A IMPORTÂNCIA DO USO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO EM LICITAÇÕES NO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS

1INTRODUÇÃO

A Administração Pública moderna vem buscando ser eficiente e eficaz, principalmente quanto à gestão de recursos financeiros. Nesse interim, uma boa opção são as licitações sob o Sistema de Registro de Preços. Ele está previsto na Lei 8.666/93, art. 15, II:

“Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão: (...)

II - ser processadas através de sistema de registro de preços;”

 

A modalidade de licitação denominada “Pregão”, a mais usada para licitações no Sistema de Registro de Preços por ser mais célere e dinâmica , trouxe várias novidades em relação às demais já existentes, criadas pela Lei Nº. 8.666/93, sendo uma delas a permissão de recursos de tecnologia da informação (BRASIL. Lei Nº. 10.520, de 17 de julho de 2002).

Contudo, deve haver um estudo minucioso na elaboração na estimativa dos quantitativos e real possibilidade da efetivação da aquisição dos produtos ou contratação dos serviços. estes procedimentos administrativos necessitam de um controle minucioso de prazos, sejam eles para a realização dos certames e/ou de vigência de suas atas; de valores, visto que existem determinadas exigências que devem ser cumpridas quando os valores estimados alcançam determinadas faixas, inclusive para atendimento às Deliberações do Tribunal de Contas do Estado – TCE, órgão que fiscaliza as administrações municipais; assim como o trâmite dos processos, já que estes circulam internamente por diversos setores da administração.

Por conta disso, passaremos a demonstrar que o uso da tecnologia da informação é essencial para tornar a Administração Pública mais eficiente e eficaz os gastos com aquisição de produtos ou contratações de serviços pela Administração Pública.

Atuei como Pregoeiro (responsável pela condução dos trabalhos referentes à modalidade de licitação Pregão) durante seis anos e vivenciei todas as dificuldades que há nesta área por falta de softwares específicos, que atendam às necessidades pontuais de organização dos dados e acesso às informações dos procedimentos licitatórios realizados ou que ainda ocorrerão.

2JUSTIFICATIVA

 

 

O Sistema de Registro de Preços é uma forma de contratação que, em resumo, transfere a responsabilidade da manutenção de um estoque, no caso de aquisição de produtos, ao fornecedor, visto que neste sistema é licitado uma quantidade prevista para o atendimento por um determinado período, porém, não há a necessidade reservas orçamentárias prévias à licitação, assim como não existe a obrigatoriedade da aquisição de todo o quantitativo licitado. Porém, exige que a administração pública tenha um controle da vigência da Ata de Registro de Preços, que é o documento que formaliza esse compromisso entre a empresa vencedora do certame e o órgão público. Este documento poderá vigorar por no máximo doze meses e durante esta vigência os valores dos produtos registrados deverão ser publicados trimestralmente em diário oficial (BRASIL. Decreto Nº. 3.931 de 19 de setembro de 2001).

Para os responsáveis pela elaboração e controle desse sistema, assim como de todo o procedimento licitatório na modalidade Pregão, também há a necessidade de se ter em mãos, de maneira rápida e precisa, informações quanto ao seu trâmite, isto é, por onde o processo passou e onde está no momento, quanto à prorrogação, visto que como mencionado acima, o prazo de vigência, computado as eventuais prorrogações, não pode ultrapassar doze meses e também controlar as republicações trimestrais, assim como os documentos que são de envio obrigatório ao Tribunal de Contas, em atendimento às suas Deliberações.

Por esses motivos buscamos efetuar o levantamento de todas as necessidades do Departamento de Licitação da Prefeitura Municipal de Teresópolis, quanto ao problema exposto, para a elaboração de um sistema que controle todo o processo e mantenha todas estas informações sempre atualizadas e disponíveis para consulta.

Em um Município como Teresópolis (R.J.) com cerca de 162.000 habitantes, segundo senso realizado pelo IBGE em 2009, são realizados em média 85 licitações na modalidade Pregão, sendo que 95% destes são para registro de preços. Dessa forma, vão se acumulando informações sobre estes processos, principalmente datas e valores que, não havendo uma maneira eficiente de classificá-las e arquivá-las, irão se perder num emaranhado de papéis sem utilidade, enquanto a Administração Municipal deixa de realizar compras com eficiência e economia.

Durante os seis anos como Pregoeiro, apesar de várias pesquisas pela Internet e com empresas desenvolvedores de sistemas, não foi encontrado nenhum software no mercado que realize o controle proposto por este projeto.

3OBJETIVOS

Efetuar o cadastro dos processos administrativos licitatórios, distinguir aqueles que serão realizados através do Sistema de Registro de Preços e para aquisição imediata. Controlar o andamento destes processos pelos diversos setores que circulam, antes e depois da realização do certame.

Automatizar o cálculo dos prazos estabelecidos para a publicação do certame, data da homologação da licitação, vigência da Ata de Registro de Preços quando couber.

Criar relatórios, impressos ou não, com os procedimentos marcados e a expirar, assim como relatórios de procedimentos realizados por ano e com percentual de economia para o município.

