Kanban, uma ferramenta simples e prática

Em nosso articulo anterior, falamos do sistema de abastecimento PULL aplicado em logística na área da saúde. Falamos de como esses sistemas controlam o consumo e abastecem, os medicamentos e material médico preciso para atender esse consumo.  

Mais, como controlar esse consumo de forma simples, ágil e prática?  

Um sistema eficiente para controlar esse consumo esta baseado em uma das ferramentas da metodologia LEAN mais conhecidas, a ferramenta KANBAN.  

KANBAN significa sinal em japonês,em nosso caso, aplicado a logística, o KANBAN é um sinal de que o consumo chega ao ponto de pedido e que temos que realizar um novo abastecimento desse item neste ponto de consumo, serviço ou setor.  

Esta ferramenta foi utilizada nos anos 70 na indústria do automóvel e foi desenvolvida até hoje em diferentes setores de atividades. Neste articulo vamos explicar como aplicar esta ferramenta nos sistemas de abastecimento na saúde e as vantagens que elas podem oferecer.  

Para utilizar um sistema de abastecimento PULL, precisamos conhecer a demanda (consumo) de cada um de nossos itens que temos armazenados em cada um dos nossos centros de consumo ou setores.  

Sim conhecemos essa demanda de cada item, podemos definir o estoque desses itens que temos que armazenar em cada ponto de consumo ou setor. Para calcular esse estoque temos que ter em conta, a frequência de abastecimento que vai ter esse estoque.  

Para iniciar um processo de abastecimento, ou seja, para saber quando tenho que fazer um novo pedido de cada item, você precisa conhecer o estoque de cada um de esses itens. Assim, quando o estoque alcançar o ponto de pedido, faremos um novo pedido, iniciando o processo de abastecimento.  

Mais, o que é um ponto de pedido?  

O Ponto de Pedido é a quantidade de estoque que precisamos para atender o consumo de um item durante o tempo (lead time) em que o novo abastecimento de esse item chega ao ponto de consumo. Podemos falar então que o Ponto de Pedido e a quantidade de um item que precisamos desde que fazemos o pedido de abastecimento até o item chegar ao ponto de consumo.  

Mais, como conhecer esse ponto de pedido de um jeito ágil, simples e confiável?  

Os sistemas logísticos tradicionais na saúde controlam esse ponto de pedido utilizando o sistema conhecido como "Reconto".  Esse sistema exige fazer um inventário com uma frequência determinada (semanal, quinzenal ou mensal) no almoxarifado do ponto de consumo e assim conhecer o estado dos estoques de cada item. Tendo o inventário feito é comparado com o ponto de consumo definido para cada item, podemos assim identificar os itens que precisam de um novo abastecimento.  

Complicado, né? E tendo em conta que mais de 90% dos hospitais e centros de saúde que eu conheci, fazem este processo manualmente, pode ser muito mais complicado ainda.  

Imaginem um controle manual em uma sala de cirurgia que pode ter até 1.000 itens no seu almoxarifado.Alguém acredita que esse processo se faz?  

Concordamos então que o sistema de "reconto" não é um sistema ágil, simples e muito menos, confiável:

• Quantos erros podem ter nesse reconto manual
• Quantas emergências temos com essa quantidade de erros?
• Como controlamos as flutuações da demanda (consumo) com um sistema manual?
• Quanto tempo o pessoal assistencial vai precisar para fazer esse processo
• Quanto tempo o pessoal do almoxarifado vai precisar para digitar toda essa informação e para poder fazer o abastecimento?

 Precisamos então de um sistema mais ágil e confiável. Precisamos de um sinal que indique quando o estoque alcançou o ponto de pedido, de uma forma muito simples e visual de se identificar aqueles itens que tem que ser abastecidos.  

Os sinais do KANBAN podem ter formas, cores, e informações diferentes, de acordo com as necessidades do sistema de abastecimento.   Em nosso caso, vamos propor um sinal KANBAN que atenda as necessidades de um sistema de abastecimento para a saúde.

