DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA VALMIR ANDRADE CONTABILIDADE SOBRAL LTDA

Benedito Pereira Andrade Júnior

 

 

 

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA VALMIR ANDRADE CONTABILIDADE SOBRAL LTDA

                                                  

                                                                        

 

 

Sobral/2013

BENEDITO PEREIRA ANDRADE JÚNIOR

 

 

 

 

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA VALMIR ANDRADE CONTABILIDADE SOBRAL LTDA

 

 

Artigo apresentado em comprimento da consultoria da empresa Júnior, do Curso de Administração, da Faculdade Luciano Feijão, orientado pela:

‘                                                                      Profa. Ms. Márcia Rodrigues.

 

 

 

 

 

Sobral/2013

SUMÁRIO

 

 

 

INTRODUÇÃO................................................................................................................. 03

1 HISTÓRICO................................................................................................................... 04

2 MISSÃO, VIDÃO E VALORES................................................................................... 05

2.1 MISSÃO....................................................................................................................... 05

2.2 VISÃO.......................................................................................................................... 05

2.3 VALORES................................................................................................................... 06

3 RESPONSABILIDADE SOCIAL................................................................................ 07

4 ANÁLISSE AMBIENTAL............................................................................................. 09

4.1 ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO...................................................................... 09

4.2 ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO.................................................................... 10

5 PLANEJAMENTO........................................................................................................ 11

5.1 ORGANIZAÇÃO......................................................................................................... 12

5.2 CONTROLE................................................................................................................ 14

6 ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS .......................................................................... 16

7 MARKETING................................................................................................................. 21

8 GESTÃO DE PESSOAS ............................................................................................ 24

8.1 GESTÃO DE PESSOAS COMPORTAMENTAL..............................................25

8.2 TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO.......................................................25  

CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................... 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTRODUÇÃO

A contabilidade vem passando por um período de grandes mudanças, principalmente quando falamos de tecnologia, a informatização dos processos como um todo é o grande desafio para os administradores. O enquadrarem com as novas regas impostas pelo governo exige grande dedicação.

Com as alterações impostas o escritório Valmir Andrade Contabilidade Ltda, também passa por grandes modificações interna, a finalidade deste trabalho colocar em prática todo o conhecimento adquirido ao logo dos semestres  do curso e com esse conhecimento auxiliar a administração da empresa em suas tomadas de decisões, concedendo informações gerenciais que auxiliam a gerência para solucionar os conflitos internos e externos, assim como identificar os problemas existentes e solucioná-los de forma que se usa a teoria aplicado com a prática.

O relatório possui as atividades realizadas descritas, assim como a forma de gerenciamento atual da organização, com experiência adquirida ao longo do estágio, conseguimos identificar a forma de com os processos interno estão sendo realizados, chegando a propor melhorias para a gerência, sendo elas bem aceita, o sistema de departamentalização se encaixou com a atividade da empresa, melhorando o fluxo de trabalho dos colaboradores, a existência de melhorias ainda existe é notória visando à melhoria para a administração da empresa.

O relatório possui extrema importância para a formação profissional e para o exercício da profissão, pois temos a oportunidade de unir a teria a prática, oferecendo o profissional à oportunidade demonstra sua competência sendo está avaliada na conclusão do curso.

1 HISTÓRICO

Em 1966 o jovem Francisco Valmir Andrade, iniciou sua paixão pela contabilidade trabalhando com auxiliar no escritório de seu irmão Francisco Eudes Andrade, jovem empreendedor decidiu comprar o escritório de seu irmão que tinha colocado a venda, nascendo assim à empresa Valmir Andrade Contabilidade Ltda, após concluir o curso técnico de contabilidade na Escola Técnica Dom José Tupinambá da Frota, há 47 anos. Hoje já administrada com auxilio da segunda geração onde seus quatros filhos passaram a integrar o quadro de diretores empregando também vários sobrinhos disseminados entre os setores da empresa, agregando um método administrativo bem peculiar com influencia de seu fundador, ou seja, uma cultura forte e resistente a mudanças com estrutura de empresa familiar. Onde Lodi (1987, p. 6) afirma que:

[...] a empresa familiar é aquela que a consideração da sucessão da diretoria está ligada ao fator hereditário e onde os valores institucionais da firma se identifica com o sobrenome da família ou com a figura de um fundador. O conceito de empresa familiar nasce, geralmente, com a segunda geração de dirigentes, ou por que o fundador pretende abiri caminhos para eles entre os seus antigos colaboradores, ou porque os futuros sucessores precisam criar uma ideologia que justifique a sua ascensão ao poder.

