A INFLUÊNCIA DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TICs) NAS ORGANIZAÇÕES: PERSPECTIVAS DO PROFISSIONAL SECRETÁRIO

RESUMO

A comunicação vem evoluindo e passando por constantes mudanças que foram aceleradas nas diversas fases da Revolução Industrial. A cada dia surgem sofisticadas ferramentas e/ou recursos de informação e comunicação (hardwares e softwares). O secretário executivo é um profissional que se destaca, por fazer usos frequentes dessas tecnologias. Durante o período de graduação, este profissional adquire conhecimentos teórico-práticos ligados à Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), ficando apto a desenvolver vários tipos de atividades secretariais com o auxílio de tais tecnologias. Contudo, nem sempre os profissionais conhecem como as TICs podem contribuir para a execução de suas atividades. O objetivo deste trabalho é compreender como as TICs influenciam as atividades secretariais. Esta pesquisa foi realizada com os servidores técnicos administrativos da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) do Centro de Ciências Médicas (CCM) no Campus I, em João Pessoa, e do Centro de Ciências Aplicadas e Educação (CCAE) no Campus IV, em Mamanguape e Rio Tinto. A coleta de dados foi realizada através de um questionário semiestruturado com questões de múltipla escolha e analisado de forma quantitativa e qualitativa. Compreendemos com os resultados da pesquisa, que nos ambientes interno e externo da instituição, o e-mail, o mural e as redes sociais são os grandes transmissores da informação. Constatou-se que a maioria dos funcionários declararam possuir os conhecimentos necessários à utilização das TICs, mas alguns encontram dificuldade no manuseio das novas tecnologias e no acompanhamento das mudanças tecnológicas. Porém, é fato e foi reafirmado por nossa pesquisa, que as TICs possibilitam agilidade e celeridade nas atividades secretariais.

Palavras-chave: Comunicação organizacional, Hardwares, Secretário Executivo, Softwares, Tecnologia da Informação e Comunicação.

 

1. INTRODUÇÃO

Sabemos que a comunicação evoluiu pela “quebra” de limitações (falta de permanência e a falta de alcance) que os homens primitivos possuíam em transmitir sua linguagem oral (BORDENAVE, 1997, p. 25). A partir daí, a comunicação foi passando por constantes transformações, principalmente após a segunda fase da Revolução Industrial, na passagem do século XIX para o XX, quando percebemos grande disseminação da informação, conhecimento e cultura pelas comunicações de massa.

A cada dia surgem novas ferramentas mais sofisticadas de informação e comunicação que aos poucos vão sendo substituídas por outras. Conforme Melo (2006), vivemos na era da informação em um momento em que a tecnologia é disponibilizada e a habilidade no processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisões representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos negócios.

Nesse contexto, a comunicação é vista como um instrumento estratégico da organização. Uma comunicação ineficiente, portanto, reflete em informações desorganizadas, o que tende a gerar ruídos e conflitos. Comunicar, nesse sentido, não é tarefa fácil para as organizações, principalmente porque, para sua gerência, as empresas utilizam-se de documentos impressos, e-mails, chamadas telefônicas; enfim, de uma série de recursos que quando mal utilizados podem dificultar os processos comunicativos, ao invés de dinamizá-los.

Por isso, o secretário executivo que possui um bom domínio da comunicação tende a garantir uma boa relação interpessoal e intrapessoal em seu ambiente de trabalho. Este profissional deve estar apto a gerenciar a organização ligada à Tecnologia da Informação (TI), por ser um gestor estratégico e por ter habilidade no manuseio de ferramentas da informação, devido a multidisciplinaridade de conhecimentos teórico-práticos adquiridos durante as disciplinas estudadas em sua grade curricular (administração, gestão secretarial, gestão do conhecimento, entre outros) (BÍSCOLI E LOTTE, 2006; GARDIN, 2011).

O secretário executivo faz uso de ferramentas/recursos (computador, internet, e-mail, editor de texto, etc.) para executar suas atividades com maior agilidade e rapidez. Nas organizações, as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) vêm contribuindo fortemente para a execução das atividades desses profissionais, contudo, “nem sempre os profissionais conhecem como as TICs podem contribuir para a execução de suas atividades” (MARTINS ET Al. 2015, p. 67).

