Gerenciamento de Portfólio

Resumo

Este artigo tem por finalidade definir o significado do tema portfólio e também apresentar uma análise do gerenciamento de portfólio voltado para o alinhamento dos projetos às estratégias de negócio das organizações.

Busca demonstrar através do portfólio, ferramentas para a tomada de decisão para a priorização de projetos e otimização dos recursos limitados das organizações.

Palavras Chave: Portfólio, Gerenciamento, PMBOK.

Abstract

This article aims to define the meaning of the subject portfolio and also provide an analysis of portfolio management, focused on the alignment of projects to the business strategies of organizations.

Search demonstrate through the portfolio, tools for decision making for the prioritization of projects and optimizing the limited resources of organizations.

Keywords: Portfolio, Management, PMBOK.

Introdução

Inúmeras organizações que primam pela excelência e qualidade de seus produtos ou seus serviços, muitas vezes direcionam sua existência a declaração de sua missão. A definição dessa missão representada indica onde a organização deseja se posicionar no mercado no futuro. Tentando alcança-la, boa parte do tempo e do orçamento são gastos no desenvolvimento de um planejamento estratégico que reflita a missão da organização (Souza, Rocha, Santos, Cabral, 2008).

Além dos projetos e programas, uma nova forma gerencial tem se apresentado no mundo dos negócios, mas pouco explorada pelas organizações brasileiras: gerenciamento de portfólio – "gerenciamento de projetos e/ou programas de forma sistêmica" (PMBOK, 2004).

O gerenciamento de portfólio é uma tendência atual, haja vista que os recursos financeiros estejam cada vez mais escassos e as organizações não disponibilizam de tempo nem dinheiro para desperdiçar. Por isso é importante saber escolher os projetos certos a serem executados.

Este artigo tem como proposta, transmitir resumidamente alguns conhecimentos a respeito do portfólio: o que é, qual sua finalidade, onde se aplica e quem o aplica. Disponibiliza também um debate sobre mais esta ferramenta para auxilio ao gerenciamento de projetos.

Método

Este trabalho consiste numa revisão bibliográfica, baseado em pesquisas em livros, artigos científicos e de revisão em revistas especializadas, websites, fóruns, listas de discussão e manuais que abrangem o tema portfólio e seu gerenciamento.

Conceitos

Para facilitar o entendimento é necessário conceituar o tema portfólio sobre diversas óticas, mostrando a visão de diferentes autores e algumas das suas definições e características.

Portfólio

O portfólio é uma coleção de projetos que são desenvolvidos sob a administração de uma grande unidade organizacional. Cada projeto pode se relacionar com outros ou ser independente, no entanto, devem fazer parte de objetivos estratégicos determinados e assim buscar recursos na organização (Archer & Ghasemzadeh, 1999).

O portfólio serve para garantir que o conjunto de projetos escolhidos e mantidos na carteira deve atender os objetivos organizacionais (Kendall e Rollins, 2003).

Um portfólio é um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos (PMBOK, 2004).

Figura 1. Independência e inter-relacionamentos no portfólio.

Fonte: Abdollahyan, 2009.

Para Silveira (2008) é o processo que fornece uma forma de escolha, priorização, autorização e gerenciamento de todo o trabalho da organização, incluindo em andamento, concluído e trabalho aprovado para execução.

Utilizaremos algumas questões para ajudar na contextualização do gerenciamento do portfólio.

Porque desenvolver um modelo de gestão/gerenciamento de portfólio?

Pesquisa divulgada pelo Gartner revelou que as organizações que implementaram processos e ferramentas de gestão de portfólio têm obtido de 10% a 25% de redução de custos e aumento de 5% a 40% no retorno de investimentos no portfólio de projetos para o mesmo orçamento, ao financiar projetos de alto valor e cancelar projetos de alto custo e baixo retorno (Gartner, 2005).

Além desses dados existem outros benefícios no gerenciamento de portfólio como, por exemplo: melhoria na alocação de recursos, aumento na colaboração, melhoria no equilíbrio de trabalho, mudanças do foco de custos para foco nos investimentos.