Que informações precisamos em nosso KANBAN?  

• Identificação do ponto de consumo ou setor, oferecerá para nós a possibilidade de dispor de informações de consumo de cada ponto de consumo ou setor.
• Identificação do item (medicamento ou material médico).Podemos identificar cada item em cada um dos almoxarifados de cada ponto de consumo.
• Identificação do endereço do item no almoxarifado.Se fizermos um mapeamento de cada uma das posições ou endereço fixo onde colocamos nossos itens e colocamos esse endereço no KANBAN do item, poderá ajudar a lembrar o lugar onde temos que colocar esse item.

• Quantidade (á) a abastecer.Cada item pode ter um consumo diferente em cada ponto de consumo. Tendo em conta esse consumo e a frequência de abastecimento, podemos definir o estoque total e o ponto de pedido de cada item em cada um dos centros de consumo. A diferença entre o estoque total e a quantidade definida como ponto de consumo, será a quantidade que precisamos abastecer. 

Aqui definimos as informações mínimas para o controle do abastecimento e dos consumos, mais, dependendo da organização, o KANBAN pode ter outras informações que podem ser precisas.  

E o que fazemos com estas informações?  

Se colocarmos todas estas informações em um código de barras, podemos automatizar um processo que, como explicava no inicio, é pesado, pouco ágil e pouco confiável, o "calculo das necessidades" de abastecimento ou "pedido" de abastecimento.  

Podemos fazer isso organizando nossos estoques com uma metodologia de "duplo compartimento", e identificando nossos itens com uma etiqueta KANBAN.  

E alguém pergunta, toda essa teoria logística sobre a metodologia LEAN do Vicente esta muito bem, mais, o que eu vou conseguir se fizer tudo isso??  

• Primeiro ganho é evidente, eu vou conseguir armazenar todo meu medicamento organizado e identificado.
• O pessoal assistencial não vai precisar mais tempo para fazer inventários e recontos de estoque cada vez que precisarem fazer um pedido de abastecimento. Isso vai supor uma economia de tempo para o pessoal assistencial, de acordo com nossa experiência, de 45 minutos a dia por cada centro de consumo. Imagine um hospital com 35 setores e centros de consumo, falamos de uma economia de 26 horas a dia, o que é equivalente a 3.5 enfermeiras.
• Cada um dos abastecimentos ficará registrado automaticamente por uma leitura do código de barras do KANBAN de cada um dos itens abastecidos. Com isso podemos dispor de uma informação confiável sobre os consumos de cada item de cada setor, armazenada em um sistema ou base de dados que permitirá a o análise dos comportamentos dos consumos e da demanda.
• Os abastecimentos são calculados em base aos consumos reais, não baseados em opiniões de pessoas sobre (a)que quantidade (que vamos precisar) vai ser precisa em um centro de consumo. Além de ajudar um sistema de abastecimento PULL que precisa conhecer a demanda, temos uma excelente informação para o planejamento das compras.
• Garantimos uma rotação perfeita mediante o sistema de duplo compartimento, o que garante o FEFO e o FIFO no consumo dos itens e garante o controle da validade, economizando aquelas perdas por validade.
• A identificação dos itens com o KANBAN pode ajudar a desenvolver outros processos relacionados com o consumo, como o controle de medicamentos consignados e o controle de consumo por paciente ou por protocolo clínico.

 Por último, falar que essa ferramenta KANBAN tem que ficar apoiada por uns processos operacionais bem definidos e consolidados.  

Esses processos tem que definir a operação de abastecimento dos pontos de consumo, utilizando o sistema de duplo compartimento. Sistema sobre o qual conversaremos no próximo artigo.  

Edición:  Vicente Salcines Berzosa.
Logistics Solutions do Brasil, Ltda.
http://vslcines.wix.com/lsbras