E nesse propósito, o objetivo do trabalho é compreender como as TICs influenciam as atividades secretariais de servidores técnico administrativos da Universidade Federal da Paraíba, do Centro de Ciências Médicas (CCM) no Campus I e do Centro de Ciências Aplicadas e Educação (CCAE) no Campus IV, que têm a função de secretário. A partir de um questionamento inicial: “como as TICs dinamizam a atividade do secretário nas organizações?” propusemo-nos a pesquisar junto a secretários de centros de ensino do Campus I e IV da UFPB, como essas tecnologias vêm modificando ou não suas rotinas de trabalho.

Nosso trabalho é dividido em quatro partes principais: a primeira propõe-se a discutir os fundamentos da comunicação e qual a importância dessa para a profissão do secretário. Depois disso, na segunda parte, tentamos compreender melhor os principais conceitos e histórico da Tecnologia da Informação, e qual a sua importância atualmente para as organizações, discutindo, por fim, o novo perfil do secretário e como as TICs vêm afetando suas atividades rotineiras.

A terceira parte refere-se aos procedimentos metodológicos, em que, além de apresentarmos os procedimentos, métodos e abordagens utilizados na pesquisa, também mostramos o perfil dos profissionais entrevistados.

Como quarta e última parte do trabalho, apresentamos a análise e discussão dos resultados. Através de uma abordagem quantitativa e qualitativa, realizamos a partir de gráficos, uma análise das respostas dadas aos questionários aplicados, observando questão a questão, como os temas foram recebidos pelos informantes da pesquisa.

2. COMUNICAÇÃO: ALGUNS FUNDAMENTOS

A humanidade vem evoluindo desde o surgimento da comunicação (fala e escrita). Com ela foi possível a interação das relações humanas pessoais e profissionais, pois, conforme afirma Coelho (2007, p. 3): “A comunicação é uma ferramenta bem antiga que faz sentido quando uma ou mais pessoas pretendem transmitir ideias entre si, sendo a eficiência da comunicação avaliada na relação ideia transmitida e ideia recebida”.

A atividade de comunicar é imprescindível ao ser humano. De acordo com Ramos (2008), desde os tempos mais remotos, os homens transmitem e recebem informação e é através dela que adquirimos conhecimentos, expressando a realidade de maneira que o outro entenda.

2.1. A informação como fundamento da Comunicação

Ainda não se tem uma conclusão definitiva de como os homens primitivos começaram a se comunicar/interagir entre si, se foi por sons (gritos e grunhidos), gestos, expressões visuais ou pela combinação de todos esses elementos. Mas se sabe que a designação de um objeto era feito através da associação dos sons e gestos, dando origem ao signo, ou seja, qualquer coisa que faz referência a outra coisa, ou ideia e significação, gerando informação necessária para haja comunicação entre os indivíduos (PERLES, 2007, p. 5).

O signo linguístico é um elemento representativo que apresenta dois aspectos: o significado e o significante. Ao escutar a palavra cachorro, reconhecemos a sequência de sons que formam essa palavra. Esses sons se identificam com a lembrança deles que está em nossa memória. Essa lembrança constitui uma real imagem sonora, armazenada em nosso cérebro que é o significante do signo cachorro (CORREIA, 2013, p. 3). Dito de outra forma e nas palavras de Bordenave (2004, p. 24), “A atribuição de significados a determinados signos é precisamente a base da comunicação em geral e da linguagem em particular”.

A invenção de uma certa quantidade de signos levou o homem a criar um processo de padrões de organização, constituindo a língua. O conhecimento de uma língua engloba tanto a identificação de seus signos, como também o uso adequado de suas regras combinatórias caso contrário, a utilização dos signos desordenadamente dificultaria a comunicação” (PERLES, 2007 p. 5; CORREIA, p. 3, 2013).

            Para termos uma boa comunicação é importante que gerenciemos dois fatores: informação e relação. O primeiro fator se refere à capacidade de ler, falar e escrever bem e o segundo é referente às boas maneiras, cordialidade e formas de tratamento (ABREU, 2003). De acordo com Rios (2000, p. 434), “Informação é o ato ou efeito de informar notícia recebida ou comunicada, informe; conhecimento, instrução; direção”.

            Discorrendo sobre os elementos que compõem o processo de comunicação, Martins (2005, p. 134-135) aponta sete fatores:           

• Fonte/emissor – origem de uma informação;
• Mensagem – informação propriamente dita;
• Canal – via de transmissão da mensagem;
• Receptor – pessoa que recebe a mensagem;
• Feedback – resposta/reação;
• Decodificação – ato de escutar/assimilar a mensagem;
• Codificação – expressar nossa mensagem ao outro.

