A CONTABILIDADE NA ERA DA INFORMAÇÃO

1 INTRODUÇÃO

A complexidade atual dos negócios, a economia globalizada e a ampla

concorrência no mercado, realçam uma precisão cada vez maior de informações que

facilitem as organizações à tomada de decisão. O uso da informação contábil apresenta-

se como um instrumento para a gestão das entidades. Ele registra os dados operacionais

e transforma em informações contábeis de forma que chegue aos usuários da forma

mais transparente possível. Nesse sentido a Contabilidade como ciência social que é,

possui esse instrumento, ou seja, projetar e colocar em prática um sistema de

informação para uma organização sendo colocado à disposição dos usuários internos e

externos à organização.

Este trabalho, portanto, tem como objetivo apresentar os conceitos do que

representa a contabilidade na era da informação, seus recursos, como esta relacionada a

responsabilidade social e, como e de que forma a contabilidade pode inferir nas

entidades, inter-relacionando- o com as disciplinas de: Contabilidade de Custos ,

Contabilidade Fiscal e Tributária, Contabilidade de Entidades, Projeto de Estágio,

Logística e Teoria Avançada da Contabilidade.

Didaticamente este trabalho encontra-se organizado em oito partes: na segunda

será abordado a responsabilidade social, na terceira parte relata a tecnologia da

informação contábil e sua influência no trabalho do contador, a quarta será tratado dos

recursos do sistema de informação, a quinta aborda o gerenciamento e o processamento

das informações contábeis, a sexta parte será tratado a importância das informações

contábeis com instrumento na gestão das organizações, a sétima trata da contabilidade

na era da informação interligado com as diversas disciplinas cursadas e por fim será

feito um estudo de caso. Após essa exposição serão apresentadas as considerações finais

sobre o assunto

2 RESPONSABILIDADE SOCIAL

3 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL E SUA INFLUÊNCIA NO

TRABALHO DO CONTADOR

A Tecnologia de Informação (TI) tem sido considerada como um dos

componentes mais importantes do ambiente empresarial atual, sendo que as

organizações brasileiras têm utilizado ampla e intensamente esta tecnologia tanto em

nível estratégico como operacional. Portanto, a informação deve fazer parte de uma

estrutura de níveis dentro de uma empresa, ou seja, a informação não deve limitar-se a

administrar os recursos internos, mas ultrapassar as fronteiras da empresa e integrar-se

sistemicamente com fornecedores e clientes, sendo um fator chave de competitividade.

TI é todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas para efetuar seu

subsistema de informação. Esse arsenal tecnológico está normalmente ligado à

informática e à telecomunicação, bem como o desenvolvimento científico do processo

de transmissão de dados.

Nos escritórios em geral, essa nova era da informação inclui o processamento de

textos, arquivamento automático, sistemas de processamento de transação, conferência

eletrônica, correio e quadro eletrônico, vídeos-teleconferências, programas de pesquisa

em banco de dados, planilhas eletrônicas, sistemas de suporte para decisões e sistemas

especialistas. Todos esses programas mostram a diversidade fornecida pela TI para

qualquer organização.

O uso da Tecnologia da Informação na contabilidade vem introduzindo uma

nova maneira de visualizar os procedimentos contábeis. A contabilidade avalia a

posição patrimonial das organizações, onde são registrados todos os fatos econômicos e

financeiros que ocorrem na mesma, permitindo aos administradores, através dos

demonstrativos contábeis, ter uma posição da situação da organização.

A contabilidade é feita com base em documentos que são gerados pelos

processos organizacionais , sendo feitos os lançamentos com base nestas informações.

No início, a contabilidade lançava estes documentos e fazia a análise de sua autorização

antes da entrada no sistema. Com o uso da tecnologia da informação, os lançamentos

contábeis são feitos de forma automática, não sendo necessário os lançamentos serem

realizados pela contabilidade.

Como as organizações alteraram os seus procedimentos pela utilização da TI,

essas alterações refletiram na área contábil, pois alterou a sua forma de atuação com a

automatização dos processos executados, que antes era feita de forma manual e agora

4

passaram a ser de forma automatizada, não existindo a necessidade de grande uso de

papéis, pois os arquivos agora são arquivos magnéticos.

As informações contábeis estão disponíveis para toda a organização permitindo

a empresa ter uma postura proativa com relação aos diagnósticos e soluções de seus

problemas, sendo necessário uma grande rapidez na elaboração dos demonstrativos

contábeis.