A empresa se desenvolveu de acordo com as necessidades de seus clientes, acompanhando as exigências do mercado se informatizando pesando não só em seu crescimento e de seus clientes, mais sim no crescimento de sua cidade, com o desenvolvimento de Sobral novas empresas foram surgindo, aumentando ainda mais sua cartela de clientes, assim aumentando a exigência do mercado, hoje a Valmir Andrade Contabilidade Ltda, é uma empresa sólida e moderna com equipamentos de última geração, comparada com outras empresas do setor, chegando com o reconhecimento no setor público, devido ao grande reconhecimento dos empresários sobralenses e com larga liderança no setor na Zona Norte do Estado do Ceará, hoje possui parceiros em varias cidades cearenses chegando a empresas situadas em outros estados como Piauí e Maranhão, com atendimento personalizado, de qualidade e segurança em seus diversos setores, percebeu a oportunidade de expansão tendo hoje três filiais nas cidades de Camocim, Itapipoca e Fortaleza.

2 MISSÃO, VISÃO E VALORES

Devido à empresa não possuir sua missão, visão e seus valores definidos e ter a oportunidade de está estudando a empresa mais a fundo, conhecendo suas metas, suas histórias, e a cultura organizacional o autor sugere a empresa alguns aspectos que possam nortear a empresa a atingir seus objetivos, assim como a elaboração de seu planejamento estratégico.

2.1 MISSÃO

Oferecer serviços contábeis com qualidade e eficácia suprindo as necessidades dos clientes físicos e jurídicos de forma rápida, clara e objetiva, utilizando-se do conhecimento técnico dos colaboradores e gestores aliados com as ferramentas contábeis em prol da evolução empresarial da nossa cidade e região, contribuindo para a geração de empregos e crescimento do município, estado e país, visando o crescimento de nossa sociedade.

Segundo Oliveira (2010, p. 50, grifo do autor) “missão é a determinação do motivo central da existência empresa, ou seja, a determinação de ‘quem a empresa atende’ seja com seus produtos e serviços, corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar. Portanto, a missão representa a razão de ser da empresa”

2.2 VISÃO

Ser o melhor escritório de contabilidade do Ceará torna-se uma empresa de franquia disseminando nossa marca por todos os estados, sempre através de princípios éticos, consolidar-se como uma empresa de referência, oferecendo soluções, atendimento personalizado, contribuindo para a satisfação, crescimento e sucesso de nossos clientes e colaboradores.

Segundo Oliveira, (2005, p. 88), “visão é conceituada como o limite que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla. Nesse contexto, a visão proporciona o grande delineamento do planejamento estratégico a ser desenvolvido e implementado pela empresa. A visão representa o que a empresa quer ser”.

A visão acima descrita deve ser compartilhada e entendida por todos os colaboradores da empresa, do setor estratégico até o operacional suas ações devem ser pautadas neste objetivo, pois só assim a visão poderá ser realmente alcançada tornando-se realidade.

2.3 VALORES

Para Fleury (2000, p. 7), valores é a concepção sobre as coisas devem ser, o que é certo ou errado, e boa parte dessas concepções foram soluções encontradas pelos líderes ou fundadores de uma organização em momentos difíceis que aconteceram no decorrer de sua história, sendo então incorporados à filosofia organizacional com a finalidade de origem o comportamento dos seus componentes e promover interação entre eles.  Por se tratar de ema empresa familiar os valores são bem definidos e claros, enfatizando a credibilidade através dos valores éticos e morais, por parte dos membros gestores, prevalecendo à hierarquia na tomada de decisão o respeito mutuo dos colaboradores, dentro disso fica fácil à identificação dos principais aspectos:

1. Ética profissional e pessoal.
2. Comprometimento e dedicação.
3.  Responsabilidade e transparência.
4. Valorização dos clientes e colaboradores.

3 RESPONSABILIDADE SOCIAL.

A responsabilidade social e ambiental é um dos temas mais discutido atualmente dentro e fora das organizações, ou seja, é fator importantíssimo para saúde, pois se trata da qualidade de vida das pessoasem geral. Deacordo com Silva (2001, p. 24) “responsabilidade social é comprometimento permanente dos empresários de adotar um comportamento ético e contribuir para o desenvolvimento econômico, melhorando simultaneamente a qualidade de vida de seus empregados e de suas famílias, da comunidade local e da sociedade como um todo”.

Quando falamos do mundo corporativo lembramos que o ambiente de trabalho vem cada vez mais complexo e propicio para o acumulo de stress, devido os prazos cada vez mais curtos, busca excessivo pelos lucros, fora das organizações também sofremos com determinados fatores tais como: trânsito caótico, poluição sonora e visual cada vez mais agressiva, poluição dor ar com isso as empresas vem procurando maneiras de suprir as essas imperfeições causadas muitas vezes por elas mesmas, através de programas de diminuição dos impactos ambientas, programas sociais para população e seus colaboradores, muitas vezes esses programas são bem aceitos pela população diminuindo algumas vezes as causas dos fatores acima relacionados.

