Dicas de como organizar uma Festa de Aniversário Infantil
Por Geraldo Moacir Soares | 29/10/2008 | Sociedade
10 dicas de como organizar uma Festa de Aniversário Infantil
Aqui vão algumas dicas importantes para que a sua festa de aniversário aconteça de forma harmoniosa, considerando que eventualmente, pode ser que seja a sua primeira experiência como organizador(a) do evento. É bom ficar atento para alguns detalhes.
A Escolha do Tema - Em aniversários de crianças, a escolha da mesa temática (ou do tema) é a atividade que mais consome tempo, principalmente se o patrocinador da festa (geralmente o pai ou a mãe da criança aniversariante) ainda não tem o tema bem definido. Vale a pena pedir opinião de quem conhece o assunto. Sugestões de pessoas mais experientes poderão ajudar na definição. Se for possível, procurar sempre visualizar as mesas temáticas já pré-montadas ou ter acesso a fotografias (convencionais ou eletrônicas - disponíveis através de slides no computador). É bom ficar bem atento aos detalhes como: cores, a sintonia das toalhas de acabamento das mesas temáticas e do painel decorativo (que normalmente acompanha a locação), a representatividade das peças que compõem as mesas decoradas e os componentes das mesas temáticas. Muito importante: não deixar a escolha do tema para a última hora. O ideal é fazer a reserva da mesa temática com uma antecedência de 90 (noventa) dias, para não correr o risco de não conseguir fazer a locação do tema desejado ou de acordo com os convites que eventualmente, já foram distribuídos aos convidados. Os temas da moda, normalmente são os mais procurados, principalmente pela influência dos programas televisivos infantis. Planejar é necessário, sempre com a visão do todo. Outro fato interessante é que a escolha do tema para aniversários de crianças de 1 (um) até 2 (dois) anos, normalmente é feita pelos pais. A partir dos 3 anos, a própria criança prefere escolher o seu tema e costuma não aceitar a opinião dos pais.
Os Convites - Escolher um modelo de convite que tenha beleza e qualidade de apresentação é muito importante, por ser aí o cartão de entrada da festinha de aniversário. O tema do convite precisa ter uma sintonia bem afinada com o tema da mesa temática escolhida. As lojas que fazem a locação de itens temáticos já oferecem os convites com os temas alusivos. Solicitar orientação nas lojas de locação é sempre bom para que a escolha seja a mais acertada, considerando que as pessoas que ali trabalham, lidam com esse assunto a todo momento. Entretanto, a escolha é sempre sua e deve prevalecer aquilo que te encanta. Se optar por fazer um convite exclusivo com a foto da criança, antes de obter a versão final, faça questão de ver a prova das amostras antecipadamente, para evitar surpresas desagradáveis com o produto final.
As Lembrancinhas de Mesa - Uma festinha de aniversário infantil que se preza oferece sempre uma Lembrancinha de Mesa (ou uma recordação do aniversário) à altura do evento. Esse item reflete bem e registra o aquele "momento". Porém, a escolha da lembrancinha requer muito critério (normalmente, as mães são bem mais atenciosas neste quesito). Ficar atento para a harmonia e sintonia com o tema, o acabamento, a segurança, o tipo de material utilizado (não pode ser tóxico, se for utilizada tinta na pintura, tem que estar bem seca e não pode manchar se molhar), as cores tem que ser bem vivas, a quantidade tem que ser adequada (importante, pois se a lembrancinha for exclusiva, pode custar bem mais caro solicitar peças adicionais). Ter uma reserva entre 10 a 20% (dez a vinte por cento) a mais é recomendado, pois pode aparecer na festinha aquela visita inesperada. Algumas pessoas, por questões econômicas ou por uma definição pessoal, optam por fazer a própria lembrancinha. Isso é bastante salutar, pois pode ser um bom exercício para mostrar a sua criatividade. Entretanto é preciso ter habilidade para lidar com o assunto, pois os convidados notam e comentam sobre: o acabamento, a combinação de cores, o material utilizado, a harmonia, e assim por diante). Reserve sempre uma lembrancinha para você (papai ou mamãe da criança aniversariante), porque aquele momento não se repete!
