A INOVAÇÃO DA TECNÓLOGIA NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO COM A IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA NO FECHAMENTO DA TESOURARIA

Faculdade Nossa Cidade

Administração de Empresas

Orientador: Prof. Lawton Benatti

                                                    Sandra Luzia Guimarães           

A INOVAÇÃO DA TECNÓLOGIA NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO COM A IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA NO FECHAMENTO DA TESOURARIA

O objetivo do presente artigo é abordar a inovação de sistemas utilizando a tecnologia como parte das mudanças e melhorias nos processos financeiros aumentando a produtividade nos fechamentos da tesouraria.

 As empresas contemporâneas buscam sobreviver em um mundo competitivo, com isso buscam na inovação que é uma importante ferramenta para se manter no mercado em longo prazo.

Sendo que o conceito da inovação ser o ato ou efeito de inovar;  por sua vez, traz novidades para serem aplicadas dentro do ambiente de trabalho introduzindo algo novo; ou melhorar as  existentes..As ideias tem que ser apresentadas de forma que se motive e contagie os demais.

 Entretanto, as inovações introduzidas, buscam a solução de uma fragilidade interna das empresas; apresentando o diferencial na hora das realizações das tarefas rotineiras.

Nesse caso, desenvolve-se um projeto onde aplicamos a inovação da tecnologia dos sistemas como também do comportamento do ambiente corporativo, faz com que se repense em tudo e todos, dentro de uma cadeia de processos internos com reflexo externo, ou seja, precisa-se melhorar a parte interna dos processos das empresas com foco nos resultados que serão medidos através do bom atendimento de seus clientes.

“Os projetos não se anunciam; eles devem ser identificados como tal e, assim devem receber suas atenções mais específicas para que os resultados pretendidos possam ser de fato, obtidos”. (MENEZES, 2009, p.10).

No entanto em um universo onde a tecnologia, se faz necessária, um projeto de sistema bem elaborado pode aperfeiçoar o tempo, em processos, melhorando o fluxo das rotinas e nas tomadas de decisão.

O processo tem que ser mapeado para identificar os pontos fortes e os negativos, onde os pontos fortes sejam destacados e os pontos negativos sejam melhorados.

Um trabalho minucioso que exige- se muito conhecimento da área e do processo na integra do começo ao fim, para a realização desse projeto é necessário um desenhista de projetos, um especialista da área da tecnologia.

Segundo Rodrigues e Cornachione (2008,p.21),  o conceito de sistema como um conjunto de subsistemas, ou seja, vários e pequenos sistemas que se interligam fazendo um sistema maior.

Para maior entendimento o técnico tem que ir além do que se pede, para realizar; ele se preocupa em transformar as ideias em algo inovador. Parece ser algo simples, porém sua complexidade é minuciosamente detalhada, nada pode passar, nenhuma informação pode se perder.

O sistema é uma das principais ferramentas, dentro de qualquer organização, pois é através dela que se pode: comparar, analisar, corrigir, planejar e tomar decisões importantes. Por isso é de suma importância que seja um sistema de confiança.

No entanto para se melhorar é necessário que tenha o conhecimento dos departamentos nesse caso o departamento financeiro. Quando o desenhista não tem o conhecimento do processo ele absorve as informações de quem as executam.

O departamento financeiro é composto por: contabilidade, tesouraria, custos e planejamento o objetivo é planejar, controlar os recursos da empresa, para demonstrar as entradas e saídas dos recursos (dinheiro).

As empresas para se organizarem se baseiam tanto no balanço patrimonial como fluxo de caixa, um completa o outro; sendo o balanço patrimonial o espelho resumido representado por uma ilustração da vida financeira da empresa já o fluxo de caixa é o registro de todas as entradas (recebíveis) e de todas as saídas ( pagamentos).

Esse processo tem que ser desenhado, pois, um completa o outro, a tesouraria é quem faz o fechamento do fluxo de caixa.

Dando seqüência ao projeto de inovação da tecnologia e os processos que envolvem o fechamento da tesouraria com a inovação do sistema, aumentando a produtividade do profissional nas tomadas de decisão.

A empresas KyK é uma rede de restaurantes,  com o seu processo  ultrapassado, fazendo fechamentos manualmente no Excel. Passou-se a perceber-se que estava perdendo o mercado para outras concorrentes.

Já que o processo se tornava demorado, com falhas de contagem, e até mesmo sendo roubados pelos colaboradores.

Para evitar tal ocorrência, foi implantado um sistema de fechamentos para o financeiro onde os mesmos analisariam as informações para repassarem a contabilidade. Foi necessário trazer a inovação tanto na parte sistêmica como procedimentos financeiros e no ambiente de trabalho.

“Essa mudança o passado deixa bem claro, é ao mesmo tempo natural e necessária”.(CARR, 2009,P.11).

Para que isso pudesse ser concretizado foram feitas várias reuniões, até chegarem a uma conclusão: seria necessário, colocarem no papel o que eles precisavam.

Para esse projeto foi contrato uma empresa de tecnologia, onde foi aprovado um desenhista de projetos ou projetista, para mapear os processos e desenhar o sistema que amarrasse tudo.

 Como a empresa KyK  se trata de uma rede de restaurantes  o projetista teve que verificar todo o processos da tesouraria dessa empresa. Para melhorar o desempenho do profissional na hora de fechar a tesouraria.

O projeto por sua vez teve uma duração de três anos e meio para ser colocado em prática.

Como os fechamentos eram feitos manualmente com conferencia diária em Excel, o projetista, teve que inovar trazendo a implantação de um sistema adequado, pois, deixaria de ser manual para ser informatizado.

O sistema seria liberado, porém quem alimentasse o mesmo não teria permissão para alterar, as informações, ou seja, se errasse não poderia ser refeito, o acerto só caberia ao analista da tesouraria aplicar a correção.

Foi implantado em cada restaurante um computador central, onde os garçons fazem os pedidos pelo tablet que automaticamente  transmiti a informação para o caixa, ao finalizarem o pedido essa informação sobe para o financeiro através do próprio sistema. Sendo que cabe ao analista financeiro averiguar se as informações conferem com o físico (comprovantes do caixa de cartões, cheques e dinheiro). Caso os mesmos confirmem os valores dos caixas são automaticamente fechados pelo sistema. Essa informação passa por uma segunda análise, já que se trata de dinheiro na segunda análise é mais crítica, pois se trata da conciliação que confere se os valores recebidos e depositados estão iguais aos do extrato bancário. Depois desse processo se passa para a contabilidade que faz a conferencia dos impostos aplicados.

Esse processo é um ciclo contínuo e precisa de uma atenção importante, a inovação

do sistema no processo de fechamento da tesouraria veio para facilitar, pois desse modo a empresa fica mais segura e protegida de falhas evitando a perdas e fraudes  no meio do processo.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MENEZES, Cezar Luiz, Gestão de projetos, 3ª ed;São Paulo, 2009.

RODRIGUES, Sergio; CORNACHIONE, Sistema de informação um enfoque gerencial, 2ª ed;São Paulo, 2009.

CARR,NICOLAS, Será que o TI é tudo? Repensando o papel da tecnologia da informação,São Paulo,2009,