Atualmente a Valmir Andrade Contabilidade não possui nenhum programa de responsabilidade social e ambiental, por trabalhar com uma atividade relativamente complexa e estressante e de pouco conhecimento da sociedade principalmente as mais carentes, o autor sugere os seguintes programas sociais e ambientais:

1. Programa Valmir Andrade Orienta.

No mês de julho se comemora o aniversário do fundador da empresa, nesta data a empresa poderia fazer uma atividade social para a população sobralense, ou seja, neste dia a empresa poderia em conjunto de seus colaboradores, colocar um estande localizado na praça de Cuba onde ocorre grande circulação de pessoas, onde esse estande estava a disposição da sociedade sobralense para tirar suas duvidas sobre assuntos relacionados a contabilidade, tais como: Aposentadoria, cálculos trabalhistas, duvidas sobre declarações de imposto de renda pessoa física, abertura de empresa, baixas de empresas, os ricos de ser um empresário “laranja”, inscrição de trabalhadores informais no programa de microempreendedores individuais, dentre outras informações existente que a população tenha dúvidas.

1. Programa V3 - Valmir Andrade Verde.

Todos nos sabemos a verdadeira origem do papel, devido o escritório possuir um enorme consumo deste material, a adoção do papel reciclado seria fundamental para a manutenção de nossas florestas, e se as empresas continuarem com o pensamento de que “o problema não é meu” não conseguiremos combater o aquecimento global dentre outras fatores que afetam a nossa vida as grandes empresas precisam pensar nas gerações futuras, principalmente quando falamos de empresas familiares, além de servimos de exemplo para as nossas empresas clientes, já que somos uma empresa de referencia e exemplos para tantas outras, essa simples atitude seria viável, para quebra de alguns paradigmas como o pensamento que a empresa é apenas para gerar lucros, mais sim gerar lucros com responsabilidade.   

Para implementação deste programa, a empresa poderia fazer um calculo de emissão de CO2, onde seria levado em consideração o consumo anual de energia e consumo anual de papel, após os cálculos seria verificado quantas mudas de arvores seria necessário para compensar essa poluição gerada pela atividade do escritório, estas mudas como sugestão poderia ser plantadas nas praças sobralenses, ou em locais com maior necessidade.

Esta ação não só beneficiaria a cidade de Sobral, mais como o meio ambiente em geral, em vista essa ação seria muito bem vista pelos órgãos ambientais, mais como também por toda a sociedade sobralense, criando cada vez mais respeito e admiração de nossa sociedade.

4 ANALISE AMBIENTAL

Na analise ambiental, através da ferramenta de analise SWOT iremos identificar o ambiente interno da organização, ou seja, forças e fraquezas, assim como também o ambiente externo, ou seja, as oportunidades e ameaças nestas verificações conseguiram identificar as melhores estratégias para potencializar as decisões a serem tomadas, auxiliando a compreensão do cenário em que a empresa se encontra. Analisando diversas variáveis que implicam no crescimento, visibilidade e aumento dos lucros da organização.

4.1 ANALISE DO AMBIENTE INTERNO

No ambiente interno podemos verificar as forças e fraquezas, onde as forças nos mostras as vantagens internas da organização em relação aos seus concorrentes, as fraquezas são os pontos negativos da organização em relação aos seus concorrentes.

Quadro 1. Analise SWOT, Ambiente Interno.

4.2 ANALISE DO AMBIENTE EXTERNO

Na analise do ambiente externo conseguimos “prevê” algumas oportunidades assim como suas possíveis ameaças, ou seja, de fatores externo a empresa que possam influenciar em seu desempenho e resultados, fatores estes que são identificados nos agentes macroambientas (demográfica, econômicas, tecnológicas, políticas, sociais e culturais), e microambientais (consumidores, concorrentes e fornecedores). As oportunidades são tendências de situações ou acontecimento externo a empresa que possam que possam contribuir para o alcance de seus objetivos, já as ameaças são fatores externos que possam prejudicar o alcance de seus objetivos.

Quadro 2. Analise SWOT , Ambiente Externo.

    

5 PLANEJAMENTO

 

Para Chiavenato (2011, p. 159) “Planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para serem alcança-los. Trata-se, pois, de um modelo teórico para ação futura”.  A empresa não possui um planejamento organizado e estruturado, ou seja, suas metas e objetivos são traçados em curtos prazos, de acordo com as programações do fisco e funções diárias dos colaboradores. O planejamento é indispensável para o sucesso organizacional o planejamento deixa de ser anual para se torna continuo e ininterrupto; deixa de ser rígido para se tornar flexível e adaptável; deixa de ser monopólio da alta direção para alcançar o compromisso e a dedicação de todos os membros da organização como a empresa possui setores com serviços diferenciados, sugere-se que a empresa trace seu planejamento de acordo com a necessidade de cada setor, se moldando com as cobraças do fisco.