Este novo ambiente, modificado pela tecnologia, tem gerado a necessidade de

reformulação dos métodos de trabalho, como na formação de profissionais que devem

apresentar um perfil que venha a atender os atuais procedimentos para esta nova

contabilidade, fornecendo informações mais rápidas aos setores que delas necessitem,

como também se adaptar as mudanças que ocorrem no mercado e as alterações com as

legislações.

Com o passar do tempo, o trabalho do contador será modificado, eles não

deverão mais gastar o seu tempo com controle de estoques, lançamentos contábeis,

levantamento de balancetes, etc. Eles estarão mais direcionados a gestão da

contabilidade, que deve estar alinhada ao planejamento estratégico da empresa.

Esta nova função da contabilidade aumenta a importância do profissional

contábil dentro das organizações, mas é necessário um profissional mais capacitado para

atuar dentro deste novo ambiente, através das informações contábeis permita boas

tomadas de decisões e que este profissional atue diretamente com os dirigentes

fornecendo uma visão realista de toda a empresa.

Em face deste novo contexto, é importante salientar que nas áreas onde a

tecnologia da informação é aplicada, ela se torna uma ferramenta importante no

processo de trabalho, existindo a dificuldade de adaptação dos profissionais para esta

nova realidade, visto que a tecnologia da informação agiliza os procedimentos

contábeis.

Por isso, é necessário aos profissionais de contabilidade uma adequação para

este novo ambiente, procurando possuir conhecimentos das modificações que a

tecnologia da informação vem causando a sua área e se adequando a este novo cenário

que exige um profissional com uma visão mais ampla da empresa.

Esta novo ambiente chamado da “era da informação”, tem exigido cada vez mais

um profissional que tenha uma visão mais abrangente da empresa e que não esteja

mergulhado em um setor, por isso os profissionais contábil têm que se adequar a esta

nova realidade e procurar contribuir para o conhecimento empresarial .

5

4 RECURSOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

O sistema de informação contábil é o essencial provedor de informação que o

contador precisa para realizar a contabilidade e a informação contábil dentro da

instituição, onde a contabilidade seja utilizada por completo.

 Sendo assim, o sistema de informação deve ser um conjunto de recursos

materiais, tecnológicos, humanos e financeiros  que tenha  uma seqüência racional para

o processamento dos dados e lançamento de todos os fatos realizados pela empresa, para

que os dados sejam traduzidos e utilizados conforme a necessidade de cada usuário.

Esse conjunto de recursos precisa ser trabalhado de forma correta, somente assim as

informações serão válidas e relevantes para o planejamento de uma atividade.

Sendo o sistema de informação um conjunto de recursos utilizado para conceber

informações relevantes para fins de controle e decisões dentro das instituições, este deve

ser bem estruturado e gerenciado para atingir seu principal objetivo, caso contrário ele

se torna inapropriado aos seus usuários finais.

A informação contábil deve chegar ao usuário da forma mais reduzida possível,

para que não gere incertezas em relação ao seu entendimento. Com uma compreensão

adequada sobre o que representa tal informação, será possível utilizá-la de forma útil, de

modo, que atenda as expectativas previstas.

Segundo Padoveze (2009, p.128), para o processo de transformação dos dados

em informações contábeis úteis, temos dois principais recursos, são eles: recursos

humanos (contadores) com treinamento adequado da ciência contábil, para o enfoque

sistêmico da contabilidade e visão contábil gerencial completa, para atender às

necessidades informacionais contábeis do sistema empresa; e o outro recurso seria o

software de contabilidade que possibilite ao contador realizar todo o potencial gerencial

da informação contábil a ser gerada e utilizada.

Além disso, existem os recursos que são principais para qualquer setor ou

qualquer sistema: equipamentos de informática; equipamentos de comunicação; energia;

serviços de terceiros; materiais de expediente; espaço físico etc.

A soma destes recursos tecnológicos com os recursos humanos torna-se

indispensável ao sistema de informação contábil na Era da Informação. Através da

tecnologia torna muito mais fácil analisar e fornecer informações que os clientes

solicitam com mais urgência para tomada de decisão.

6

5 O GERENCIAMENTO E O PROCESSAMENTO DAS INFORMAÇÕES

CONTÁBEIS

A Contabilidade é uma ferramenta indispensável para a gestão de negócios. Tem

por objetivo o estudo do patrimônio, através da utilização de métodos especialmente

desenvolvidos para coletar, acumular, registrar, resumir, reconhecer, mensurar e analisar

todos os fatos que afetam a situação patrimonial das pessoas físicas ou jurídicas, seja

esse patrimônio resultante da consolidação de patrimônios de outras entidades distintas

ou a subdivisão do patrimônio de uma entidade em parcelas menores que mereçam ser

acompanhadas em suas mutações e variações (IUDÍCIBUS e MARION, 1999, p. 56).

