COMUNICAÇÃO EM PROJETOS

1 INTRODUÇÃO

Uma das áreas de conhecimento listadas pelo PMBOK é o gerenciamento das comunicações do projeto. Existem estudos estatísticos apresentados pelo PMI mostrando que uma das principais causas de insucesso em projetos é a falta de controle das comunicações. Essa área tem o objetivo de desenvolver um método efetivo para proporcionar aos stakeholders as informações no momento certo e que necessitam saber.

Nesse trabalho será exposto o tema comunicação em projetos, sendo que abordaremos de forma macro a importância desse assunto seguindo as boas práticas do guia PMBOK.

Comunicar é fazer saber. Seguindo essa definição podemos dizer que a comunicação é a arte das pessoas compreenderem e se fazerem entender, porém, a comunicação pode ter interferências entre o emissor e receptor e nesse processo devemos garantir que a mensagem seja compreendida.

Em um projeto a comunicação está além das reuniões e envios de e-mails, deve ser planejada e muito bem executada para que todos os envolvidos no projeto entendam a informação que está sendo enviada.

Ao decorrer do trabalho abordaremos o processo da comunicação em um projeto para que seja eficaz e efetivo entre os stakeholders, levando em consideração o controle do projeto.

As empresas tentam encontrar maneiras de minimizar os problemas das falhas de comunicações e assim evitar insucessos no final do projeto, sendo que em piores casos o fracasso.

Para isso, é esperado que os projetos tenham um plano de gerenciamento das comunicações no intuito de criar um canal de relacionamento claro e direto entre os envolvidos no projeto

O objetivo desse trabalho é considerar a importância do planejamento das comunicações nos projetos e como utilizar de forma eficiente esse recurso.

No início do projeto é estimado o esforço e o tempo necessários para as execuções das atividades. É perceptível que quando não ocorre ou quando é feito incorretamente o planejamento com a comunicação os problemas com prazos demonstrados no cronograma, custos para as execuções de cada atividade e qualidade nos produtos e serviços resultantes são evidentes. A relação entre comunicação e projeto é estreita e o planejamento de tal atividade deve ser considerado em todas as fases do projeto.

Gerenciar as comunicações de um projeto inclui processos para garantir que as informações sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de forma apropriada. (PMBOK, p. 243).

Conforme apresentado no guia PMBOK existem três processos para o gerenciamento das comunicações do projeto, como podemos observar na figura demonstrada abaixo:

Figura 01: Visão geral do processo do Gerenciamento das comunicações do projeto

Fonte: PMBOK (2004) 

Segundo CHAVES (2006, p. 36), o gerenciamento das comunicações em projetos estabelece, realiza, monitora e controla o fluxo de informações durante todo ciclo de vida dos projetos, e é vital para o sucesso dos mesmos.

Sabendo que a comunicação é fator para a sucesso de um projeto e que é comum a todos os projetos, devemos tratar esse tema como único e exclusivo, pois segundo o PMBOK (2004), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

A comunicação é o fator chave para a execução de um bom projeto e comunicar-se passa a ser premissa básica para a realização do mesmo.

Esse trabalho foi desenvolvido com base no guia PMBOK 4° Edição, onde existe um processo específico para o planejamento, gerenciamento e controle das comunicações.

Devido ao cenário globalizado em algumas empresas e as constantes mudanças a comunicação se torna uma habilidade e um desafio para os gerentes de projetos, onde devem reaprender em cada projeto qual a melhor estratégia para aplicar de forma efetiva a sua condução entre os envolvidos no projeto. O estudo desse tema mostra que a comunicação ou saber se comunicar é fator decisivo para a obtenção de bons resultados e indicadores de sucesso em projetos.

REFERÊNCIAS

CHAVES, L. E. (2007). Gerenciamento da Comunicação em Projetos. Rio de Janeiro: FGV.

PMBOK. (2008). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 4 ed. Pennsylvania: Saraiva.