O Local da Festa - Fazer a festa de aniversário de criança em apartamento não é muito conveniente. O ideal é utilizar o salão de festas do prédio, por ser mais adequado e ter um custo mais acessível. Quando este for o caso, atentar para os horários e as regras do condomínio ou da administração do salão de festas. Existem atualmente, diversos salões de festas para locação em locais específicos com preços bastante variáveis, de acordo com a infra-estrutura disponível. A escolha deve levar em conta: a localização, o acesso, o estacionamento para os convidados, as instalações (hidráulicas, elétricas e sanitárias) a luminosidade, a segurança (de maneira geral), a acústica e a aparência (o visual do local). Ao fazer a locação do salão de festas, atentar para os detalhes que estão registrados no contrato de locação, para evitar surpresas futuras na hora de fazer a entrega do salão (devolver o salão). Conferir atentamente tudo aquilo que está sendo locado (ou liberado para o uso) e, de preferência deixar alguém responsável para fazer o check-list do recebimento e da devolução do salão e ou dos acessórios/equipamentos locados. A reserva deve ser feita com bastante antecedência, principalmente porque o endereço do mesmo tem que ser citado nos convites (para isso, se o local não for popular, fazer um mapa de maneira a deixar bem claro como os convidados podem chegar até o local do evento). Nunca abra mão de visitar o local antes de ratificar a locação. Fique sempre atento(a) a todos os itens registrados no contrato (as cláusulas devem ser bem claras e de fácil entendimento). Já é uma prática de mercado a exigência de Cheque-caução para garantir o acerto final da contratação e inibir a possibilidade de danificação dos bens locados.
As Comidas e Bebidas - Este item é de fundamental importância, principalmente porque existe a necessidade de se fazer a escolha certa do fornecedor. Se a comida for feita no próprio local, atentar bem para os cuidados de higiene, acomodação e de segurança. Escolher, preferencialmente a comida de acordo com as condições climáticas, devido à sensibilidade de alguns ingredientes ou da mistura destes. Ficar atento às bebidas, pois crianças não tem noção para distinguir entre um refrigerante e certas bebidas alcoólicas. O uso de copos, talheres, pratos e garrafas descartáveis é o mais recomendado, por questões de higiene e para se evitar possibilidades de pequenos acidentes. Maior praticidade se tem utilizando os serviços especializados em buffet. As recomendações básicas são as mesmas do item anterior ao se contratar um serviço de buffet (escolher bem o fornecedor, de preferência aquele que tenha boas referências). É muito comum as empresas especializadas em serviços de buffet oferecerem a degustação dos produtos que são oferecidos. É uma boa oportunidade para dirimir eventuais dúvidas.
Checando todos os itens - Faça sempre uma checagem de tudo com antecedência. Um bom planejamento não pode literalmente ir por "água abaixo" em função de um pequeno detalhe que você se esqueceu. Já imaginou, no auge da festa se falta o guardanapo, ou o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender a velinha?
É muito fácil fazer este check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou já começou) e as coisas estão acontecendo.
Atendendo aos seus convidados - Os seus convidados são muito importantes e tem que ter toda a atenção. Afinal de contas eles te prestigiando e atenderam ao seu convite. Esboce sempre um sorriso, dando atenção a todos, na medida do possível, mesmo sabendo que a sua responsabilidade com o evento é muito grande. Procure fazer "um social" com eles.
Se for possível, vá recebê-los na chegada e durante os cumprimentos, agradeça-os por terem vindo.
Como se conduzir durante a Festa - Você programou a festa, tudo prontinho, muita expectativa. Os convidados começam a chegar. Será que vai dar tudo certo? E agora, como devo me comportar? Deixar as coisas acontecerem e "seja o que Deus quiser". Bem, pode até ser assim. Entretanto se você parar um pouquinho para pensar, alguns dos quesitos abaixo podem ser planejados com antecedência, de maneira a evitar eventuais transtornos. Vejamos alguns exemplos:
. Gestão dos serviços dos garçons, recepcionistas, seguranças, fotógrafos, animadores, pessoal da limpeza, etc. --> pode ser muito simples, se você delegar estes assuntos para alguém que vai te dar um suporte durante o evento. Dessa maneira, apenas aquilo que for muito crítico seria passado para você tomar a decisão.
. Aconteceu um incidente (algum convidado se desentendeu com outro, alguém se escorregou e caiu, faltou água ou energia, etc. --> Imagine que isso pode acontecer. E se acontecer, você dever ter a serenidade para encarar da melhor forma e resolver discretamente. Fazer alardes, nem sempre ajuda em horas como esta.