Quem é responsável pelo desenvolvimento do portfólio e quem tomará as decisões das saídas geradas por ele?

O portfólio normalmente é desenvolvido nas organizações de grande porte ou as que possuem multiprojetos, que em sua maioria já atingiram o nível três do modelo de maturidade corporativa em gerenciamento de projetos (MMGP).

Para Prado (2004), o modelo de maturidade corporativa é a estruturação adequada dos setores críticos da organização para o gerenciamento de projetos.

Entretanto, existem outros modelos de maturidade que podem ser seguidos, a exemplo, do Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), constituído a partir de três elementos: conhecimento, avaliação e aperfeiçoamento que permite identificar as melhores práticas a capacitações da organização e estruturar o planejamento estratégico aos seus projetos (PMBOK, 2004).

Nesse contexto a figura do PMO, ou seja, escritório de gerenciamento de portfólio (Portfólio Management Office) terá efetivo papel no estabelecimento de critérios de priorização e seleção e auditoria para gerar subsídios para a tomada de decisões. No qual, cabe diretamente aos executivos ou a alta direção da organização as decisões de autorização, priorização ou mitigação dos projetos que não se enquadrem na missão da organização, mesmo com a previsão de retorno de investimentos.

Se uma revisão regular de projetos do portfólio se tornar uma norma organizacional, então o conjunto de projetos estará continuamente alinhado a missão organizacional (Parviz e Ginger, 2007).

Como desenvolver o gerenciamento de portfólio?

Para DiTullio (2007), um dos modelos mais simplificados que pode ser encontrado nas literaturas é o desenvolvimento de um processo que reúne três etapas: Identificação, Priorização e Seleção.

A identificação é uma forma padronizada e concisa de identificar as iniciativas que melhor comportam as metas corporativas, normalmente é a avaliação individual de cada projeto. Priorização é a fase em que as iniciativas analisadas serão observadas aquelas que podem englobar o alinhamento estratégico, os riscos, a disponibilidade de recursos, os relacionamentos interdependentes e os níveis de esforços no trabalho, bem como as considerações estratégicas com o ambiente interno e externo. Por fim a seleção define a carteira de portfólio que será constantemente submetida a confrontações com novas iniciativas, mudanças globais e o planejamento estratégico do negócio (DiTullio, 2007).

Embora existam outros modelos mais complexos e sofisticados, o processo de desenvolvimento de portfólio deve simples e objetivo envolvendo a todos os departamentos e principalmente os executivos ou a alta direção da organização, pois, estes necessitam de informações claras e precisas para a tomada de decisões.

Onde se aplicam o desenvolvimento de portfólio de projetos? Em que áreas?

À medida que a abrangência do gerenciamento portfólio de projetos for aumentada haverá maiores resultados. O gerenciamento de portfólio nunca irá atuar selecionando projetos de uma única área, mas sim, realizando um balanceamento dos projetos e áreas que compõem a organização, conforme demonstra a tabela 1.

Tabela 1. Áreas de aplicação do portfólio.

Em que momento do projeto é aplicado o portfólio?

Sabemos que o portfólio visa alinhar os projetos durante todo seu ciclo de vida aos objetivos dos negócios. Segundo Xavier (2007), o ciclo de vida de um projeto é um esforço que tem um tempo determinado, embora possa ser variável, mas ele tem seu início, meio e fim.

Imagine que existam dez propostas de projetos para os executivos ou a alta direção selecionar, ou seja, dez propostas de investimentos. É preciso saber qual dessas propostas é a que está mais alinhada com os objetivos estratégicos da organização. Qual é o projeto que no final vai gerar mais benefícios. Então para ajudar nessas escolhas, existe a técnica de gerenciamento de portfólio.

No entanto, o portfólio é aplicado fora do gerenciamento dos projetos, conforme PMBOK (2004), os processos de iniciação são frequentemente realizados fora do escopo de controle do projeto pela organização ou pelos processos de programa ou de portfólio.

