INOVAÇÃO NOS PROCESSOS EMPRESARIAIS

INTRODUÇÃO

       Há tempos que as empresas buscam inovar seus processos (empresariais ou produtivos), seus produtos ou seus serviços visando maior competitividade no mercado e possivelmente obter maiores lucros.

       Mas... o que fazer quando as empresas (setor privado ou público) não realizam grandes evoluções e inovações nos processos administrativos? O que fazer quando algumas dessas empresas preferem manter procedimentos arcaicos ou, até mesmo obsoletos? E o que fazer quando os processos prejudicam os trabalhos de tal forma que seja necessário alocar pessoas para laborar uma tarefa que pode simplesmente ser realizada - em sua grande maioria - por um sistemas ou máquinas?

       Um exemplo para esse problema pode ser observado no setor público, no município localizado na Zona Oeste de São Paulo. Um processo de inovação administrativo simples que poderia ser resolvido com implantações tecnológicas, dessa forma acelerando as tarefas de fechamento de folha de ponto dos funcionários.

 

O PROBLEMA

       Hoje, os departamentos do setor público, com a localização citada acima, ainda utiliza o processo de fechamento de folha de ponto com a assinatura em folhas de papel, ou seja, os servidores devem comparecer até o local onde se encontra a folha de ponto, geralmente locado em departamentos de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, para registrar todas as suas entradas e saídas (entrada do serviço, saída para o almoço, retorno do almoço e saída do serviço). Nessa “mini” cadeia de processos, aparentemente simples, causam o retardamento ou a paralisação de outros processos ou atividades administrativa no início de cada mês.

Mas como as outras atividades do departamento são paralisadas ou retardadas por causa de fechamento de folha de ponto??? Bem... imagine que você tenha uma empresa com 5.000 funcionários. Cada funcionário possui sua folha de ponto que consequentemente possui diversas variáveis como faltas, declarações,  atestados, licença, entre outros. Imagine ter que parar todas as suas atividades, que surgem durante o dia, para analisar todas as folhas sem erro, pois o mesmo acarreta no salário do funcionário no próximo mês, no Descanso Semanal Remunerado, férias e, em caso de servidor público, na licença prêmio. É possível analisar 5.000 folhas em 2 dias? A resposta para esse problema é não, pois seria necessário cerca de 30 pessoas para realizar essa tarefa em alguns dias.

Para uma empresa, um funcionário que deixa de realizar suas atividades por alguns dias pode não causar maiores transtorno para a mesma mas, se aumentarmos esse número 1 para 30 a empresa corre diversos riscos de entrega dos seus compromissos com pontualidade além de desencadear outros problemas com os funcionários, com os departamentos, com as chefias até chegar ao nível estratégico da empresa.

 

COMO RESOLVER O PROBLEMA

       As possíveis e prováveis soluções para esse problema são:

1. CRACHÁ ELETÔNICO: Empresas como Alterdata Software, Du Brasil, DN Automação entre outras comercializam esse sistema, implantam nas empresas e ensinam como utilizar o sistema de registro de ponto.
2. SISTEMA BIOMÉTRICO: O sistema biométrico, que possui maior valor que o crachá eletrônico, possui um modelo mais sofisticado de registro de ponto, ou seja, o registro é realizado através da leitura de digitais. Empresas como Sisponto Sistemas Inteligêntes, Dimep, Consisanet entre outras, fazem a gestão empresarial, folha de pagamento com o relógio eletrônico e código de barra além do ERP.

 

RESULTADOS ESPERADOS

       Com a implantação desses sistemas em todos os departamentos, espera-se conseguir enxugar o número de funcionários para a realização dessa atividade e otimizar o mesmo.

       Em caso de prováveis erros (de funcionários que batem duas vezes o ponto), os funcionários comunicam o departamento de RH ou DP e relata a ocorrência, dessa forma, possibilitando a retirada do ponto duplicado. Caso o erro ocorra durante o processo de fechamento de ponto, a empresa fornecedora do sistema faz a manutenção do mesmo garantindo o retorno breve do mesmo, assim não atrasando o fechamento e consequentemente o pagamento.

       Outra meio de segurança do ponto digital é a realização dos backup dos registros. Esse meio de segurança evita a perda dos dados em caso de blackout.

 

RESULTADOS INESPERADOS

       Como todo bom equipamento, há sempre a possibilidade de ocorrência de fraudes.

       No caso de Crachá Eletrônico, qualquer funcionário pode registrar o ponto, dependendo somente do mesmo estar com o crachá em mãos.

       Para o ponto biométrico, a possível fraude citada acima é dificultada, pois o funcionário deve ir até o aparelho biométrico para registrar seu ponto.

       Vale resaltar que o registro de ponto não necessariamente comprova o serviço realizado pelo funcionário. 

 

CONCLUSÃO

       Com implantação do ponto eletrônico, conclui-se que sana o real problema de alocação de diversos funcionários para o fechamento, atrasos de pagamentos em potencial, erros provenientes dos funcionários encarregados pelo fechamento da folha de ponto e reavaliação desses erros durante todo o mês e meses posteriores, porém, abrem-se outras discussões sobre o custo dos aparelhos e suas manutenções, orçamento destinado para essa melhoria, licitação e aprovação da compra entre outro.