4REFERENCIAL TEÓRICO

Partindo do princípio de que Sistema de Informação é qualquer sistema utilizado para fornecer informações (incluindo seu processamento) para qualquer uso que se possa fazer dela (STAIR, 1998), objetivamos desenvolver um sistema para organizar as informações relativas às licitações realizadas através da modalidade Pregão.

Segundo Stair e Reynolds (2006, p.4) “informação é um conjunto de fatos organizados de modo a ter valor adicional, além do valor de fatos propriamente dito”. Portanto, se tivermos as informações, porém, sem a devida organização e sem haver um método eficiente e rápido para a consulta destas informações, de pouco valerão para a Administração Municipal.

O § 5º do Art. 15 da Lei Federal Nº. 8.666/93, preceitua que “O sistema de controle originado no quadro geral de preços, quando possível, deverá ser informatizado.”, assim, percebemos a importância da implantação de um sistema de informática para auxiliar neste controle, visto que além de uma necessidade operacional, é uma determinação legal.

Segundo Sampaio (2003, p.1):

O principal fator que traz a necessidade da implantação de sistemas de informação em prefeituras é a necessidade de modernizar a gestão administrativa, financeira e tributária do município, trazendo maior arrecadação e controle dos gastos públicos, visto que, atualmente, muito dinheiro público é gasto, sem o devido controle, o que ocasiona gastos desnecessários que poderiam ter sido evitados se um eficiente sistema de informações provesse dados precisos para uma correta gestão e uma facilidade na tomada de decisões por parte dos administradores.

O projeto em tela será de grande importância, pois poderá ser utilizado para auxiliar os funcionários responsáveis pelo procedimento licitatório e proporcionar maior economicidade e transparência (princípios constitucionais) nas compras públicas.

O estágio será realizado no Departamento de Licitação, departamento responsável pela aquisição de materiais e contratação de serviços para toda a estrutura da Prefeitura Municipal de Teresópolis, isto é, vinte e uma Secretarias e quatro mil, trezentos e cinco funcionários. Este Departamento conta com uma equipe de doze servidores, nove computadores e um espaço físico de 60m² aproximadamente. O Departamento de Licitação é de vital importância para a sociedade, tanto pelo ponto de vista político, visto que um bom trabalho significa melhor investimento do dinheiro público, como pelo ponto de vista social, pois inúmeras empresas e autônomos participam de procedimentos licitatórios para prestarem serviços ou venderem produtos ao Município, gerando diversos empregos diretos e indiretos.

5METODOLOGIA

5.1PERSPECTIVA DO ESTUDO

a) tipo de estudo: Esta pesquisa é Qualitativa de cunho Descritivo - Seu método é INDUTIVO – análise de dados e fatos particulares. Também possuirá teor Bibliográfico e Documental.

b) tipos de dados: Serão utilizados dados primários e secundários, visto que serão consideradas informações obtidas no campo, isto é, durante o período de estágio, assim como dados obtidos em obras bibliográficas.

c) forma de coleta de dados: A pesquisa será iniciada partindo da leitura e estudo minucioso da legislação aplicada às licitações, mais especificamente à modalidade Pregão e ao Sistema de Registro de Preços. Após, será feito uma pesquisa de campo junto aos funcionários do Departamento de Licitação e das autoridades superiores (Secretários Municipais e Prefeito) a fim de efetuar o levantamento das informações que estes necessitam que sejam disponibilizadas pelo sistema, e assim, obter os requisitos para a elaboração do sistema.

Serão consultadas obras de autores renomados na área de licitações e Administração Pública como Carlos Pinto Coelho Motta e Odete Medauar, assim como livros que auxiliem na criação do sistema na linguagem de programação escolhida.

d) forma de apresentação dos resultados: Ao término do trabalho, será apresentado um software para controle de informações, juntamente com a parte teórica e documental, tanto da pesquisa quanto do software.

5.2 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO

O estudo, objeto deste estágio, como dito acima, será realizado principalmente no Departamento de Licitação da Prefeitura Municipal de Teresópolis. Porém, serão realizadas visitas e levantamento de informações em outros departamentos para que o resultado também atenda às suas necessidades, já que existem setores ligados diretamente ao Departamento de Licitação, além das informações que são solicitadas por diversos órgãos para a elaboração dos pedidos de compras e contratações.

Este estudo terá a duração de quarenta horas, e será composto de entrevistas para a obtenção das informações para o projeto do software a ser desenvolvido, como por exemplo, as dificuldades existentes que deverão ser sanadas, assim como facilidades que o sistema deverá proporcionar aos usuários. Também será feito configurações da rede interna de computadores, instalação e configuração de equipamentos e softwares.

5.3 TÉCNICA, ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS

Será utilizada a linguagem de programação Visual Basic ®, através do Software Microsoft Access 2003®. Tal software foi escolhido por ser possível desenvolver sistemas com o banco de dados em um único arquivo, facilitando o procedimento de backup e de transferência para outros equipamentos.

5.4 LIMITAÇÕES DO ESTUDO

Durante o estudo, poderá haver dificuldade em entrevistar determinados funcionários, pois geralmente, estão em reuniões ou desempenhando suas atribuições.