Segundo O’Brien (2001, p. 363), o principal aspecto de gerenciamento de um

sistema de informação é o envolvimento da administração do sistema e do usuário final,

e neste sentido observa-se a atuação dos gestores contábeis no planejamento,

coordenação e desenvolvimento dos Sistemas de Informações Contábeis. Padoveze

(2000, p. 130) constata a afirmação de O’brien, alegando que “o contador deve respeitar

a posição do usuário e sua forma de enxergar e utilizar a informação contábil”.

Os usuários da informação contábil, que acompanham essas mutações, podem

ser internos ou externos à entidade. Os usuários internos são os administradores e

funcionários. Já os usuários externos são acionistas, credores e autoridades

governamentais, são pessoas que indiretamente ou diretamente, possuem interesse a

avaliação da situação e do desenvolvimento da entidade.

Dessa maneira, a Contabilidade, segundo Fayol (1994), constitui-se um órgão de

visão das empresas. Dessa forma, deve-se revelar, a qualquer momento, a posição e o

rumo do negócio. A necessidade de informações exatas, claras e precisas sobre a

situação econômica da empresa, são de extrema irrelevância. Entende que, um boa

contabilidade, simples e clara, que dê ideia exata das condições da empresa, é um

poderoso meio de direção.

Mason Jr (1975, apud BEUREN 1998, p. 28) registra que o Sistema de

informações deve fornecer informações básicas de que os gestores necessitam em sua

tomadas de decisão. Assim, quanto maior entre a informação fornecida e as

necessidades informativas dos gestores, melhor decisões poderão ser tomadas. Assim, é

necessário que a informação seja inteligível para seus usuários para que seja usada no

processo decisional.

7

Faz-se necessário destacar, contudo, que o entendimento dado aos Sistemas de

Informações Contábeis não é o mesmo dado á tecnologia da Informação agregada a

estes sistemas, pois são distintas (embora mutualmente dependentes). Em sua definição

de Sistema de Informações Contábeis – SIC, Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.

24) certificam-se a separação do conceito “sistema de informações” e informática,

afirmando que o SIC é o “subsistema dentro de uma organização que acumula

informações de vários subsistemas da entidade e comunica-se ao subsistema de

processamento”. O subsistema de processamento de informações pode ser um

departamento separado na entidade organizacional, responsável pelo equipamento e

pelos programas de computação.

E embora as duas áreas – Informática e Contabilidade – possuem objetivos e

metodologias distintas, a convergência de interesses é direcionada à continuidade do

negócio, em que ambas possuem um papel decisivo para seu sucesso.

8

6 A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS COM

INSTRUMENTO NA GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES

A informação é um importante instrumento de comunicação entre os diversos

tipos de usuários. Para Padoveze (1997, p.38), “a informação deve ser tratada como

qualquer outro produto que esteja disponível para consumo. Ela deve ser desejada, para

ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil.” Assim a importância da informação

depende do grau de necessidade do usuário. Só será útil se for relevante para atender aos

usuários da informação. Assim, entende-se que quem decidirá a sua importância, será o

próprio usuário.

A informação contábil deve chegar ao usuário da forma mais simplificada

possível, para que esse, não tenha dúvida quanto a sua compreensão. Entendendo assim

o que representa tal informação, será possível utiliza-la de forma útil, de modo, que

atenda as expectativas previstas.

Para Dias, Moura e Silva (2003), a informação contábil:

“deve ser revestida de qualidade sendo objetiva,

clara, concisa, permitindo que o usuário possa avaliar a

situação econômica e financeira da entidade, bem como

fazer inferências sobre a tendência futura, de forma a

atender sempre os próprios objetivos da entidade

empresarial.”

O uso inadequado das informações contábeis pode acarretar diversos erros e com

isso comprometer todo o resultado esperado. Portanto é de extrema importância saber

como utilizar para a tomada de decisões.

Para Dias, Moura e Silva (2003), “a grande contribuição da evolução das

doutrinas e teorias contábeis para o processo de comunicação está no fato do valor dado

a importância da informação.”Sendo assim, conclui-se que a informação é um

importante instrumento de comunicação entre os usuários, sejam eles internos ou

externos, que pode proporcionar benefícios futuros se for utilizada de forma adequada

ou gerar prejuízos, se for utilizada de forma inadequada, de modo, que não traga

informações úteis ao usuário.

