universidade Municipal de São Caetano do Sul

Aluna: Thaís Lima do Nascimento

Professor Orientador: Lawton Benatti

Título do Artigo: O uso da intranet como meio de comunicação interna junto aos colaboradores de uma empresa nacional de grande porte.

             Através deste artigo podemos verificar como uma determinada empresa nacional de grande porte utiliza a intranet como principal meio de comunicação junto aos colaboradores. Diante da constante necessidade de aprimorar e melhorar a comunicação interna, a empresa investe fortemente na informatização e aposta no uso da intranet como principal meio de comunicação interna junto aos colaboradores. Segundo Robbins (2005), o processo de comunicação representa uma troca de mensagens, mas o significado delas pode ou não ser recebido da mesma maneira que o emissor imagina, para Chiavenato (2003), a organização é um complexo de sistemas de decisões, boa parte dessas decisões, boa parte dessas decisões diz respeito ao trabalho, aos objetivos a alcançar.
            Seguindo essa linha de raciocínio, a empresa disponibiliza o uso da intranet para que o colaborador tenha acesso a diversos tipos de informações. A principal preocupação foi na criação de um esboço claro, objetivo e utilizando uma comunicação de fácil entendimento para que todos os colaboradores tenham fácil entendimento ao conteúdo. A seguir constam os principais módulos e conteúdos disponibilizados ao colaborador:

• Sobre a Empresa;

Neste modulo a empresa disponibiliza toda história da empresa com os valores, princípios e objetivos; endereços de todas as unidades com os dados cadastrais, governança corporativa, patrocínios. Com a facilidade de acesso a essas informações os colaboradores podem pesquisar com mais facilidade assuntos relacionados a história e cultura da empresa com facilidade em obter telefones e dados das outras unidades, assim ganhando tempo para conseguir as informações que necessita.

• Produtos e Serviços;

            Para a empresa, é fundamental que todos os colaboradores tenham conhecimento dos produtos que são fabricados, por isso neste modulo a empresa disponibiliza um portfólio de seus produtos, certificados, segmentos de mercado, principais clientes e distribuidores. A principal vantagem é que o colaborador pode aprender sobre os produtos produzidos de forma simples e didática além de saber quais são os principais clientes e os produtos finais comercializados.

• Inovação e Sustentabilidade;

            Neste modulo a empresa cita as principais ações inovadoras, sua estratégia de sustentável, ações junto à comunidade ao entorno da empresa, qualidade, compromissos voluntários, saúde, segurança e meio ambiente. Diante dessas informações o colaborador tem ciência de todas as boas praticas da empresa que por muitas vezes gera no colaborador o sentimento de ter orgulho de fazer parte de uma companhia com atitudes que beneficiam o meio ambiente e a comunidade.

• Comunicação;

            Com o objetivo de manter transparência junto aos colaboradores, foi criado um modulo em que a empresa publica as principais notícias, esclarecimentos, campanhas, eventos, relatórios anuais, contatos para imprensa, cadastro de jornalistas.

• Linha de Ética;

            É disponibilizado um canal de ética na qual colaboradores, clientes, fornecedores e comunidade podem contribuir com informações para que a empresa possa garantir um ambiente de trabalho ético, seguro e transparente.
            Todas as informações são analisadas e tratadas com absoluto sigilo e também existe a possibilidade de a informação ser transmitida através do canal de ética pelo telefone disponibilizado a todos.

• Código de Conduta;

            Neste modulo a empresa disponibiliza na integra o código de conduta da empresa que fala sobre os princípios e demais orientações sobre temas específicos, sobre relações internas e externas de todos seus integrantes independentemente das suas atribuições. Alguns destes temas abordam os seguintes assuntos: Relações com clientes e acionistas, responsabilidades dos integrantes; relações com agentes públicos e privados, relações com fornecedores, relações com concorrentes, conflito de interesse, respeito às leis, responsabilidade social e direitos humanos.
            A partir do momento que a empresa disponibiliza essas informações online ao colaborador o mesmo pode tomar decisões com mais rapidez, resultando em ações eficazes que por muitas vezes podem gerar sucesso em negociações que podem trazer lucro à empresa, todo conhecimento é valido para colaboradores que desejam caminhar junto à empresa.
            Pensando em seus colaboradores, a área de Recursos Humanos juntamente com a área de TI disponibilizou um modulo totalmente voltado para seus colaboradores com assuntos relacionados a recursos humanos. O objetivo principal é proporcionar mais agilidade nas informações e principalmente que o integrante tenha acesso total as informações que tem direito. Abaixo consta os módulos disponíveis:

• Dados Cadastrais;

            Neste item o colaborador tem acesso a todas as informações referentes seu cadastro no sistema da empresa, o colaborador pode alterar online. É possível também inserir informações relacionados a atualização curricular, bem como cursos realizados.

• Formulários e Declarações;

            Neste item o colaborador tem acessos a diversos formulários e declarações, como exemplo podemos citar: Declaração de comprovação de vínculo empregatício, declarações de salários, declarações para fins de financiamentos bancários. A vantagem desta ferramenta é que ao clicar no item desejado o colaborador já pode imprimir a declaração que já sai atualizada e com assinatura digital, desta forma o colaborador consegue imprimir os documentos de forma rápida e sem burocracia evitando solicitações ao departamento de recursos humanos da empresa.

• Folha de Pagamento;

            Neste item o colaborador visualiza sua folha de pagamento, requisição de férias, lançamento e visualização de horas extras. É possível também consultar valores referentes a PLR e emissão do arquivo de Imposto de Renda.

• Convenio Médico;

            Neste item o colaborador acessa todas as informações relacionadas ao seu convenio médico, como plano adquirido, valores de planos, principais hospitais das redes referenciadas, extrato de consumo. 

• Parcerias;

            Neste item a empresa disponibiliza a relação de parcerias realizadas na qual os integrantes podem adquirir descontos em comércios, lojas, faculdades, escolas de idiomas, agencias de turismos, lojas de eletrodomésticos, eletroeletrônicos e mais diversos tipos de parcerias.

• Oportunidades Internas;

            Neste item o colaborador pode visualizar as oportunidades internas existentes dentro da organização, se tiver interesse o colaborador pode alinhar com seu líder e se inscrever para participar do processo seletivo da vaga em questão.

• Passagens aéreas e reservas em hotel;

            Caso o colaborador necessite viajar a trabalho, nesta página o mesmo pode consultar valores de passagens e horários disponíveis como também já efetuar reservas de hotel.

            Podemos concluir que a comunicação interna através da intranet está facilitando cada vez mais o dia a dia dos colabores da empresa com a certeza que a empresa se preocupa e investe fortemente nesta ferramenta de comunicação para garantir que cada colaborador tenha acesso a todas informações corporativas necessárias para seu aprendizado, desenvolvimento e interação junto a empresa e seus objetivos.

 Referências bibliográficas:

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: O novo papel dos recursos humanos nas organizações. 4. ed. Barueri. Manole, 2014.

ROBBINS, Stephen P. Comportamento organizacional. 11. ed. São Paulo. Pearson Prentice Hall, 2005.