Com a formalização do planejamento divido por setor, sugere-se que a empresa elabore o plano de ação detalhando as datas das obrigações exigidas pelo fisco, de acordo com cada necessidade.

Para Druker (2006, p. 119) “plano de ação precisa servi de base para a administração do tempo que é o recurso mais escasso e valioso de um executivo. Numa organização – seja ela um órgão do poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos -, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não determinar os atores do plano, ou seja, os responsáveis por cada função, determinando o prazo, e os stakeholder”.

Baseado na afirmação de Druker, o autor cria o modelo que poderá ser seguido pela empresa para elaboração do plano de ação dos setores, especificando o inicio e termino os responsáveis, a função, fornecedor, e prazos do fisco. Segue exemplo:

Quadro 3. Plano de Ação Setor de Processos Administrativos.

Responsável:	Início:	Termino:	O que fazer:	Fornecedor	Conferência c/ Coordenador
Oscar	03 de janeiro	29 de abril	Fazer renovação dos alvarás	PMS	02 de maio
Suyane	03 de janeiro	14 de fevereiro	Providenciar rendimentos dos sócios e funcionários que fazem IRPF.	Setor Pessoal	15 de fevereiro
Nilton	03 de janeiro	28 de fevereiro	Fazer numeração das pastas Pessoa Física Ex: Pastas de Contrato		01 de março
Lamir Gentil	01 de fevereiro	28 de fevereiro	Declarações DIRF	Setor Pessoal	27 de fevereiro
Lamir	01 de fevereiro	28 de fevereiro	Declarações DMOB	Imobiliárias	27 de fevereiro
Oscar	03 de janeiro	31 de março	Declarações de Inativas	Sr. Hildebrando	28 de março
Lamir, Gentil Oscar, Neyton Cláudia Benedito	01 de fevereiro	31 de março	Declarações DASN	Setor Fiscal Pessoal Contábil	28 de março
Cláudia	01 de março	30 de abril	Fazer IRPF 2011. Relação será distribuída pelo Sr. Hildebrando	Arquivo Atendimento	Será conferido pelo Sr. Hildebrando
Lamir
Lamir Gentil	01 de março	31 de março	Declarações DMED	Setor Fiscal	28 de março
Oscar Benedito
Benedito	01 de março	02 de maio	Processos de Abertura e aditivos estarão com Benedito até o final da IRPF.
Lamir Gentil	01 de março	30 de dezembro	Início das declarações 2011 (DCTF/ DACON mensais)	Setor Fiscal	2 dias antes do final de cada mês 2011.

5.1 ORGANIZAÇÃO

            O escritório Valmir Andrade Contabilidade possui atualmente quatro diretores e um diretor geral, sendo eles responsáveis pelos seis setores que compõem o escritório dividido pelos setores de Central de Documentos, Setor de processos administrativos, Arquivo, Setor Pessoal, Setor Fiscal e Contábil, onde cada possui sua função especifica e independente mais com os sistemas integrados, para que os relatórios possuam informações coerentes, o sistema de departamentalização funcional e organograma vertical foi o identificado nos estudos realizados na empresa representada na figura 01. Segundo Oliveira (p. 63, 2010) “organização é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos”.

Figura 01: Sistema de departamentalização funcional.

Fonte: Próprio autor baseado na divisão das tarefas dentro da empresa.

A departamentalização de serviço auxilia a organização como um todo, ou seja, a empresa possuir seis setores, onde cada um deles possui um serviço diferenciado que juntos formam a atividade da empresa, com isso a organização descentraliza o fluxo de processos, a empresa cliente possui os responsáveis em todos os setores para que ela possa direcionar-se de acordo com sua necessidade.

Segundo Chiavenato, (2011, p. 194) “departamentalização é uma característica típica das grandes organizações, ela é diretamente relacionada com o tamanho da organização com a complexidade das operações, quando a organização torna-se grande, todas a atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou diretor, mais por meio de vários executivos responsáveis pelas diferentes fases da atividade ou pelos diferentes aspectos dessas atividades.

Ao verificar a falta de gerência em alguns setores, o autor indica a administração do escritório Valmir Andrade à descentralização de algumas tarefas, ou seja, criação dos coordenadores dos setores, com isso a direção geral terá uma pessoa dedicada ao controle interno, sendo apresentado semanalmente o relatório das ações executadas pelos demais colaboradores.

             

Figura 02: Baseado no organograma funcional e divisão das tarefas.

Fonte: Próprio autor baseado na divisão das tarefas dentro da empresa.

5.2 CONTROLE

 

O processo de controle da organização é fundamental importância, pois ele gerencia e verifica se as ações planejadas estão sendo apresentadas de forma correta e nos prazos certos. Segundo Chiavenato (p. 168, 2004) “Controle tem como finalidade assegurar que o resultado do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos, a essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados alcançados”, devido à atividade da empresa exigir que esse controle seja feito de forma eficiente e eficaz, pois se trata de prazos a serem entregues ao fisco, calculo de impostos para pagamento dos clientes até o vencimento, caso contrário à incidência de juros e multas.

