O Impacto da Tecnologia da Informação no RH

Antônio Feitosa de Santana Filho*

RESUMO

Devido as fortes transformações sociais, econômicas, políticas e culturais que vêm ocorrendo nas ultimas décadas em nosso país e a nível mundial, entre elas o surgimento constante de novas tecnologias e a globalização da economia, estamos vivenciando um momento de grande evolução no mundo corporativo. Atualmente, a competitividade e a busca de novos mercados fazem com que as empresas repensem e atualizem tanto os seus modelos de gestão organizacional, como os modelos de gestão de pessoas. O Planejamento Estratégico de RH está sendo bastante discutido no meio organizacional e acadêmico como uma ferramenta para uma Gestão de pessoas estratégica, visto que esta forma de gestão possibilita alinhar as ações de Recursos Humanos com os objetivos da organização, atuando com o foco em resultados e em busca das metas estabelecidas para o crescimento e desenvolvimento da mesma. O modelo é considerado um recurso atual, concreto e eficaz que se for bem compreendido e aplicado, além de trazer os resultados esperados para a empresa e para os colaboradores, irá reforçar a importância do papel estratégico do RH, apliando suas responsabilidades e fazendo com que o mesmo seja reconhecido como um setor fundamental para o desenvolvimento organizacional. Juntamente com o planejamento estratégico de RH, temos outra importante ferramenta que podemos utilizar como grande parceiro destemodelo: o Papel estrátégico da tecnologia da informação.

Palavras-chave: Modelos de Gestão, Planejamento estratégico de RH, Gestão de pessoas estratégica e tecnologia da informação.

ABSTRACT

Given the strong social changes, economic, and cultural policies that have occurred in recent decades in our country and worldwide, including the emergence of new technologies and globalization of the economy, we are experiencing a time of great change in the corporate world. Nowadays, competitiveness and the search for new markets mean that companies rethink and update both the models of organizational management, as the models for managing people. The Strategic Planning of HR, this being widely discussed in the organizational and academic as a tool for strategic management of people, as this form of management allows to align the actions of human resources with the goals of the organization, acting with the focus on results and in search of targets for the growth and development of it. The model is considered an action current, practical and effective that it is well understood and applied, and bring the expected results for the company and the employees, will strengthen the importance of the strategic role of HR, implementation responsibilities and by giving it is recognized as an industry vital to the organizational development. Together with the strategic planning of HR, we have another important tool we can use as a major partner of this model: the strategic role of information technology.

Keywords: Model Management, Strategic Planning of HR, people management and strategic information technology.

1.INTRODUÇÃO

A importância da Tecnologia da Informação – TI,cresceu muito nos últimos anos, paralelamente aos sistemas de acesso à informação disponibilizados através das tecnologias emergentes deste final de século (SZTAJNBERG e SEIXAS, 2006).

SZTAJNBERG e SEIXAS (2006) afirmam que atualmente muito se fala na globalização, que em uma análise errada, sugere ser a simples possibilidade de compra e venda de produtos manufaturados. Na realidade, a globalização aliada às tecnologias emergentes, envolve mais do que o comércio, o divertimento ou a cultura, envolve principalmente a comunicação e a informação.

As mudanças ocorridas no mercado e na própria sociedade mudou o papel da gestão de recursos humanos, as novas demandas fez com o RH assumisse novas posturas e novas atribuições nas organizações, as empresas que não estão adotando estas atitudes estão passando por dificuldades de adaptação e competitividade por não terem preparado a mudança organizacional e terem efetuado apenas intervenções superficiais (MARTIN, 1996).

As organizações necessitam de informações oportunas e conhecimentos personalizados para efetivamente auxiliar os seus processos decisórios e a sua gestão empresarial, principalmente por estarem enfrentando um mercado altamente competitivo, globalizante e turbulento (PAPP & LUFTMAN, 1995).

Esse contexto reforça o relevante papel estratégico da Tecnologia da Informação, que deve agregar valores aos produtos e/ou serviços da organização, auxiliando a promoção das suas inteligências competitiva e empresarial (MEADOR, 1997).