Alinhando portfólio as estratégias de negócio

O grande desafio das organizações será abordar o gerenciamento de projetos por uma visão corporativa alinhada do planejamento estratégico à carteira de portfólio, programas e projetos da organização, que por sua vez necessitam de identificar quais são os projetos prioritários, quais podem trazer maiores resultados e quais são os riscos envolvidos.

O foco não está no custo, mas sim no valor que o trabalho traz para a organização. Projetos então são eliminados ou postergados de acordo como o valor que contribuem para a organização (Silveira, 2008).

Figura 2. Portfólio alinhado a estratégia de negócio.

Fonte: Abdollahyan, 2009.

Conclusão

Este artigo descreveu uma abordagem sobre o gerenciamento de portfólio destacando alguns pontos desde sua concepção à sua aplicação, esta ferramenta não deve ser considerada uma norma ou regra, mas sim um referencial de boas práticas.

Para Vargas (2005), o portfólio conduz ao aprimoramento dos negócios da organização através da gestão por projetos, que o gerenciamento de portfólio e o PMO não competem entre si, mas sim são estratégias complementares e que cada organização possui sua maturidade em projetos, em função de seu segmento, atuação e estrutura.

A gestão de portfólio de projetos pode ajudar de forma significativa a gestão de ambientes com múltiplos projetos, fornecendo uma orientação estratégica e tática para a gestão de projetos. Vários problemas encontrados pela gestão de projetos tradicionais, tais como, dificuldade na alocação de recursos e definição de prioridades durante o planejamento dos projetos podem ser amenizados pelo uso efetivo de técnicas provenientes da gestão de portfólio (Correia, 2005).

Vale ressaltar, que fica cada vez mais evidente a utilização de métodos de governança, gerenciamento ou gestão direcionados no alinhamento das estratégias de negócios nos últimos anos.

Assim, não seria diferente para o gerenciamento de projetos, o portfólio é uma proposta para auxiliar os gerentes a sistematizar e sintetizar suas idéias e reflexões sobre os processos e os impactos dos projetos, no que tange relevância para a organização.

Permitindo a melhoria do trabalho colaborativo entre as diversas áreas, proporcionando o melhor entendimento das partes envolvidas, e ainda, resultando em ganhos de produtividade e competitividade dos negócios provenientes da melhoria na otimização dos recursos (seja recurso financeiro ou recurso humano) com o tão desejado alinhamento as estratégias da organização.

Referências

[Abdollahyan, Prof. Farhad, Mestre] MSc, PMP, PRINCE2™ Practitioner, Consultor e Professor, Fundamentos de Gerenciamento de Projetos, 28 de abr., 2009, Florianópolis, SC.

[Correia, Breno César Spindola] Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software Pós-Graduação em Ciência da Computação, UFPE, Universidade Federal de Pernambuco, Recife, PE, 2005, disponível em <http://www.cin.ufpe.br/~hermano/download/dissertacoes/portfolius.pdf >Acesso em 31 de mai.,2009.

[DiTullio, Lisa] Revista Mundo Project Management, Gerenciamento Estratégico de Portfólio de Projetos, n 17, out.,nov.2007.

[Parviz, F. Rad; Ginger Levin] Revista Mundo Project Management, Um Modelo Formalizado para Gerenciar um Portfólio de Projetos Internos, n 16, ago.,set.2007.

[Prado, Darci Santos do] Gerenciamento de Programas e Projetos nas Organizações, Série Gerência de Projetos, volume 1, Terceira edição, INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2004.

[Silveira, André] Gestão de Portfólio – Administrando sua carteira de projetos, disponível em <http://www.expleo.com.br> Acesso em 25 de mai.,2009

[Souza, Adler Diniz de; Rocha, Ana Regina; Santos, Gleison; Cabral, Reinaldo] Gerenciamento de Portfólio com Foco na Seleção de Projetos, COPPE/UFRJ - Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, RJ, 2008.

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[Vargas, Ricardo] Gestão de Portfólio de Projetos utilizando BSC, disponível em<http://www.pmdome.com/download/palestra%20portfolio%20pmimg.pdf> Acesso em 28 de mai., 2009.

[Xavier, Carlos Magno da Silva; Vivacqua, Flavio Ribeiro] Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methoware, Terceira edição, 2007.