O escritório conta com um sistema de informática moderno e robusto com o servidor dedicado para as informações de escrituração e outro para armazenamento dos processos, com backup diário as informações ficam seguras, além de sistema de combate a vírus e pragas eletrônicas, como possuímos uma vasta cartela de clientes, contamos com o sistema de escrituração personalizado, ou seja, adaptado para lançamentos das informações contábeis atualmente fornecido pela empresa do Grupo Fortes Informática Ltda.

No escritório Valmir Andrade Contabilidade o controle é feito através de planilhas elaboradas no programa Excel, planilhas estas customizadas de acordo com a necessidade de cada setor, além de um programa informatizado e próprio para a escrituração contábil, fornecido pela uma empresa especializada, devido possuir prazos diferenciados, a existência dos coordenadores é de fundamental importância, pois são eles que delegam e verificam se a função determinada está sendo feita de forma eficaz, e que atenderá ao prazo estipulado, passando informações importantes e relevantes para gerencia da empresa para auxilio na tomada de decisões. Para Muniz controle:

É verificar se o pensado, o executado e o avaliado estão de acordo com o concebido. Utiliza ferramentas capazes de medir erros, corrigir desvios, de forma a propiciar o pleno desenvolvimento das atividades envolvidas no processo administrativo. (MUNIZ, 2007, p. 124)

Os objetivos a serem alcançados pela empresa passam pelas principais funções da administração, utilizando-se para coibir ou restringir certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não aceitos pela organização. O controle oferece resultados expressivos e serve de agente preventivo, caso as tarefas estejam fora de padrões, ou seja, intervém de forma corretiva aos fatores que possam interferir no desempenho da empresa de acordo com seu planejamento.

6 ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS

Os serviços estão presentes em todas as ações do ser humano, seja para nossa sobrevivência ou não, desde quando necessitamos irmos ao médico até mesmo jantar em um determinado restaurante. Hoje uma das maiores reclamações dos consumidores é justamente o setor de serviço, os empresários justificam a falta de profissionais capacitados, porém os clientes esperam que seus desejos e suas necessidades sejam atendidos. Para Lãs Casas (2000, p. 83) “um serviço bem feito gera satisfação aos clientes atendidos que voltam e compram ou indicam outros do seu relacionamento”.

Como o serviço da empresa é dividido por departamentos a organização possui o controle interno diferenciado para cada setor, supervisionados por o diretor específico com auxilio do coordenador, como atualmente não há um esclarecimentos simplificado das funções de cada setor, tivemos que ordenar todos os serviços do escritório para o melhor entendimento do serviços com isso conseguimos detalhar a função de cada departamento, ficando dividido da seguinte forma:      

         O Setor Fiscal é responsável pela escrituração de todos os documentos fiscais (entradas, saídas e prestações de serviços), efetuando a apuração e a preparação das guias de recolhimento do PIS, COFINS, IRPJ, CONTRIBUIÇÃO SOCIAL, IPI, ICMS e ISS, etc, bem como a escrituração dos livros fiscais, tanto das esferas estadual e federal, quanto da esfera municipal.

A escrituração dos documentos fiscais é feita através de sistema de processamento de dados, totalmente integrado com a Contabilidade.

É também responsável pela elaboração e entrega das declarações mensais, trimestrais e anuais, nos âmbitos estadual e municipal, tais como a DIME, SINTEGRA, DES, GIF, e outras declarações exigidas pelos órgãos de fiscalização

Contamos em nossa estrutura, com uma equipe especializada no atendimento de fiscalizações, cujo objetivo é fornecer todos os documentos, livros fiscais e arquivos magnéticos, além da fundamentação legal, dos procedimentos fiscais adotados por nossos clientes, evitando, assim, a lavratura indevida de autos de infração.

 

 

Figura 03: Organograma descriminação dos serviços.

Fonte: Próprio autor baseado no serviços do setor dentro da empresa.

 

 

Figura 04: Organograma descriminação dos serviços.

Fonte: Próprio autor baseado no serviços do setor dentro da empresa.

O Setor Contábil é responsável pela escrituração contábil e elaboração de relatórios societários, fiscais e gerenciais, as principais funções atribuídas ao setor contábil são as seguintes: Elaboração de informações importantes para a estruturação de planejamentos tributários e definição de metas gerenciais e/ou produtivas, elaboração de Demonstrações Contábeis e Livros Contábeis anuais.

Figura 05: Organograma descriminação dos serviços.

Fonte: Próprio autor baseado no serviços do setor dentro da empresa.