É necessário, segundo TOIVONEN (1999) que as organizações tenham seus planejamentos empresariais e o de TI integrados, coerentes e com sinergia, pois desta forma os dois modelos estarão plenamente alinhados entre si. Porém, a realidade empresarial vem enfrentando dificuldades no alinhamento da sinergia de seus planejamentos quando envolvem e/ou necessitam da TI e de seus recursos. Essa atividade é um desafio constante e vem consumindo muito dinheiro das organizações que se preocupam com essa questão, em que os recursos investidos em TI nem sempre dão o devido retorno aos seus investidores.

Segundo COSTA (2002) fica cada vez mais claro que as condições sociais, econômicas, culturais e, obviamente organizacionais, são determinantes às práticas de RH. Sendo assim, a era da informação também influenciou a gestão de pessoas. O modelo atual de gestão competitiva de pessoas, afirma que as pessoas devem ser fonte de vantagem competitiva, mas a área de RH também tem que ser, por si só, uma fonte que agregue valor a cadeia de valor organizacional.

2.DEFININDO E DISCUTINDO OS TERMOS ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO

O termo estratégia, oriundo do grego strategos, foi inicialmente utilizado como um termo militar, que traduzia a arte de planejar e executar operações de guerra. Com o passar do tempo, este termo passou a ser utilizado também em outros contextos, como por exemplo na "arte de aplicar os meios disponíveis com vista à consecução de objetivos específicos" ou a "arte de explorar condições favoráveis com o fim de alcançar objetivos específicos" (FERREIRA, 1993).

No âmbito empresarial, esta palavra passou a ser utilizada para indicar o caminho que a organização irá seguir no intuito de alcançar seus objetivos e, muitas vezes, é utilizada juntamente com o termo planejamento, por este referir-se genericamente ao estudo do que se irá fazer no futuro (ALMEIDA, TEIXEIRA; MARTINELLI, 1993).

Quando se aborda o assunto planejamento estratégico ou administração estratégica, em geral, tem-se em mente as políticas e diretrizes tomadas pela alta administração no intuito de conduzir a organização para o futuro. As estratégias globais de uma organização, geralmente, são definidas pela alta cúpula administrativa, que escolhe e planeja meios para atingir as metas da organização.(GUTIERREZ, 1996).

Uma organização pode estar direcionada a reduzir custos, melhorar a qualidade de seus produtos ou ampliar seu mercado de atuação, qualquer que seja a estratégia em questão, toda a empresa deverá estar envolvida em sua realização, para que a mesma obtenha o sucesso esperado (ROBBINS, 1998).

Assim sendo, torna-se responsabilidade do setor de recursos humanos, transmitir e envolver todos os funcionários nesta tarefa, o que não é uma missão fácil, uma vez que, muitas das metas propostas podem influenciar diretamente a produtividade dos funcionários, o esquema de trabalho, as formas de remuneração etc. Desta forma, as estratégias devem sempre ser condizentes com a estrutura organizacional existente e o nível de investimentos e recursos disponíveis e necessários (GOMES, 1997).

3.HISTÓRICO DO RH NO BRASIL

Historicamente conhecida como Administração de Pessoal, a área de Recursos Humanos é responsável, de modo bem genérico, por administrar as pessoas dentro da organização. Segundo COSTA (2002), a área surgiu da necessidade de controlar as pessoas que trabalhavam na organização, inicialmente em aspectos muito simples como horas de trabalhos, faltas e salários. De seu surgimento aos dias de hoje, a área foi ganhando inúmeras atividades, bem como maiores responsabilidades e maior importância para o sucesso da organização.

No Brasil, a área de Rh iniciou-se na década de 30, época da legislação trabalhista, do início do movimento sindical e da proteção aos trabalhadores. Nas décadas de 40 e 50 a intervenção governamental nas relações trabalhistas se acentuou, mostrando a necessidade de ampliação das funções do Departamento de RH, principalmente pela promulgação da lei CLT (COSTA, 2002).

Nas décadas de 60 e 70, houve a promulgação de leis de Segurança no Trabalho, Saúde Ocupacional e Pensões. De lá para cá, a área foi mudando e ganhando cada vez mais importância, e hoje ela tem papel de destaque na tomada de decisão de parte das organizações brasileiras também (COSTA, 2002).