            O emissor emite através de um canal a mensagem ao receptor, este, por sua vez, recebe a mensagem e a interpreta (decodificando-a e codificando-a) devolvendo-lhe a resposta (feedback) e ao fazer a devolução da resposta, o receptor passa a ser emissor e o emissor, receptor. “É importante que o emissor tenha acesso aos conhecimentos do receptor sobre o assunto a ser abordado. O seu nível de linguagem e o seu grau de interesse são itens relevantes para que ocorra a sintonia entre eles” (MELO, 2006, p. 9).

A comunicação verbal normalmente é feita em dois sentidos em que o emissor passa a ser receptor e vice-versa, uma vez que o emissor enquanto expõe a mensagem ao receptor este terá necessidade, por exemplo, por motivos de incompreensão, de assumir o papel de receptor, e neste caso os papéis invertem-se. Este retorno de comunicação é essencial para a pessoa que expõe sua investigação uma vez que permite verificar se a mensagem foi recebida, assimilada se foi bem aprendida (COELHO, 2007, p. 4).

Nos enganamos ao pensar que é simples o processo de comunicação, pelo contrário, esse processo é cheio de imprevistos, por isso, o gerenciamento da informação deve ser o mais claro e objetivo possível. “É através da informação que se pode detectar áreas problemáticas capazes de impedir a consecução de objetivos. É também, por meio dela que são avaliados desempenhos individuais e/ou coletivos” (MELO, 2006, p. 6).

O ruído é o que perturba o processo de transmissão e, para evitá-lo, precisamos tornar o código redundante, ou seja, introduzir elementos de controle para se conseguir maior eficácia comunicacional. Todavia, mesmo que seja possível transmitir uma série de símbolos com exatidão sintática, eles permaneceriam desprovidos de significação se o emissor e o receptor não tivessem antecipadamente concordado sobre a sua significação (CARDOSO, 2006, p.1129).

Com o vasto repertório e combinações de signo surgiu a linguagem oral que ainda era muito limitada pela falta de registro e de alcance. E para garantir essa permanência o homem representou seus signos em desenhos primitivos feitos em cavernas durante a era paleolítica (35000 e 15000 antes de Cristo) e posteriormente nas pirâmides egípcias a 3000 anos antes de Cristo. Já para o alcance foram utilizados os signos sonoros e visuais tais como o tantã, berrante, gongo e sinais de fumaça (BORDENAVE, 2004; PERLES, 2007).

O desenvolvimento progressivo dessas limitações foi o que levou de certa forma a evolução da comunicação que conhecemos atualmente. Hoje, já nos utilizamos de outros meios mais sofisticados para nos comunicar e cada vez mais vem surgindo novos meios e/ou ferramentas de comunicação que vão sendo aos poucos substituídas por outros. Um exemplo disso foi a substituição do telégrafo pelo telefone e desse pelo celular e mais atualmente do celular para o smartfone.

A comunicação é indispensável para qualquer empresa ou organização e como já foi dito anteriormente existem vários meios de se comunicar sem sair do lugar. É uma troca de conhecimento entre indivíduos e é vista dentro de conceitos estratégicos e tecnológicos como um processo de melhoria e qualidade no ambiente organizacional. A partir da comunicação integram-se e compartilham-se valores, promove-se o diálogo e melhora-se o entrosamento entre os indivíduos.

Para que a comunicação humana alcançasse o estágio atual, tanto em volume e formatos, quanto em velocidade, foram necessárias diversas transformações fisiológicas e processos tecnológicos revolucionários. Algumas mudanças aconteceram há tanto tempo que quase nunca são mencionados ou percebidos pelo homem, mas os seus traços se conservam e, vez ou outra, se fazem presentes nos gestos, expressões e ruídos que emitimos (PERLES, 2007, p. 6).

Um profissional que deve gerenciar bem essa ferramenta (comunicação) é o secretário, visto que ele deve atuar e participar do processo de melhoria da gestão. É um profissional que deve buscar inovação e acompanhar os avanços da tecnologia, pois à medida que avançam as inovações tecnológicas, o secretário deve dominá-las e utilizá-las para melhor desempenhar suas funções. [...]