O Setor Pessoal é responsável por todas as rotinas necessárias a excelência das áreas trabalhista e previdenciária da sua empresa, além das atividades de sua rotina em suas áreas de atuação, tais como:

• Registro dos profissionais contratados,
• Elaboração de folha de pagamento, rescisões, férias, 13º salário,
• Elaboração e produção de dados para envio ao Ministério de Trabalho,
• Elaboração de obrigações acessórias anuais e mensais, tais como DIRF, RAIS, GEFIP, CAGED e Comprovantes de Rendimentos,
• Elaboração de mapas de acompanhamentos de concessão de férias,
• Acompanhamento de Acordos, Convenções/Dissídios Coletivos,
• Assessoria Trabalhista e Previdenciária no atendimento à Fiscalização.

O Setor de processos Administrativos é responsável Elaboração da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), DACON, PERD/DCOMP e DIMOB, assim como também abertura de empresas; diagnostico e definição das necessidades dos clientes para elaboração aditivos empresarial; baixas e encerramentos de empresas; relacionamentos com instituições financeiras para cadastros bancários; renovação de alvará; elaboração de declarações pessoa Física, regularização de certidão negativa de débitos dos órgãos Federais e Municipais; elaboração de faturamentos; parcelamento de débitos juntos aos órgãos Federais e Municipais, formulação e organização de documentos para licitações; formulação e organização de documentos bancários e contábeis, averbações de imóveis e etc.

Figura 06: Organograma descriminação dos serviços.

Fonte: Próprio autor baseado no serviços do setor dentro da empresa.

A Central de documentos é responsável pela importação e exportação dos documentos de nossas empresas clientes, com uma equipe de seis Office boy, conseguimos atender nossa cartela de clientes, na importação dos documentos ao chegar ao escritório ocorre uma triagem dos documentos, onde os mesmos são designados para o setor correspondente.

Figura 07: Organograma descriminação dos serviços.

Fonte: Próprio autor baseado no serviços do setor dentro da empresa.

No setor de arquivo são guardados todos os documentos já escriturados pelos colaboradores dos demais setores, é fundamental para a vida útil dos documentos a microfilmagem.

7 MARKETING

Marketing é a área que se preocupa com o cliente, não só com os já existentes, mais sim com a captação de novos, onde estes clientes buscam qualidade nos serviços, incluindo o valor percebido através de bom resultados, a fidelização dos clientes aumenta seu valor acrescente valor a sua marca, pois o marketing boca-a-boca é muito influente em Sobral, pois se trata de uma cidade relativamente pequena para Kloter (p. 3 e 4, 2011). Marketing, mais do que qualquer outra coisa nos negócios, é lidar com os clientes, onde um dos principais objetivos do marketing é atrair novos clientes, prometendo-lhes valor superior e manter e cultivar os clientes atuais, proporcionando satisfação. Para kloter:

O marketing é um processo administrativo e social pelo qual indivíduos e organizações obtêm o que necessitam e desejam por meio da criação e troca de valor com os outros em um contexto mais especifico dos negócios, o marketing envolve construir relacionamentos lucrativos e de valor com os clientes, ou seja, é o processo pelo qual empresas criam valor para os clientes e constroem fortes relacionamentos com eles para capturar seu valor em troca. (KLOTER, 2007, p.4)

Com o estudo de marketing bem elaborado, conseguimos identificar nosso público alvo, oportunidades do mercado, se a marca está entre as primeiras como opção para o ciente, a visão, missão da empresa também passa pelo o processo de marketing, devido seu estudo lhe fornecer a situação atual da empresa, assim onde ela deseja chegar, através de estudo das vantagens competitivas.

Segundo Kloter (p. 42, 2011) mix de marketing é o conjunto de ferramentas de marketing táticas e controláveis que a empresa combina para produzir a resposta que deseja do mercado alvo. Consiste em tudo que a empresa pode fazer para influenciar a demanda de seu produto.

Os 4P’s é uma ferramenta que estuda o comportamento do consumidor e como ele está reagindo ao mercado, através da praça, preço, promoção e produto conseguimos identificar o posicionamento da empresa, assim como conhecer o seu cliente alvo e seu posicionamento pretendido agregando valor ao seu produto e/ou serviço.

Produto	Preço
Variedade Qualidade Desing Características Nome da marca Embalagem Serviços	Preço de tabela Desconto Concessões Prazo de pagamento Condições de financiamento
Promoção	Praça
Propaganda Venda pessoal Promoção de vendas Relações Públicas	Canais Cobertura Variedade Locais Estoque Transporte Logística

Figura 08: Os 4P’s do mix de marketing.

Fonte: KLOTER, Philip. Princípios de Marketing, 12º ed. Pearson, 2011.