Ainda sobre o histórico das atividades de RH, BATELMAN e SNELL (1999), acrescentam que na década de 70, o trabalho de RH era manter suas empresas fora dos tribunais e estar de acordo com o número cada vez maior de regulamentações que governavam o local de trabalho. Na década de 80, tiveram de resolver problemas de custos nos quadros de pessoal relacionados a fusões e aquisições. A década de 90 caracteriza-se por questões econômicas relacionadas a um local de trabalho cada vez mais global e competitivo

4.A TECNOLOGIA APLICADA A RECURSOS HUMANOS: O E-RH

A sociedadeviveu inúmeras transformações ao longo do tempo, e com isso a Gestão de Pessoas também foi se transformando. O modelo atual, de gestão competitiva de pessoas, afirma que as pessoas devem ser fonte de vantagem competitiva. Mas a área de RH também tem que ser, por si só, uma fonte que agregue valor a cadeia de valor organizacional (COSTA, 2002).

Com o advento da globalização e do crescimento da tecnologia e a difusão da internet, começaram a surgir práticas de gestão que buscam a competitividade, fundamentadas nestas inovações. São exemplos de sucesso o e-business e o e-commerce (JONES, 1998).

Segundo LEME (2008) a informática virou uma ferramenta auxiliar para muitos profissionais e para o RH, esta realidade não poderia ser diferente. Hoje, cada vez mais, os avanços tecnológicos otimizam os serviços prestados pelas organizações e conseqüentemente influenciam o aumento da produtividade e o fortalecimento da competitividade. Atrelada às constantes transformações, o mercado começa a se convencer de que esses recursos não vieram apenas para beneficiar grandes organizações, uma vez que também são acessíveis às pequenas e médias empresas.

Concordando com o autor acima, MATEO-SIDRÓN (2009) afirma que o uso da tecnologia da informação na administração dos recursos humanos é, cada vez mais, um requisito indispensável para empresas que buscam competir em uma economia globalizada. Esses departamentos estão descobrindo, cada vez mais, que a tecnologia é a aliada perfeita para otimizar a gestão e os custos de serviço por empregado.

Como a área de RH também tem que se manter competitiva, ela também busca se adequar às novas tendências. Afinal, a área de RH, assim como todas as áreas de uma organização, tem hoje como objetivos a redução de custo, a eficiência e rapidez dos processos e a alta produtividade. Além disso, é crescente a pressão sobre a área para que ela se torne um parceiro estratégico, um business partner, também chamado consultor interno (JONES, 1998).

Todas estas transformações, segundo COSTA (2002) acabaram por levar ao surgimento do e-RH, ou Recursos Humanos Virtual, que busca refletir na gestão de pessoas e na estruturação da área os benefícios da tecnologia.

5.DEFINIÇÃO DO e-RH

O e-RH é o uso de sistemas, mídia eletrônica e redes de telecomunicações para o desempenho da função de RH (COSTA, 2002).

JONES (1998) define o RH virtual como "um modelo de gestão de Recursos Humanos baseado em tecnologia de informação altamente avançada, que conduzam algumas ou muitas das funções de RH". Segundo este autor, inicialmente o e-RH era visto como um programa de ganho de eficiência, mas tem sido cada vez mais visto como uma fonte de vantagem competitiva.

Segundo mesmo autor, o RH virtual busca conectar as pessoas entre elas mesmas, difundir conhecimento e facilitar o uso de ferramentas operacionais necessárias para alcançar o sucesso organizacional.

JONES (1998) ressalta: "O e-RH não envolve apenas tecnologia. Ele envolve uma tecnologia única LINCADA à estratégia, para conectar as pessoas e as pessoas ao negócio, com o objetivo de adaptar ambos, as pessoas e o negócio, rapidamente às mudanças".

6.BENEFÍCIOS DO e-RH

Segundo MATEO-SIDRÓN (2009), na América Latina, já se vê empresas implementando sistemas de informação para administração de pessoal, nos quais os empregados, além de receber informação de maneira rápida e homogênea, podem atualizar seus dados pessoais, solicitar férias, imprimir recibo de salário, acessar benefícios e inscrever-se em cursos, entre outras vantagens.

