O Consultório Médico também Merece uma Boa Gestão

Por Raphael | 10/12/2016 | Adm

Ao administrar uma clínica com foco em otimização de processos ou um consultório médico, você deve sempre levar em conta as melhores práticas da gestão empresarial. Isso significa que você deve se preocupar com:

as compras;
a gestão de pessoas;
o planejamento estratégico;
a gestão contábil e financeira;
o relacionamento com o cliente;

INTRODUÇÃO

Sempre que essas práticas são implementadas e gerenciadas do jeito certo, a clínica ou o consultório médico percebe um aumento considerável nas oportunidades de negócio, assim como na lucratividade.

Neste artigo, vamos ver os principais pontos a serem verificados para uma gestão exemplar de clínicas e consultórios médicos, destacando a importância de uma boa administração e do planejamento estratégico como caminho para o sucesso. No final, você vai conferir como implementar e gerenciar dicas para uma gestão efetiva.

Boa leitura!

CONSULTÓRIO: IMPORTÂNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAÇÃO

Administrar uma empresa envolve planejar, organizar, executar e controlar ações que levem ao objetivo, e ele pode ser expresso na missão e na visão da empresa. Uma clínica ou um consultório médico tem como missão levar a saúde para seus clientes, mas também tem a responsabilidade de gerar lucro para que possa manter o negócio sustentável ao longo do tempo.

Pode até parecer um conflito de ideais, mas a verdade é que toda empresa tem o objetivo de gerar lucro, agregando valor para os seus sócios e seus acionistas. Caso contrário, não haveria sentido em estabelecer uma sociedade, e os profissionais de saúde aplicariam seus conhecimentos de forma gratuita — o que configura filantropia.

Nesse sentido, administrar é zelar pelo seu empreendimento de forma que ele gere resultados positivos tanto para você quanto para os seus clientes. Qual é, então, a importância e a vantagem de administrar uma clínica ou um consultório médico?

A IMPORTÂNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAÇÃO

ORGANIZAÇÃO DOS FLUXOS DE TRABALHO

Quando você administra adequadamente a sua clínica ou o seu consultório médico, você também organiza fluxos de informação e processos de trabalho de modo que as pessoas saibam exatamente o que e quando as coisas precisam ser feitas. Essa simples atitude mantém o ambiente de trabalho harmônico, faz com que as pessoas entendam e cumpram com suas responsabilidades e traz ordem para que a sua atividade profissional seja exercida com excelência.

MELHORIA DA PRODUTIVIDADE NO CONSULTÓRIO

Com fluxos de trabalho estabelecidos e monitorados, é possível verificar um aumento considerável da produtividade dos funcionários. Se o médico não tem uma agenda de atendimentos, por exemplo, não é difícil que apareça uma grande fila de pacientes aguardando atendimento sem nenhuma previsão de horários. Em contrapartida, quando há organização, os processos ocorrem naturalmente, e o tempo é melhor aproveitado.

OTIMIZAÇÃO DE RECURSOS

Uma das tarefas da administração é melhorar constantemente a eficiência da empresa. E por eficiência, entenda o uso adequado de recursos no menor tempo possível — o que impacta diretamente na produtividade e, também, na competitividade do negócio.

Quando você administra adequadamente a sua clínica ou o seu consultório medico, você aproveita melhor os recursos usados — como materiais clínicos, materiais de escritório, espaço físico etc. —, e isso contribui para a redução de custos.

REDUÇÃO DE CUSTOS

A redução de custos é outro benefício que uma boa administração pode trazer para o seu consultório ou para a sua clínica médica. Com um bom controle de estoque e uma visão apurada sobre como os recursos são consumidos no seu negócio, é possível identificar pontos de desperdício e, assim, reduzi- los, contribuindo para uma gestão mais efetiva e lucrativa.

O mercado de serviços em saúde é bastante amplo e conta com uma alta concorrência. Por isso, é fundamental que você identifique oportunidades para se destacar e, com isso, atrair mais clientes. Fazendo uma boa gestão do negócio, fica mais fácil identificar os pontos de melhoria e as deficiências do mercado e, assim, criar diferenciais que sejam mais interessantes aos olhos do seu público-alvo.