O escritório Valmir Andrade possui hoje clientes de varias cidades da região norte do estado, além de clientes em outros estados, com isso a preocupação com a qualidade dos serviços deve ser primordial, elaboração de um plano de marketing do cliente deve ser bem elaborado e implementado com excelência, pois são eles que sustentam a credibilidade da marca Valmir Andrade Contabilidade, e fazem parte da capitação de novos clientes, com o quadro de colaboradores bem detalhado e distribuído é um fator positivo para a satisfação do cliente, pois ele se ver sempre assistido por um profissional capacitado para atender sua empresa de acordo com a sua necessidade, ou seja, a dúvida do cliente fica bem esclarecida.

A empresa vem buscando diferenciais competitivos tais como qualidade no serviço, atendimento ao prazo, e principalmente atender a necessidade do cliente, nosso serviço por se tratar de burocracia é muito solicitado também por pessoas físicas, os clientes pessoa jurídica possuem dúvidas em relação as suas empresas, com isso nosso segmento bem definido, a variedade de serviços para pessoas jurídicas é fator positivo, pois conseguimos centralizar em nosso segmento, nosso preço é competitivo em relação aos concorrentes, ou seja, os honorários são cobrados de acordo o porte da empresa com o auxilio de uma planilha onde o cálculo se faz de forma correta, já acrescentado o os custos operacionais necessários para exercício da atividade, fica claro para a administração o lucro liquido da empresa, diminuindo os risco de problemas financeiros.

A empresa possui um site para expansão e divulgação dos serviços, principalmente quando se trata dos clientes que estão situados fora de Sobral, à criação de um portal do cliente seria de grande utilidade, gerando satisfação e atendendo a necessidades destes clientes, porém reconhecemos que o site deve passar por um processo estruturação, a contratação de um técnico em informática seria de grande valia devido à alimentação do site, pois as informações sobre legislação mudam constantemente. Segundo Kotler (1988, p. 191), "Serviço é qualquer atividade ou benefício que uma parte possa oferecer a outra, que seja essencialmente intangível e não resulte na propriedade de qualquer coisa. Sua produção pode estar ou não vinculada a um produto físico"

Contamos com uma estrutura moderna situada no centro da cidade de fácil localização e estacionamento amplo, totalmente climatizado sendo reconhecido como o maior escritório de contabilidade da região, contando também com duas filiais em cidades estratégicas como Camocim e Itapipoca, oferecendo aos nossos clientes uma estrutura à altura de sua importância, para que o mesmo venha ao escritório e sinta-se confortável em nosso ambiente. Froemming (2011) reforça a informação da influência significativa do ambiente físico para ele:

Uma grande parte da literatura enfatiza a importância de administrar o ambiente físico; um ambiente que influenciará o consumidor a adquirir o serviço central. A natureza dos encontros de serviços demanda uma avaliação de entrega dos serviços pré-centrais, e pesquisa também vem demonstrando sua importância. (FROEMMING, 2011, p. 53)

Nossos clientes são basicamente pessoas físicas e jurídicas, o fornecimento de nossos serviços são hoje indispensáveis para a sociedade de modo em geral, principalmente relacionado às pessoas jurídicas, pensando na sobrevivência das empresas onde as estatísticas afirmam que 40% das novas empresas não sobrevivem por mais de um ano de vida, o escritório poderia contratar um administrador de empresas que este atuariam como consultor das empresas clientes, auxiliando os novos empresários na decisões sempre acompanhados pelo profissional capacitado.     

   

           

8 GESTÃO DE PESSOAS

Em algumas empresas as pessoas são seu principal ativo, elas são o coração da organização são elas que vendem a imagem da empresa, hoje muito se fala da importância da qualidade de vida, a satisfação no trabalho gera lucros, ou prejuízo, depende de como os colaboradores estão realizado com seu trabalho.

Para tanto a gestão de pessoas possui um papel crucial para o sucesso das organizações em geral, pois, vivemos numa era cada vez mais globalizada onde as empresas procuram profissionais criativos, proativos, alertas, curiosos, tenham espírito de liderança e elevado senso de trabalhoem equipe. Porisso a importância do RH na seleção e escolha dos colaboradores.

O escritório Valmir Andrade Contabilidade possui um setor de setor pessoal, mas todas as atividades relacionadas ao RH são de responsabilidade da gerência os a falta dos processos de recrutamento e seleção faz com que os profissionais contratados não atendem a necessidade da empresa, com isso gera conflito entre colaboradores e gerência, o processo de elaboração de folha de pagamento ocorre dentro do escritório, à identificação do pagamento aos funcionários fica por parte do setor financeiro.

CHIAVENATO (2008) P.52. Gerir talento humano está se tornando indispensável para o sucesso das organizações. Ter pessoas não significa necessariamente ter talentos. E qual a diferença entre pessoas e talentos? Um talento é sempre um tipo especial de pessoa. E nem sempre toda pessoa é um talento. Para ser talento a pessoa precisa possuir algum diferencial competitivo que a valorize. Hoje, o talento envolve quatro aspectos essenciais para a competência individual: Conhecimento, habilidade julgamento e atitude.

