Gestão financeira em eventos: A arte de prever e criar com responsabilidade

FAMESP Faculdade Método de São Paulo

MBA em Gestão de Eventos

Cristiana Cabral de Arruda

Orientação: Prof. Lawton Benatti

Gestão financeira em eventos: A arte de prever e criar com responsabilidade.

Como calcular os custos de um evento? Para muitas pessoas esta parece ser uma tarefa grande demais principalmente se não se pode contar com o auxílio de um profissional especializado em eventos por perto.

Primeiramente qualquer evento deve responder a aquelas perguntinhas chaves que todo organizador faz aos seus clientes antes de começar. Elas servem para que o profissional possa conhecer o cliente e suas expectativas e assim conseguir traçar um planejamento eficiente. Responder as estas perguntas também ajuda a dimensionar rapidamente o evento e a determinar qual será a sua “cara”. É possível até para os mais experientes ter uma ideia inicial sobre o tamanho dos recursos a serem mobilizados por quem quer realizá-lo.

E quais são estas perguntinhas milagrosas? A primeira seria aquela que dá início a toda a ideia, aquela que mobiliza quem quer fazer um evento. “Para quê? Qual a finalidade deste evento?”

Esta pergunta sempre tem respostas que passam pelos mais diversos anseios. Pode ser o desejo de uma festa para comemorar os tão esperados 15 anos ou aquele noivado com o amor da sua vida no qual a intenção é contaminar os convidados com a alegria do anfitrião que deseja recebê-los com todo o conforto e proporcionar momentos de êxtase memoráveis. Da mesma maneira pode-se ter que realizar um bazar beneficente no qual o objetivo é arrecadar fundos para ações sociais  e  portanto os recursos iniciais são limitados mas ainda assim existe o desejo de encantar e mobilizar pessoas em torno de uma causa.

Em ambos os casos são eventos e precisam ser eficientes e ajustados dentro das expectativas de gasto de quem realiza. Ambos querem impressionar para que todos se lembrem daquele momento como algo especial e associado a imagens e experiências positivas. Como conseguir estes resultados com orçamentos tão diferentes? Uma festa com um grande orçamento e outra com o mínimo necessário? A questão a ser levantada é como e onde investir em um evento e aí voltamos as perguntinhas que podem ser determinantes para se achar essas respostas e alcançar  o sucesso no mesmo. É preciso saber então: Para quem? Para quantos? Onde? Quando?

Para que se possa responder bem a primeira questão: Para quem? O segredo é conhecermos bem o público que queremos conquistar. Saber do que gostam, suas referências, suas expectativas e seu grau de tolerância a inovações. Este dado pode ajudar na substituição de itens que poderiam ser muito dispendiosos por outros que com criatividade farão bonito e ainda diminuirão os custos.

A segunda pergunta: Para quantos? Costuma ser feita logo após a apresentação do conceito do evento e quando respondida causa logo algum impacto pois é determinante no dimensionamento do evento. Quanto mais preciso e próximo da realidade do dia do evento este número for melhor será o planejamento.

Com o objetivo de apurar o potencial de participação de público no evento pretendido, principalmente no caso de eventos maiores, vale a pena investir em pesquisas de comportamento e segmentação de modo a demonstrar que o evento terá público garantido e afirmando sua viabilidade. No caso de eventos sociais é importante prever a contratação de um serviço de RSVP para auxiliar no levantamento do número correto de convidados evitando-se assim o desperdício e otimizando as compras. Neste caso também outro componente da gestão financeira podem ser aplicados os princípios do processo de compra. Existem itens que, se comprados em quantidades maiores e caso haja demanda de usá-los com frequência, podem representar uma grande economia, pois os preços tornam-se competitivos pelo volume comprado.

Aí vem a terceira: Onde? Dependendo da resposta é possível economizar muito ou gastar demais. Muitas vezes esta pergunta pode estar relacionada com “Quando ?”.  Se o organizador, profissional ou não, souber o calendário dos principais eventos que ocorrem na cidade poderá evitar os períodos onde os serviços estão com alta demanda e os preços praticados são “full”. O ideal para quem quer economizar neste item é buscar agendar com antecedência os serviços e reservar o local escolhido para a época do ano ou dia da semana de menor movimento na qual a procura esteja menor e os fornecedores em geral, sejam hotéis, casas de eventos ou qualquer outro deste agitado mercado, estejam mais abertos a negociar. É possível economizar quantias vultosas usando esta dica.