. Faltou comida ou bebida, o que fazer? O ideal é prever que isso poderá acontecer e durante o planejamento da festa pensar em uma contingência como --> atendimento emergencial alternativo de forma discreta, para evitar o desconforto dos seus convidados; adquirir uma reserva para atender se necessário; deixar o seu fornecedor de sobreaviso, e assim por diante.Por mais incrível que possa parecer, qualquer um está sujeito a este tipo de imprevisto quando se está se oferecendo uma festa. Então, planejar com antecedência é a melhor forma. Algumas pessoas se postam como, se faltar resolvo na hora. Outras acham que nunca vai faltar. É bom ficar atento para não passar vexame. Será que não seria melhor sobrar do que faltar? Já imaginou o que os convidados comentariam?
Pense sempre em tudo com antecedência e curta também a festa, afinal você merece!
As Fotografias - O momento é único. Nunca se esqueça disso. Se for o aniversário de 1o. aninho então nem se fala.
Não deixe de registrar todos esses bons momentos. Delegue com antecedência essa tarefa de fotografar (ou de filmar) a alguém em que você possa confiar e saber que essa pessoa sempre está atenta a tudo. Essa incumbência não pode ser sua, afinal você também é o ator (atriz) desse evento.
Como se conduzir após a Festa - A festa acabou e você está exausta(o). A vontade é de abandonar tudo e ir descansar. Talvez você possa até fazer isso mesmo, pois fez um planejamento tão abrangente que previu até ter uma pessoa para fazer o pós-festa. Mas nem sempre é assim, pois aqueles se propuseram a te ajudar também estão cansados, ou já até foram embora. Parece que vai sobrar é para você mesma(o).
Não se desespere. Pense, por exemplo, que tem uma cláusula no contrato que você assinou com o clube, com o salão ou a casa de festas, que previa a entrega do ambiente em perfeitas condições. E se você fez a locação do tema, das toalhas de convidados, mesas, cadeiras, peças de cenários, etc. Infringir as regras contratuais poderão gerar transtorno posteriormente. Se não for esse o caso, dar uma olhada geral no ambiente, mesmo que os demais detalhes sejam feitos depois, é sempre bom, principalmente se a festa aconteceu na sua residência.
Lembrete: tente arrumar um tempinho para curtir também o pós-festa. Poderá ser bastante interessante você relembrar tudo que aconteceu.
Aqui vão algumas dicas importantes para que a sua festa de aniversário aconteça de forma harmoniosa, considerando que eventualmente, pode ser que seja a sua primeira experiência como organizador(a) do evento. É bom ficar atento para alguns detalhes.
A Escolha do Tema - Em aniversários de crianças, a escolha da mesa temática (ou do tema) é a atividade que mais consome tempo, principalmente se o patrocinador da festa (geralmente o pai ou a mãe da criança aniversariante) ainda não tem o tema bem definido. Vale a pena pedir opinião de quem conhece o assunto. Sugestões de pessoas mais experientes poderão ajudar na definição. Se for possível, procurar sempre visualizar as mesas temáticas já pré-montadas ou ter acesso a fotografias (convencionais ou eletrônicas - disponíveis através de slides no computador). É bom ficar bem atento aos detalhes como: cores, a sintonia das toalhas de acabamento das mesas temáticas e do painel decorativo (que normalmente acompanha a locação), a representatividade das peças que compõem as mesas decoradas e os componentes das mesas temáticas. Muito importante: não deixar a escolha do tema para a última hora. O ideal é fazer a reserva da mesa temática com uma antecedência de 90 (noventa) dias, para não correr o risco de não conseguir fazer a locação do tema desejado ou de acordo com os convites que eventualmente, já foram distribuídos aos convidados. Os temas da moda, normalmente são os mais procurados, principalmente pela influência dos programas televisivos infantis. Planejar é necessário, sempre com a visão do todo. Outro fato interessante é que a escolha do tema para aniversários de crianças de 1 (um) até 2 (dois) anos, normalmente é feita pelos pais. A partir dos 3 anos, a própria criança prefere escolher o seu tema e costuma não aceitar a opinião dos pais.