 A empresa não possui um sistema de informações em recursos humanos. A descrição de cargos não é formalmente escrita, só acontece de forma verbal pela gerência da empresa na fase de recrutamento e seleção, onde são apresentadas as atividades a serem desempenhadas pelos colaboradores, o que é para os funcionários pois a falta de uma descrição mais detalhada pode aumentar o número de falhas e erros por parte dos colaboradores.Já a demanda por pessoal não possui um planejamento que dimensione quantas pessoas serão necessárias para que a empresa possa desenvolver suas atividades e alcançar seus objetivos.

8.1 GESTÃO DE PESSOAS COMPORTAMENTAL

 

            Todos nós possuímos uma características particular isso é os que nos deferência das demais pessoas, o comportamento emocional não é diferente.         Nosso temperamento, é testado a cada momento dentro de uma organização, se o ambiente de trabalho estressante tende-se a ter um ambiente mais complexo e pesado, porém cabe a cada um dos colaboradores administrar essas tenções, se somos vistos como pessoas calmas, ou tensos, alegres ou tristes.

            O escritório Valmir Andrade contabilidade possui um clima agitado, e por algumas vezes nervoso, por trabalhar com pressão, devido os curtos prazos e principalmente com a burocracia existe facilidade de haver um pequeno conflito sendo rapidamente administrado pelos coordenadores do setor, busca de melhorias é sempre uma ação incessante da administração.

8.2 TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO   

 

            Treinamento é a parte fundamental do setor de recursos Humanos, por se tratar de uma atividade em constante mudanças e ser o ponto de referencia para tirar as duvidas fiscais, trabalhistas e burocráticas o treinamento e desenvolvimento é de fundamental importância para a manutenção de nossos clientes.

            Através do Sindicato dos Contabilistas da Zona Norte do Estado do Ceará, a empresa organização cursos em diversas áreas para nossos colaboradores, sendo que sempre ocorre a participação de dois membros dos setores, logo após ocorre uma reunião interna para que todos os colaboradores possam participar das atualizações ocorrentes. Para Marras (2009, p. 147) “treinamento é um processo de assimilação cultural em curto prazo, que objetiva repassar ou reciclar conhecimentos, habilidades ou atitudes relacionados diretamente à execução de tarefas ou sua otimização trabalho.”.

            Apesar dos colaboradores estarem sempre se atualizando a empresa não possui um plano de treinamento e desenvolvimento formal, a criação deste plano de treinamento exaltaria as competências dos colaboradores, conhecimento, habilidade e atitude, são as competências fundamentais para a rotatividade dos colaboradores, pois a saída de alguns destes com mais conhecimento poderia prejudicar o andamento das atividades.

             CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente trabalho realizado no escritório Valmir Andrade Contabilidade Sobral Ltda, foi de em suma importância para a formação acadêmica além do conhecimento profissional, visto os processos administrativos na prática agregou o conhecimento elevado para a formação acadêmica.

Em reuniões semanais com a diretoria informamos as ações realizadas com os colaboradores, e os resultados alcançados, através de feedback os diretores perceberam as evoluções p, os colaboradores se identificaram com as melhorias e segundo eles a qualidade de seus trabalhos também se elevou, descentralizando as atividades dos setores o fluxo dos processos se intensificaram tendo uma resposta positiva.

As oportunidades de crescimento são muitos, Sobral é um município brasileiro do estado do Ceará. Com um PIB de R$ 2.348.207.000, o município acrescentou o valor de R$ 399.998.000 ao seu PIB, entre 2009 e 2010, valor superior a toda riqueza de Crateús, que tem um PIB de 384.606 (IBGE 2010). Sobral é a quarta economia do estado perdendo para Fortaleza, Maracanaú e Caucaia. É a maior economia do interior do Ceará e a 8ª maior economia do interior nordestino. É também o maior centro universitário do interior do Ceará. Com uma população de 193.000 habitantes é a quinta cidade mais povoada do estado sendo a segunda maior do interior, atrás apenas de Juazeiro do Norte, situada no sul do Ceará. Tem uma taxa de urbanização de 88,35%.

Com as informações acima mencionadas as oportunidades de crescimento de nossa empresa são muitos, visando o crescimento de nosso município, com a chegada de grandes empreendimentos como o primeiro Shopping da cidade e outras empresas de porte nacional, a tendência é elevação da receita estadual e municipal no auxilio na criação e desenvolvimento de novas empresas, porém para acompanhamento deste crescimento a empresa terá que passar por um período de avaliação de sua administração, estruturação da cadeia de processos e de serviços treinamento de seu pessoal, além da contratação de novos colaboradores para atender a exigência dos novos servidores.