6TECNOLOGIA

No desenvolvimento do projeto proposto, serão utilizados os seguintes recursos:

6.1LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO

A linguagem de programação escolhida foi a Visual Basic, por ser aquela já utilizada pelos profissionais do Departamento de Informática da Prefeitura Municipal de Teresópolis. Esta linguagem é bem semelhante à estudada durante o curso de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento, que foi o C#.

6.2BANCO DE DADOS

O software Microsoft Access será utilizado para efetuar a programação, assim como será o banco de dados do sistema, pois além de facilitar o trabalho de programação, possui a vantagem de tornar, após concluído, todo o sistema juntamente com o banco de dados em apenas um arquivo, porém, atendendo todas as necessidades e com toda a segurança e confiabilidade esperada.

6.3FERRAMENTAS DE MODELAGEM

Para a elaboração dos diagramas necessários para a execução do projeto, será utilizado o software Jude Community. Sua escolha foi baseada primeiramente por ter sido o software utilizado em todo o Curso de Graduação, em segundo lugar, por ser um software livre, isto é, não há custos para sua utilização e por último, por ser de fácil utilização, um software simples, porém completo.

Nele desenvolveremos todos os diagramas necessários à realização do projeto com exceção do Diagrama de Entidade Relacionamento, que será criado utilizando o software Br Modelo.

7LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

Durante o período de estágio, foi verificado através de entrevistas, como funciona o sistema atual de controle de rotinas no Departamento de Licitação e algumas necessidades que este sistema não supre, como veremos a seguir:

< >Descrição do sistema existente:Descrição do sistema proposto:8CONCLUSÃO

Durante a realização deste estudo, foi verificado que a Administração do Município de Teresópolis tem se esforçado em informatizar sua estrutura, mas ainda há muito que ser feito. Funcionários sem qualificação técnica e equipamentos ultrapassados são algumas barreiras a serem superadas, além da falta de recursos financeiros para esse fim.

No período de estágio, foi constatado que vários funcionários assumem diversas atribuições ao mesmo tempo e necessitam urgentemente de sistemas informatizados que os aliviariam da assoberbação de trabalhos e atividades repetitivas e corriqueiras, que tomam grande parte de seu tempo.

Ficou evidente também, a grande pressão sofrida pelo Diretor do Departamento de Licitações, Presidente da Comissão de Licitação, Pregoeiro e Diretor do Departamento de Informática durante o exercício de suas atribuições. Considerando a quantidade de setores e funcionários existentes na empresa, cada equipe é cobrada, seja pela compra e / ou contratação de serviços com rapidez (Departamento de Licitação), seja pela manutenção dos equipamentos de informática ou desenvolvimento se softwares para suprir necessidades emergenciais e pontuais (Departamento de Informática).

Foi verificado também que todos os sistemas desenvolvidos pelo Departamento de Informática são elaborados na linguagem de programação Visual Basic e executados pelo software Microsoft Access, e vem atendendo plenamente às necessidades da Administração Municipal, principalmente pela vantagem de serem desenvolvidos por funcionários internos, o que diminui muito a lapso de tempo para correções ou atualizações destes sistemas.

Assim, concluímos que o desenvolvimento e a implantação do sistema proposto neste trabalho seriam de grande valia para Administração, não só do município de Teresópolis, mas de todos aqueles que realizam procedimentos licitatórios na modalidade Pregão, minimizando o tempo e recursos gastos com o gerenciamento de informações e maximizando a eficiência e eficácia das licitações, com informações rápidas e disponíveis a qualquer momento.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARAUJO, Luiz Alberto David; JÚNIOR, Vidal Serrano Nunes. Curso de Direito Constitucional. 12. ed. rev. e atual. São Paulo: Saraiva, 2008.

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______.”Decreto Nº. 3.555”, de 8 de agosto de 2002. Aprova o Regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. Brasília, DF, 2002.

______. “Decreto Nº. 3.931”, de 19 de setembro de 2001. Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei Nº. 8.666, de 21 de junho de 1993, e dá outras providências. Brasília, DF, 2001.

______.”Lei Nº. 10.520”, de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Brasília, DF, 2002.

FERNANDES, Alexandre. Access 2000. Rio de Janeiro: Brasport, 2000.

MEDAUAR, Odete. Direito Administrativo Moderno. 10. ed. Ver., atual. e ampl. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2006.

MOTTA, Carlos Pinto Coelho. Eficácia nas Licitações & Contratos. Belo Horizonte: Del Rey, 2002.

Prefeitura Municipal de Teresópolis. [Internet]. [Teresópolis]: Pontos Turísticos e Culturais; c2009-2010 [acesso em 26 Abr. 2010]. Disponível em: http://teresopolis.rj.web.br.com/turismo/.

SAMPAIO, Romilson Lopes. Informática na administração municipal: uma questão de ética e cidadania. Revista E.T.C, 2003. Disponível em http://www.cefetba.br/comunicacao/etc1a8.htm. Acesso em: 25 abr. 2010, às 14 h 40.

STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: Editora LTC, 1998.

STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de Sistemas de Informação: uma abordagem gerencial. São Paulo: Thomson Learning, 2006.