Entre outros benefícios, ALVES (2008) afirma que o RH virtual reduz custos e melhora a eficiência, através da redução de papel e redução de fluxo de trabalho; da automação de atividades rotineiras e repetitivas; da liberdade que dá aos empregados para que utilizem os sistemas de forma self-service; do desenvolvimento de uma força de trabalho cada vez mais informada sobre assuntos relativos à RH e à companhia de modo geral; do aumento na velocidade de resposta dos sistemas/atividades de RH; e da garantia de tomada de decisões mais informadas por parte dos empregados.

Segundo JONES (1998) o sistema self-service foi desenvolvido em parte em função das reclamações dos empregados e gerentes devido aos impessoais e ineficientes serviços de terceirização e tornou-se a grande vantagem do e-RH, pois permite que os empregados encontrem sozinhos as respostas as suas dúvidas. Eles também podem verificar seus dados e atualizá-los. Por fim, eles podem completar formulários online, ou efetuar outras transações como definir o tipo de plano de previdência privada.

Além disso, permite que a equipe de RH deixe de lado as atividades rotineiras e operacionais para se dedicar as atividades mais produtivas e estratégicas.

Segundo COSTA (2002) outro ponto importante é a uniformidade da informação repassada aos empregados. Com o e-RH, todo e qualquer empregado, independente do nível hierárquico ou localização geográfica, terá acesso a mesma informação, aos mesmos recursos.

JONES (1998) acrescenta que essa comunicação pode ser feita através de Intranets, também chamadas portais, permitindo aos profissionais de RH utilizar os mesmos tipos de servidores e browsers que a Internet para uso interno, melhorando a capacidade do RH oferecer serviços.

Segundo COSTA (2002) a Intranet traz como benefício a facilidade na atualização de políticas, procedimentos e outras publicações de RH, a rapidez para comunicar a qualquer hora e em qualquer lugar, a compatibilidade dos Web browsers com a maior parte dos sistemas, e o baixo custo de treinamento, já que grande parte dos empregados já tem familiaridade com os programas de Internet.

Ainda segundo a autora, através desse meio, as informações são disponibilizadas para uso interno, o que elimina os custos relativos a impressão e distribuição de materiais de RH (manuais, objetivos e visão da empresa, vagas abertas e formulários para candidatos, comunicados, jornais internos, avaliação de desempenho, pesquisa de clima organizacional e seus resultados).

ALVES (2008) aponta também o treinamento online como benefício do e-RH.

Esse treinamento é definido como: a disponibilização e gerenciamento de aprendizagem pela Internet ou Intranet corporativa, e ainda consiste na utilização conjugada do multimídia (o som, a imagem, o vídeo, o texto, a interatividade) e da Internet (a difusão online) para desenhar e disponibilizar conteúdos formativos ou adquirir e desenvolver competências.

Também chamado de e-learning, dá aos empregados a possibilidade de acesso a uma formação personalizada, em que a cada pessoa é possibilitado aprender de acordo com as suas necessidades e o seu próprio ritmo. As soluções de aprendizagem baseadas nas tecnologias de informação criam também mais espaço para as diferenças e estilos individuais na aprendizagem (ALVES, 2008).

ALVES (2008) ainda aponta outro benefício. Segundo este autor "todos os estudos recentes indicam que as pessoas recorrem cada vez mais à Internet para procurarem novas oportunidades profissionais".

O recrutamento online envolve não apenas a comunicação de vagas através da Internet/Intranet, MS também todas as ferramentas tecnológicas para triar currículos, manter um banco de dados atualizado e eficiente na busca por características específicas, o feedback online e as modernas formas de avaliação (COSTA, 2002).

A possibilidade das organizações poderem atingir populações distintas daquelas que atingem através dos meios tradicionais de recrutamento também é outro benefício. Além da facilidade para segmentar e selecionar os diversos candidatos de forma automática, atribuindo características e requisitos específicos nas pesquisas que realizam e da facilidade de enriquecimento e diversificação dos anúncios de emprego online e triagem de currículos (COSTA, 2002).