Os Convites - Escolher um modelo de convite que tenha beleza e qualidade de apresentação é muito importante, por ser aí o cartão de entrada da festinha de aniversário. O tema do convite precisa ter uma sintonia bem afinada com o tema da mesa temática escolhida. As lojas que fazem a locação de itens temáticos já oferecem os convites com os temas alusivos. Solicitar orientação nas lojas de locação é sempre bom para que a escolha seja a mais acertada, considerando que as pessoas que ali trabalham, lidam com esse assunto a todo momento. Entretanto, a escolha é sempre sua e deve prevalecer aquilo que te encanta. Se optar por fazer um convite exclusivo com a foto da criança, antes de obter a versão final, faça questão de ver a prova das amostras antecipadamente, para evitar surpresas desagradáveis com o produto final.
As Lembrancinhas de Mesa - Uma festinha de aniversário infantil que se preza oferece sempre uma Lembrancinha de Mesa (ou uma recordação do aniversário) à altura do evento. Esse item reflete bem e registra o aquele "momento". Porém, a escolha da lembrancinha requer muito critério (normalmente, as mães são bem mais atenciosas neste quesito). Ficar atento para a harmonia e sintonia com o tema, o acabamento, a segurança, o tipo de material utilizado (não pode ser tóxico, se for utilizada tinta na pintura, tem que estar bem seca e não pode manchar se molhar), as cores tem que ser bem vivas, a quantidade tem que ser adequada (importante, pois se a lembrancinha for exclusiva, pode custar bem mais caro solicitar peças adicionais). Ter uma reserva entre 10 a 20% (dez a vinte por cento) a mais é recomendado, pois pode aparecer na festinha aquela visita inesperada. Algumas pessoas, por questões econômicas ou por uma definição pessoal, optam por fazer a própria lembrancinha. Isso é bastante salutar, pois pode ser um bom exercício para mostrar a sua criatividade. Entretanto é preciso ter habilidade para lidar com o assunto, pois os convidados notam e comentam sobre: o acabamento, a combinação de cores, o material utilizado, a harmonia, e assim por diante). Reserve sempre uma lembrancinha para você (papai ou mamãe da criança aniversariante), porque aquele momento não se repete!
O Local da Festa - Fazer a festa de aniversário de criança em apartamento não é muito conveniente. O ideal é utilizar o salão de festas do prédio, por ser mais adequado e ter um custo mais acessível. Quando este for o caso, atentar para os horários e as regras do condomínio ou da administração do salão de festas. Existem atualmente, diversos salões de festas para locação em locais específicos com preços bastante variáveis, de acordo com a infra-estrutura disponível. A escolha deve levar em conta: a localização, o acesso, o estacionamento para os convidados, as instalações (hidráulicas, elétricas e sanitárias) a luminosidade, a segurança (de maneira geral), a acústica e a aparência (o visual do local). Ao fazer a locação do salão de festas, atentar para os detalhes que estão registrados no contrato de locação, para evitar surpresas futuras na hora de fazer a entrega do salão (devolver o salão). Conferir atentamente tudo aquilo que está sendo locado (ou liberado para o uso) e, de preferência deixar alguém responsável para fazer o check-list do recebimento e da devolução do salão e ou dos acessórios/equipamentos locados. A reserva deve ser feita com bastante antecedência, principalmente porque o endereço do mesmo tem que ser citado nos convites (para isso, se o local não for popular, fazer um mapa de maneira a deixar bem claro como os convidados podem chegar até o local do evento). Nunca abra mão de visitar o local antes de ratificar a locação. Fique sempre atento(a) a todos os itens registrados no contrato (as cláusulas devem ser bem claras e de fácil entendimento). Já é uma prática de mercado a exigência de Cheque-caução para garantir o acerto final da contratação e inibir a possibilidade de danificação dos bens locados.
As Comidas e Bebidas - Este item é de fundamental importância, principalmente porque existe a necessidade de se fazer a escolha certa do fornecedor. Se a comida for feita no próprio local, atentar bem para os cuidados de higiene, acomodação e de segurança. Escolher, preferencialmente a comida de acordo com as condições climáticas, devido à sensibilidade de alguns ingredientes ou da mistura destes. Ficar atento às bebidas, pois crianças não tem noção para distinguir entre um refrigerante e certas bebidas alcoólicas. O uso de copos, talheres, pratos e garrafas descartáveis é o mais recomendado, por questões de higiene e para se evitar possibilidades de pequenos acidentes. Maior praticidade se tem utilizando os serviços especializados em buffet. As recomendações básicas são as mesmas do item anterior ao se contratar um serviço de buffet (escolher bem o fornecedor, de preferência aquele que tenha boas referências). É muito comum as empresas especializadas em serviços de buffet oferecerem a degustação dos produtos que são oferecidos. É uma boa oportunidade para dirimir eventuais dúvidas.
