Informatização do fluxo de caixa para MPE

RESUMO: Atualmente há um grande número de micro e pequenas empresas (MPE), que fazem uso de planilhas eletrônicas ou controles em papel para realizar a gestão do fluxo de caixa. Este artigo tem como objetivo abordar o tema, no contexto de uma MPE.

Por meio do método de estudo de caso, este artigo relata como a empresa em foco realizava seus controles no papel, planilha e sistema. Destacando os benefícios obtidos e os pontos principais da agregação de valor por meio da informatização do fluxo de caixa.

Palavras-chave: Fluxo de caixa, MPE, Tecnologia da Informação, Informatização.

Abstract: Currently there are still a large number of small and micro enterprises (SME), which use spreadsheets or paper controls to perform cash flow management. This article aims to approach the issue in the context of a SME. Through the case study method, this article reports how the company in focus performed its controls on paper, spreadsheets and system. Give emphasis the benefits obtained and the main points of value adding through the computerization of cash flow.

Keywords: Cash Flow, SME, Information Technology, Informatization.

1. Introdução Atualmente há um número elevado de micro e pequenas empresas (MPE) que não fazem uso de um sistemas de informação para gerenciar suas atividades diárias, como controles de estoque, vendas diárias, etc. Dentre estas atividades, está também o fluxo de caixa, que em muitas MPE é feito em planilhas do software Microsoft Excel, porém ao adotar esta prática o empresário corre alguns riscos referentes ao controle e acesso destas informações, como por exemplo, falhas no sistema operacional do computador, que poderiam impedir a utilização do arquivo, ou até mesmo uma falha no HD (disco rígido) do computador, causando a perda do arquivo e todas as informações relacionadas ao fluxo de caixa de um determinado período.

Outro ponto a ser destacado é a falha humana, pois em muitos casos ocorrem erros na digitação de alguns lançamentos na planilha do fluxo de caixa, e devido a isso podem ocorrem problemas para o fechamento diário, que também pode ser prejudicado caso o responsável por incluir os dados na planilha se esqueça de lançar ou salvar algum dado.

O fluxo de caixa não é apenas um instrumento para controlar as entradas e saídas de receita na empresa, mas sim uma ferramenta estratégica de gerenciamento, que permite ao responsável visualizar suas operações no período corrente, e com base nessas informações realizar planejamentos financeiros para o curto, médio e longo prazo com relação a investimentos, provisionamentos para pagamentos de dívidas, compreender quais são as principais fontes de receita da empresa, os principais produtos e/ou serviços que geram maior receita.

O tema gestão financeira é algo delicado no universo das MPE, pois os empresários ao abrirem seu próprio negócio, nem sempre tem a formação necessária para desempenhar suas atividades de forma satisfatória. Dentre os principais motivos apontados como sendo causadores de mortalidade entre micro e pequenas empresas, estão a falta de conhecimento em gestão por parte do empresário e a inexistência de um controle eficaz da gestão financeira na empresa. Outro ponto importante é a não existência de sistemas de informação gerencial (SIG) e de apoio ao processo decisório, que normalmente não são comuns em MPE devido ao seu alto custo e complexidade para a implantação, mas em contrapartida permite ao gestor uma visão individual das

áreas da empresa e uma visão do todo, o que pode facilitar a compreensão de problemas pontuais e traçar planos de ação para sanar tais situações.

A escolha de um modelo de gestão que seja simples e fácil de ser implementado, também é outro ponto a ser considerado, pois nos primeiros anos de vida de uma MPE o formato organizacional ainda é algo frágil e sem condições de assimilar e colocar em prática um modelo de gestão complexo e com estruturas mais rígidas. Os sistemas devem objetivar absorver o modelo de gestão desejado pela empresa, para que possa centralizar a estratégia de forma eficaz para conduzir a empresa aos resultados almejados. A escolha de um sistema de informação adequado ao porte da empresa, dotado de funcionalidades que possam suprir necessidades de captação diária de dados e que atendam ao modelo de gestão estabelecido pela empresa poderão ser forças motrizes na condução do objetivo estratégico/financeiro da empresa e com isso estabelecer metas e objetivos para o curto, médio e longo prazo, fazendo uso do sistema para controlar, analisar e agir para corrigir eventuais problemas e falhas de execução ou planejamento.

A informatização do fluxo de caixa, ou em outras palavras, a implantação de um sistema computadorizado para gestão do caixa da empresa, pode trazer benefícios para as MPE como por exemplo, visão em tempo real das entradas e saídas de receita, utilizar informações precisas e confiáveis para realizar atividades de planejamento, conhecer a capacidade de solvência financeira que a empresa possuí, etc. Algo que vale a pena ressaltar é que o sistema é apenas uma ferramenta de apoio, que deverá fazer parte de uma estratégia muito bem estruturada pela empresa, e a mesma deverá contemplar todos os aspectos entendidos como requisitos necessário para o sucesso da estratégia, pois somente desta forma será possível ter um sistema apto a gerenciar as atividades operacionais e ser utilizado como base para tomada de decisão.

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