Aí chegamos na quarta e  grande pergunta. Esta é aquela que pode determinar muito ou praticamente tudo no andamento e no orçamento de um evento. Quando? Pouco se fala do “custo tempo” em um orçamento. Tempo é uma moeda difícil de precisar por completo em uma planilha já que está sempre está sujeito à oscilações e imprevistos mas podemos afirmar que a presença ou sua falta desta “moeda”  relaciona-se diretamente à qualidade do planejamento. Já vimos que uma de suas faces é a antecedência que ajuda muitíssimo e a outra é a pressa. Tudo que se precisa com pressa custa caro e ainda pode vir com erros ou baixa qualidade. Realmente o “pulo do gato” é prever tudo com tempo de folga para ser realizado e desta forma economizar e garantir a excelência nos serviços. Esta prática ajuda principalmente quando a demanda envolve mão de obra especializada, projetos com níveis de complexidade maior ou que requerem algum tipo de trabalho artesanal. Desta forma o ditado popular “tempo é dinheiro” deve ser levado ao pé da letra e lançado em planilha.

Retomamos aqui a importância da escolha sobre o período do ano ou do dia para a realização do evento, mas sob outra ótica. A escolha do período diurno e de locais bem iluminados pode fazer com que a presença de geradores e iluminação extra seja diminuída contribuindo assim para um orçamento mais enxuto além de ser uma atitude sustentável. Mas como fazer quando o fator tempo não pode ser estendido ou o evento deve ser feito necessariamente em um período do ano cheio de outros eventos?

Como vimos acima todas as questões ajudam a “afinar” o processo de escolha dos itens de um evento, mas o mais importante para aquela pessoa que quer realizar sua festa de aniversário no estilo “faça você mesmo” ou para organizadores que queiram ter melhores resultados em seus eventos é o mais detalhado e rigoroso processo de controle de processos aliado a uma eficiente e incansável gestão financeira. É preciso prever gastos e montar um cenário o mais preciso possível do todo do evento esmiuçando tudo que pode ocorrer antes, durante e depois da data de sua realização. Para isso é feito o orçamento que “é um plano financeiro das atividades futuras, servindo como um demonstrativo da situação desejada. Na gestão da organização, ele apresenta objetivos e metas em termos financeiros, sinalizados no planejamento estratégico e tático, fornecendo referências para que o administrador possa tomar decisões e coordenar adequadamente os recursos materiais, financeiros e humanos”[1]. Também é necessário e prudente manter margens de segurança e realismo nas cotações.

Procurar por melhores preços sem abrir mão da qualidade é imprescindível. Não vale acreditar em um fornecedor que diz entregar um determinado serviço por um valor muito menor do que a média apurada em outros orçamentos. Recomenda-se que sejam feitos de três a quatro orçamentos entre fornecedores com características semelhantes, para que se possa estabelecer um preço médio e só então escolher um pelos diferenciais oferecidos tais como prazos ou formas mais interessantes de pagamento.

Este controle pode soar como algo enfadonho e difícil de fazer. Planilhas podem parecer bichos de sete cabeças para quem não está familiarizado com elas, mas antes de inventarem estes incríveis e úteis sistemas o caderninho de anotações já era um grande aliado dos que querem fazer seus eventos sem causar problemas ao orçamento. E quando o equilíbrio é mantido produz uma grande sensação de segurança e bem estar em quem tem tantas responsabilidades para dar conta.

Importante é manter o controle atualizado para que se possa ter a clara noção de onde se está no processo como um todo e quanto dos recursos já foram empregados e do que ainda resta a ser feito e qual será o custo até finalizar. Para tanto é importante se ter a noção de “fluxo de caixa” que segundo Gitman se define pela entrada e saída de dinheiro que através de planejamento promove os recursos para “satisfazer as obrigações e adquirir os ativos necessários para alcançar as metas da empresa” [2]. Podemos então chamar aquele caderninho de “caderno de fluxo” que pode ser facilmente aplicável tanto a eventos como ao controle de orçamento feito de forma doméstica.

O mesmo autor, no capítulo dezesseis de seu livro, ainda dá outras três boas dicas que podemos aplicar: a primeira é procurar diminuir o tempo que determinado estoque fica parado e, portanto não retorna os recursos nele aplicados; a segunda é buscar receber os valores a serem pagos pelos clientes (em caso de empresas, ou dos organizadores) o mais brevemente possível e por fim procurar estender os prazos de pagamento de fornecedores. Desta equação é possível manter um fluxo mais equilibrado e aumentar a lucratividade.

 Para os que usam sistemas informatizados existem os programas de gestão de projetos disponíveis no mercado e que podem auxiliar muito os organizadores de eventos já que os dados podem ficar disponíveis para toda a equipe envolvida em tempo real. Se o controle financeiro estiver associado ao programa de gestão que se atualiza de forma rápida garantirá ao gestor uma visão ampliada de todo o processo.

Conclui-se então que vale a pena investir tempo e dedicação no planejamento e controle de gastos de um evento e desta forma transformar um pequeno orçamento em um evento bem realizado com tudo o que se precisa para encantar. Prevendo o que muitos pensam ser imprevisível é possível criar o que muitos pensam ser impossível.