LUCRATIVIDADE

Uma vez que você tenha uma clínica ou consultório médico bem estabelecido, com diferenciais de mercado e uma boa administração, a lucratividade se torna uma consequência. A gestão de recursos e pessoas se dá de forma integrada, agregando valor para todos os envolvidos e gerando resultados positivos para o seu negócio, tanto em termos financeiros quanto de imagem.

COMO ORGANIZAR O SETOR FINANCEIRO

O financeiro é o seu centro de controle. A partir dele, você conhece a real situação da sua clínica ou consultório médico, sabe exatamente de onde o dinheiro vem e para onde ele vai e quando será possível fazer aquele investimento que você está planejando há meses.

Mas ele nem sempre recebe a atenção devida. Por isso, vamos dedicar este capítulo a desvendar como fazer uma boa gestão financeira e não passar mais por apertos nessa área. Veja:

FAÇA UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

O orçamento é o ponto de partida para organizar o seu setor financeiro. A partir dele, você estabelece metas e objetivos de receitas e de despesas e faz as projeções para os meses seguintes. Isso vai melhorar consideravelmente a sua visão de longo prazo em relação ao seu negócio.

Confira, a seguir, algumas etapas que devem ser consideradas para um bom planejamento orçamentário:

Realize um levantamento de custos

Para saber quanto o seu consultório ou a sua clínica está gastando, é preciso fazer um levantamento de custos. Liste todas as saídas de dinheiro dos últimos meses, categorizando-as para que você possa ter uma visão abrangente do que está consumindo seu orçamento.

Faça projeções de receita

Quanto o seu consultório ou a sua clínica recebe mensalmente? Quais são as suas fontes de renda? Clientes particulares, convênios médicos, exames laboratoriais... Liste todas as entradas de recurso e faça uma previsão para os próximos meses.

Determine seu orçamento

Quanto você pode gastar por mês com despesas de modo que a sua clínica ou o seu consultório médico se mantenha lucrativo? Pense em como reduzir os gastos ordinários (eletricidade, água, materiais de escritório etc.) para maximizar os seus ganhos e planejar novos investimentos.

Avalie também a retirada de pro-labore dos sócios, isto é, os salários. Muitas vezes, esse é o principal motivo de nunca sobrar dinheiro para manter o empreendimento em andamento. Portanto, negocie os valores de modo que a clínica ou o consultório não saia prejudicado.

Cuide do fluxo de caixa

Esse é um dos controles mais importantes do seu financeiro. Por meio do fluxo de caixa, você acompanha todas as entradas e saídas de dinheiro, visualizando, a longo prazo, a saúde financeira da sua clínica ou consultório médico.

O ideal é que você adote uma ferramenta de gestão financeira para fazer o controle do fluxo de caixa, pois além de poupar tempo com os lançamentos, pode extrair do sistema relatórios analíticos que ajudam a entender a situação financeira do seu negócio.

Para organizar seu fluxo de caixa, siga estes passos:

Registre o saldo inicial de cada conta bancária da sua clínica ou consultório, bem como o dinheiro que você tem em caixa;
Registre as despesas ao longo do mês;
Registre as receitas;
Verifique o saldo contábil diariamente.

O fluxo de caixa é um controle bastante simples, mas que exige disciplina, pois você deve realizar todos os lançamentos assim que acontecem, evitando esquecimentos e a perda do controle financeiro dos seus negócios.

As projeções de fluxo de caixa, isto é, as previsões para os próximos meses, são fundamentais para saber se os recebimentos serão suficientes para manter toda a operação, assim como para melhorar o seu planejamento de longo prazo para novos investimentos.

PLANEJAMENTO COMO ESTRATÉGIA DIFERENCIAL

Planejar significa estudar o passado, analisar o presente e criar ações para atingir sua missão e sua visão de negócio. Ou seja, é definir um caminho seguro para que a sua clínica ou o seu consultório médico se destaque no mercado e atinja níveis de excelência.

Para ter êxito em qualquer mercado, é fundamental que você faça um bom planejamento estratégico e esteja disposto a identificar e perseguir parâmetros para medir o seu sucesso — as famosas métricas ou indicadores de desempenho. Aqui, você vai ficar sabendo como começar o planejamento estratégico da sua clínica ou consultório médico e ainda quais indicadores são fundamentais para acompanhar o sucesso do seu negócio:

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