Implantando indicador para a pontualidade nas entregas

Implantando indicador para a pontualidade nas entregas dos fornecedores, através do departamento de compras. O departamento de compras de todas as empresas é o setor que busca suprir, toda a necessidade do processo produtivo, abastecendo as áreas de produção da empresa, além de ter um papel muito importante na redução dos custos das mesmas, através das negociações de preços, na busca de materiais, que possam ser alternativos para produção e principalmente no desenvolvimento de novos fornecedores para sua carteira. Na empresa estudada, o este departamento é constituído por 3(três) pessoas, sendo o encarregado Ivanildo Camilo, e 2 compradores Junior. Descrição do Problema Os fornecedores não estão conseguindo cumprir com seu lead time de entregas e nem o departamento de compra esta conseguindo realizar o follow up dos pedidos emitidos, com isso está acarretando em atraso na linha de montagem dos equipamentos, impossibilitando que os mesmo possam ser entregues nos prazos pré-estabelecidos aos clientes externo. Temos também o problema dos lançamentos das NFs, através do departamento fiscal no sistema, por causa do excesso de entregas de materiais e a ineficiência do departamento fiscal. Porque não podemos confirmar via sistema se o produto foi entregue ou não, na data ou atrasado, impossibilitando assim a elaboração de um gráfico de pontualidade de entrega. Evidenciamos um alto índice de materiais que são entregues fora da data estipulado em nossos pedidos de compra, isto é, material sendo entregues com atraso, causando problemas na minha linha de produção e montagem dos equipamentos. Temos tentado diminuir este problema, através de relatórios de pedidos em atrasos, trabalho esse que feito manualmente. Temos também alguns fornecedores, que quando são cobrados sobre as datas de entrega em atraso acabam estipulando uma segunda data que também não é cumprido. O departamento de compra esta aplicando um método para validar e acompanhar o desenvolvimento diário destas entregas, porem muitas das vezes são fornecedores de material exclusivo (só ele é quem produz este tipo e material). Com isso precisamos estabelecer outro método mais eficaz, que possa combate a esta anomalia. O objetivo agora é reduzir, aos padrões aceitáveis, para o índice de dias de atrasos das entregas. Metas do Departamento A meta do departamento é com relação aos pedidos que acabam ficando atrasados, semanalmente é analisado um relatório, extraído do sistema Totvs, com itens em aberto há mais de uma semana, podendo ser pedidos ou requisições. O departamento esta estipulando a meta de ter apenas 8 pendências em aberto por comprador. Após a verificação destas pendências, o responsável pela emissão deste relatório, repassa aos compradores, os quais fazem as devidas alterações e negociações junto aso fornecedores e realizam as alterações, também no sistema para todos possam acompanhar o andamento das entregas. Com isso a um controle nas entregas dos fornecedores, e mensalmente é gerado um relatório a onde se pode identificar um possível desvio de entregas baseado nos atrasos dos mesmos. Com este relatório em mãos é feita uma avaliação dos fornecedores mais críticos, para que haja uma tentativa de reduzir as compras com estes fornecedores, quando o desvio destes torna-se constante e, também, uma intensificação no acompanhamento das entregas deste fornecedor. Temos a meta, de 80% dos pedidos sejam entregas no prazo. Esta meta seria o inicio de um trabalho que estará buscando o aumento deste índice, tentando chegar a um lead time de entregas em torno dos 95% (noventa e cinco por cento) na pontualidade das entregas. Hoje este índice esta na média de 65%, referente aos períodos de janeiro a outubro de 2014. Conclusão do Projeto Com o projeto implantado a partir do mês de Janeiro/2015, após a implantação do método de premiação aos fornecedores, que mais se destacam e que alçação uma pontuação aceitável, através da entrega nos prazo estipulados, que é verificada diariamente através do sistema Datasul, já que a alimentação do sistema, feita pelo departamento fiscal. Isso tem nos proporcionados alcançar o índice, pré-estabelecido anteriormente. O método de premiação proporciona, aos nossos fornecedores vencedores trimestralmente, o recebimento de um titulo, simbólico, que parabeniza este fornecedor por sua eficiência e a coloca como sendo uma empresa parceira. Ballou (2006) mostra a necessidade dos clientes e fornecedores em adotar estratégias, que venham trazer como meta principal a formação de parcerias duradouras, a onde possa ter cooperação e principalmente troca de informações, de modo que ambos possam crescer e mutualmente, possam se beneficiar uma com a outra. Esta premiação é divulgada no site da empresa, para todos os nossos clientes, possam saber com que nos trabalhamos, abrindo assim um leque de venda para estes fornecedores. Isto tem favorecido alguns fornecedores menores, que tem se destacado por colocar seus materiais dentro da empresa, nos prazos e com a qualidade imposta pelo meu processo. Segundo Arnold (1999), o departamento de compra deve verificar alguns fatores estão que deve ser seguido no ato do item comprado. Estes fatores devem ser considerados, principalmente quanto as suas especificações, e podem ser divididas em categorias bem amplas, como: exigências relacionadas a quantidade; ao preço; a funcionalidade. Além deste titulo simbólico, os fornecedores tem também uma pontuação. Esta pontuação acaba diferenciando um fornecedor do outro, no mesmo seguimento de produto. Com esta pontuação, os três fornecedores de maior pontuação, no seu seguimento, acabam sendo favorecido, quanto a cotação e envio de pedidos. Com isso estamos incentivando, através de recompensas, que garantem a eles uma fatia maior das solicitações, mais nunca deixando a possibilidade dos fornecedores que não atingirão este patamar, fique de fora ou que não possam também chegar a onde os outros já se encontram. Para que não venhamos perder fornecedores, e fiquemos amarrados a alguns poucos. Com isso conseguimos firmar que os fornecedores não venham deixar cair, a sua qualidade, porque se não perderão dar espaço para os outros que estão atrás.