Avaliações, testes e pesquisas online também são elencadas por JONES (1998). Segundo esse autor, uma série de avaliações e pesquisas da área de RH podem ser realizadas online, reduzindo tempo, custo e trabalho operacional.

O uso de softwares para gestão do negócio de modo geral, cresceu no ambiente empresarial nos últimos anos. Também foram criados softwares voltados a área de Recursos Humanos, ou também chamados Softwares para Gestão de Pessoas (COSTA, 2002).

Através destes sistemas, ainda segundo COSTA (2002), as empresas deixam de lado as soluções feitas em casa, muitas vezes focadas num único tópico de Rh, para passar a utilizar uma estrutura mais completa e generalista, ou seja, pouco ou nada customizadas às necessidades específicas da organização.

MILKOVICH e BOUDREAU (2000) afirmam que os Sistemas de Informação de Recursos Humanos – SIRH ganham importância fundamental no processo de globalização, pois se formam bancos de informações e bases para o conhecimento, para a decisão e para o gerenciamento efetivo das pessoas que participam do negócio de modo geral.

Por fim, JONES (1998) afirma que o RH Virtual é baseado em 6 forças:

1.Evolução da tecnologia da informação: o acelerado crescimento no campo dos hardwares, softwares, das redes e da tecnologia telefônica são essenciais ao movimento e desenvolvimento do e-RH;

2.Processos de reengenharia: busca de processos mais eficientes e melhoria continua, usando a tecnologia.

3.Alta velocidade das formas de gestão: as organizações estão na busca de meios rápidos e inteligentes e na área de RH o e-RH é este meio;

4.Organizações modernas: empresas organizadas em rede, nas quais há poucas atividades burocráticas;

5.Trabalhadores focados no conhecimento: neste nova fase empresarial, as empresas competem por informações estratégicas e conhecimento, são conhecidas como learning organizations;

6.Globalização: para serem bem sucedidas as empresas atualmente tem que buscar uma estratégia de negócio global, o que vale também para Recursos Humanos.

JONES (1998) compara o RH tradicional ao RH virtual, conforme pode ser observado na Tabela 01, descrita abaixo:

Tabela 01: Comparação do sistema de RH Tradicional ao RH Virtual (JONES, 1998)

7.CONCLUSÃO

O presente estudo procurou apresentar de forma sucinta, um novo tema de estudo, ainda pouco explorado na literatura acadêmica mundial e praticamente inexistente na literatura brasileira.

Pôde-se constatar, que o e-RH vem ganhando espaço nas empresas, principalmente por auxiliá-las a transformar o RH tradicional em RH estratégico. Os componentes do e-RH são importantes ferramentas para que as organizações alcancem o modelo competitivo de gestão, deixando de lado as atividades puramente operacionais, como controle de faltas dos empregados, para adotar um posicionamento estratégico e principalmente competitivo, no qual as pessoas da organização devem ser vistas como fatores de vantagem competitiva.

Através deste estudo, fica claro que a tecnologia aplicada a RH está se difundindo mais em alguns países que em outros, notadamente nos Estados Unidos, no Canadá e nas potências européias. Ao mesmo tempo, percebe-se que os principais focos do e-RH no mundo hoje são recrutamento e comunicação empresa-empregados.

No entanto, os resultados de modo geral ainda estão aquém do previsto; seja em função de expectativas iniciais muito elevadas, por falhas na hora da implementação ou ainda por existir uma série de barreiras, como legislação antiquada e pouco flexível, problemas de segurança ou pela própria dificuldade da mudança cultural.

Finalmente, o desenvolvimento desta ferramenta mostrou a possibilidade de aperfeiçoamento do RH tradicional para o RH virtual, ou simplesmente, o e-RH. É de grande importância nos dias de hoje o ingrediente tecnológico no modelo de gestão de pessoas e no planejamento estratégico, pois desta forma, a empresa e os colaboradores acabam ganhando.

8.REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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* Docente do Curso de Pó-Graduação Latu-Sensu em Recursos Humanos do Centro Universitário Adventista de São Paulo. Email: antonio.filho@unasp.edu.br