Foco na Administração

Há inúmeras situações a serem administradas em uma empresa, seja ela de qualquer tamanho. Desde a abertura das portas até além do fechamento delas, pois não é incomum os negócios estenderem-se além das fronteiras físicas da empresa e do horário comercial. Aos gestores cabe o resultado ao final de cada mês. Olhar o controle financeiro, seja ele de que tipo, e encontrar um valor maior do que zero, o tão batalhado lucro.

Quero salientar que o controle de uma empresa não necessariamente precisa ser informatizado, ou seja, o computador facilita muito, mas não é a única ferramenta para controlar as coisas. Um simples caderno pode ser de muita eficiência. Portanto, aos pequenos empresários de pequenos comércios ou prestadores de serviço, digo que não se "michem", como diz o gaúcho, por não ter um computador para fazer os controles. O importante é anotar tudo, mas tudo mesmo, desde um saco de açúcar para o cafezinho até o pagamento do aluguel.

Muito importante é separar estas anotações, por tipo de receita ou despesa. Custos fixos dos custos variáveis e despesas dos custos (despesa é uma coisa e custo é outra). Dicas para fazer isso:

- Custo é tudo que está envolvido diretamente na produção de seu produto ou serviço. Se você tem uma oficina mecânica o oxigênio usado na solda é custo, pois é usado na produção do serviço, bem como a luva de segurança utilizada pelo mecânico. Numa gráfica a tinta para a impressora também é custo.

- Despesa é tudo que você gasta para a empresa que não está envolvido com a produção do produto ou do serviço: o tão popular cafezinho, o material de limpeza, o papel ofício, entre outros.

- Custo fixo: todo custo que existirá independente do faturamento, como por exemplo o aluguel, a taxa de água, o telefone, os funcionários fixos, entre outros.

- Custo variável: todo o custo que varia conforme o faturamento. Quanto maior a venda maior ele será, como por exemplo o tecido numa confecção, o oxigênio para a solda numa oficina mecânica ou a tinta para a impressora numa gráfica.

Feito isso, de forma sistemática e religiosa, pode-se partir para administrar de fato estes números. Medí-los periodicamente é de suma importância para a saúde da empresa. Com estas informações básicas à mão começamos a enxergar a empresa de forma diferente. Será possível identificar coisas que antes não percebíamos, possibilitando corrigir desperdícios, otimizar gastos e melhorar os resultados. Atacar os custos fixos é um bom começo.

Um assunto delicado e também muito comum nas empresas, sobretudo nas pequenas, é o mau controle do caixa. Como o dono da empresa normalmente é quem toma conta dele, acaba misturando sua vida pessoal com a vida da empresa, de forma descontrolada. Lança mão do dinheiro do caixa para pagar contas pessoais. Um erro gravíssimo. A empresa é uma coisa completamente distinta da vida pessoal do empresário. Apesar de ser o dono, nesta situação, tem que ter tratamento de funcionário, como qualquer outro, que trabalha e tem salário, que neste caso chamamos de pró-labore. Se quiser pagar suas contas que use o dinheiro de seu salário. Em um ou outro caso em especial (não deve ser rotina) pode até pegar dinheiro do caixa, mas que faça a devida anotação e lance um vale de adiantamento em seu nome. Mas, o ideal é manter estas coisas em separado, de forma bem profissional. Pensem nisto.