Email - Organização e Segurança

E-mail, ou "Correio eletrônico é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação." Um endereço de e-mail é composto por duas partes: o nome do usuário e o computador onde o serviço de e-mail está instalado, estas partes são separadas pelo símbolo  "@", que na leitura de um e-mail significa "em". Ou seja, ao enviar um e-mail para exemplo@exemplo.com, pode se dizer que você está dando uma ordem para o seu serviço de e-mail entregar sua mensagem para o usuário atendimento que está em "exemplo.com".

Embora seja uma tecnologia antiga, pouca coisa mudou desde seu surgimento; e as poucas tentativas de "reinventar o e-mail" não tiveram exito. Dentre elas estão o Google Wave, o Google Inbox, e o Facebook Mail. A comunicação através de redes sociais (como o Facebook e o Google Plus), e aplicativos de mensagem instantânea (Whatsapp, Skype, Hangout e afins) se popularizaram no ambiente informal e na comunicação pessoal, porém em ambiente corporativo têm uma representação tímida.

O e-mail é uma ferramenta importante e indispensável, porém é necessário fazer bom uso afim de não atrapalhar a produtividade do usuário.

Dicas para organização e apresentação do e-mail

• Ter várias contas, uma para cada cenário (pessoal, profissional, projetos...). Caso tenha outro trabalho, como freelancer ou professor, crie e-mails próprios para cada uma dela).
• Ser simples e objetivo no nome de usuário da conta. A dupla nome e sobrenome é o principal padrão usado, porém algumas organizações adotam a primeira letra do nome e o sobrenome). Números e apelidos não são recomendados.
• Determinar horários de leitura. Três vezes ao dia é o ideal, no começo, logo pela manhã, após o almoço e no fim do dia. Urgências devem vir por telefone, não por e-mail.
• Desativar os alertas de novas mensagens: Use regras para avisar sobre e-mails que devem ser lidos na hora.
• Manter a caixa de entrada vazia, nela deve conter apenas assuntos em andamento ou que aguardam providências.
• Organizar o e-mail em pastas Hierárquicas, conforme o cenário.
• Envie e-mails curtos e objetivos, uma ligação pode ser mais efetiva que um grande e-mail, e todas as dúvidas serão sanadas na hora. Um texto longo pode demorar a ser respondido ou ser mal compreendido.

Durante os momentos de leitura, profissionais indicam a aplicação da regra dos 4 D's: 

• Se for irrelevante, delete ele (Delete it);
• Se não for para você, delegue (Delegate it);
• Vai gastar menos que 3 minutos, faça (Do it)
• Se precisar de mais tempo, adie (Defer it)

Quando for redigir o e-mail, as dicas abaixo são essenciais:

• Organize suas ideias, quanto mais importante o e-mail, maior deve ser o tempo dedicado à esta etapa;
• Atente-se à ortografia, crie o hábito de passar o revisor ortográfico;
• Seja objetivo e cortez;
• Faça uma releitura;
• Verifique se os rementes estão corretos;
• E não use temas ou excesso de cores e imagens sem uma real necessidade.

Ao final não esqueça de colocar sua assinatura de e-mail. Ela deve ser simples e objetiva, e conter os dados de contato que o remetente poderá usar. Para cada cenário uma assinatura diferente, e para cada assinatura uma versão completa para o primeiro contato, e uma versão reduzida para respostas. A assinatura corporativa é um elemento de comunicação da marca, portanto não deve ser alterada sem autorização da direção da empresa. Caso encontre oportunidades de melhoria, comunique à equipe de marketing, ou faça uma contribuição à caixa de sugestões da empresa.

Dicas de segurança

O spam é o maior vilão do e-mail, e os clientes de e-mail ajudam o usuário a lidar com ele. Spam são mensagens não solicitadas, normalmente enviadas à muitas pessoas.

Para evitá-lo algumas medidas de segurança são necessárias:

• Não se cadastrar em sites desconhecidos com seu e-mail principal;
• Nunca use o e-mail da empresa para assuntos fora do cenário profissional (enviar vídeos e imagens engraçadas, fóruns de discussão, comentários em blogs, sites de compras...);
• Mantenha seu anti-vírus atualizado;
• Tenha atenção ao navegar na internet e cautela ao abrir anexos e links dos e-mails recebidos, mesmo que o remetente seja confiável, na dúvida, pergunte ao remetente caso haja suspeita;
• Ao encaminhar mensagens remova os endereços de e-mail e informações pessoais que não devem ser encaminhadas ao novo destinatário.
• Use e-mails temporários ao se cadastrar em sites que você desconfia, ou não deseja manter o cadastro por muito tempo.
• Denuncie spam e phishing nos clientes de e-mail, eles utilizam estas informações para aprimorar o sistema anti-spam deles;
• Avise aos amigos caso seu computador tenha sido infectado ou sua conta tenha sido invadida;
• Evite usar suas contas de e-mail em computadores públicos;
• Use os status de prioridade e importância do e-mail com responsabilidade, ou deixaram de acreditar nele;
• Use filtros de e-mail, eles fazem ações automáticas baseando-se em regras que você configura, como apagar automaticamente mensagens de um destinatário íncomodo, ou exibir um alerta quando receber um e-mail marcado como Importante.

É comum que as contas de e-mail contenham dados pessoais e profissionais sigilosos, dados bancários, e outras senhas. Caso essas informações sejam deletadas ou roubadas, o dono da pode ter grandes prejuízos. Por isso o uso de senhas fortes é sempre recomendado, há diversos serviços on-line para gerar senhas automaticamente, e alguns sites avalizam sua senha durante o cadastro. 

Referência:

http://pt.slideshare.net/khyquer/outlook-bsihttp://pt.slideshare.net/khyquer/outlook-bsico-aula-1-13118673