Checando todos os itens - Faça sempre uma checagem de tudo com antecedência. Um bom planejamento não pode literalmente ir por "água abaixo" em função de um pequeno detalhe que você se esqueceu. Já imaginou, no auge da festa se falta o guardanapo, ou o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender a velinha?
É muito fácil fazer este check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou já começou) e as coisas estão acontecendo.
Atendendo aos seus convidados - Os seus convidados são muito importantes e tem que ter toda a atenção. Afinal de contas eles te prestigiando e atenderam ao seu convite. Esboce sempre um sorriso, dando atenção a todos, na medida do possível, mesmo sabendo que a sua responsabilidade com o evento é muito grande. Procure fazer "um social" com eles.
Se for possível, vá recebê-los na chegada e durante os cumprimentos, agradeça-os por terem vindo.
Como se conduzir durante a Festa - Você programou a festa, tudo prontinho, muita expectativa. Os convidados começam a chegar. Será que vai dar tudo certo? E agora, como devo me comportar? Deixar as coisas acontecerem e "seja o que Deus quiser". Bem, pode até ser assim. Entretanto se você parar um pouquinho para pensar, alguns dos quesitos abaixo podem ser planejados com antecedência, de maneira a evitar eventuais transtornos. Vejamos alguns exemplos:
. Gestão dos serviços dos garçons, recepcionistas, seguranças, fotógrafos, animadores, pessoal da limpeza, etc. --> pode ser muito simples, se você delegar estes assuntos para alguém que vai te dar um suporte durante o evento. Dessa maneira, apenas aquilo que for muito crítico seria passado para você tomar a decisão.
. Aconteceu um incidente (algum convidado se desentendeu com outro, alguém se escorregou e caiu, faltou água ou energia, etc. --> Imagine que isso pode acontecer. E se acontecer, você dever ter a serenidade para encarar da melhor forma e resolver discretamente. Fazer alardes, nem sempre ajuda em horas como esta.
. Faltou comida ou bebida, o que fazer? O ideal é prever que isso poderá acontecer e durante o planejamento da festa pensar em uma contingência como --> atendimento emergencial alternativo de forma discreta, para evitar o desconforto dos seus convidados; adquirir uma reserva para atender se necessário; deixar o seu fornecedor de sobreaviso, e assim por diante.Por mais incrível que possa parecer, qualquer um está sujeito a este tipo de imprevisto quando se está se oferecendo uma festa. Então, planejar com antecedência é a melhor forma. Algumas pessoas se postam como, se faltar resolvo na hora. Outras acham que nunca vai faltar. É bom ficar atento para não passar vexame. Será que não seria melhor sobrar do que faltar? Já imaginou o que os convidados comentariam?
Pense sempre em tudo com antecedência e curta também a festa, afinal você merece!
As Fotografias - O momento é único. Nunca se esqueça disso. Se for o aniversário de 1o. aninho então nem se fala.
Não deixe de registrar todos esses bons momentos. Delegue com antecedência essa tarefa de fotografar (ou de filmar) a alguém em que você possa confiar e saber que essa pessoa sempre está atenta a tudo. Essa incumbência não pode ser sua, afinal você também é o ator (atriz) desse evento.
Como se conduzir após a Festa - A festa acabou e você está exausta(o). A vontade é de abandonar tudo e ir descansar. Talvez você possa até fazer isso mesmo, pois fez um planejamento tão abrangente que previu até ter uma pessoa para fazer o pós-festa. Mas nem sempre é assim, pois aqueles se propuseram a te ajudar também estão cansados, ou já até foram embora. Parece que vai sobrar é para você mesma(o).
Não se desespere. Pense, por exemplo, que tem uma cláusula no contrato que você assinou com o clube, com o salão ou a casa de festas, que previa a entrega do ambiente em perfeitas condições. E se você fez a locação do tema, das toalhas de convidados, mesas, cadeiras, peças de cenários, etc. Infringir as regras contratuais poderão gerar transtorno posteriormente. Se não for esse o caso, dar uma olhada geral no ambiente, mesmo que os demais detalhes sejam feitos depois, é sempre bom, principalmente se a festa aconteceu na sua residência.
Lembrete: tente arrumar um tempinho para curtir também o pós-festa. Poderá ser bastante interessante você relembrar tudo que aconteceu.
Boa Festa!!!
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