De acordo com Dias, Moura e Silva (2003), “a profissão contábil tem assumido

uma função que oferece à sociedade vários benefícios, incluindo menores riscos ao

9

investir e a melhor destinação dos recursos.” Ainda segundo o autor, “qualquer empresa

ou instituição, pública ou privada, necessita de registros contábeis técnica e eticamente

irrepreensíveis, que lhe permitam administrar suas atividades, contribuindo, assim, para

o alcance de seus objetivos.” A contabilidadepode servir como instrumento de gestão no

processo de planejamento e controle dos bens adquiridose é essencial para a prestação

de contas dos recursos financeiros. Para tanto, é necessário um sistema de informação

que facilita o desenvolvimento desse processo.

É necessário haver um sistema de informação contábil que atenda a suas

necessidades e que auxiliem na tomada de decisão, para que os gestores administrativos

compreendam a necessidade dos registros contábeis. Conforme Padoveze (1997), para

que a informação contábil tenha validade no processo de gestão administrativa, ela

precisa atender a dois pressupostos básicos: necessidade da informação e planejamento

e controle. A necessidade da informação irá depender de cada usuário, pois a

informação torna-se necessária se for considerada útil, e torna-se útil se servir para

auxiliar no processo de planejamento e controle, além de contribuir para o alcance do

resultado esperado. Padoveze (1997, p. 38) diz que: a necessidade da informação é

determinada pelos usuários finais dessa informação, por seus consumidores. Assim, a

informação deve ser construída para atender esses consumidores e não para atender aos

contadores.

O contador gerencial é aquele que sabe perfeitamente que a informação que faz

parte de seu sistema foi elaborada para atender as necessidades dos outros. Nota-se que

a necessidade está relacionada com a utilidade que vai ter para esse usuário, de modo

que o mesmo entenda o seu objetivo. A informação contábil será o elo de ligação entre

o contador e o usuário, sendo de extrema importância para a tomada de decisão.

Já em relação ao planejamento e controle, o sistema de informação gerencial

exige planejamento para produção dos relatórios, para atender plenamente aos usuários,

e construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários. O

sistema de informação contábil fornece aspectos importantes para um bom desempenho

da empresa, pois auxilia no processamento dos dados de modo a identificar a forma de

como serão utilizados, contribuindo para a identificação de fraudes ou erros, além de

interferir na tomada de decisão.

Para Padoveze (1997, p. 40-42), um sistema de informação contábil deve

apresentar os seguintes fatores:

• operacionalidade – as informações devem ser coletadas, armazenadas e processadas de

10

forma operacional. Onde todos os que trabalham com a informação contábil devem

saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos;

conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva. Com isso, teremos

uma utilização gerencial, ou seja, uma utilização prática e objetiva;

• integração – quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da

informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil.

Sua característica é a navegabilidade dos fatos. Uma vez que o dado é coletado, este

deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil;

• custo de informação – o sistema de informação contábil deve ser analisado na

relação do custo-benefício da empresa. Sendo assim, percebe-se que a contabilidade é

um importante sistema de informação para a tomada de decisão. Sabendo utilizá-la de

forma correta, será geradora de benefícios para a empresa. O sistema de informação

contábil é fundamental para o planejamento, processamento e controle dos dados. Deve

ser usado de modo que as informações sejam relevantes para a entidade, para ser

relevante, deve ser útil conforme as necessidades do usuário. Assim, além de ser

essencial na prestação de contas dos recursos financeiros da entidade, poderá servir

como um importante instrumento de gestão.

11

7 CONTABILIDADE NA ERA DA INFORMAÇÃO INTERLIGADA COM AS

DIVERSAS DISCIPLINAS CURSADAS

A contabilidade, bem como outras profissões, passou e tem passado por grandes

mudanças para acompanhar as evoluções tecnológicas. Nos últimos anos essa evolução

tem sido rápida e muito benéfica visto que a contabilidade tem se tornado mais rápida,

inteligente e eficaz.

A contabilidade que era feita em máquinas de escrever, com relatórios digitados

a mão, teve um grande avanço com a invenção do computador e com a evolução do

mesmo e foi com criação dos sistemas contábeis o maior ganho. A integração da

contabilidade com diversos outros sistemas. Um sistema contábil se comunica como um

todo, reduzindo a quantidade de lançamentos, conseguindo resultados mais rápidos,

diminuindo a quantidade de documentos na empresa, dentre uma série de outras

vantagens. A facilidade de execução dos serviços também foi gradativa e ainda é. Com

o auxilio da internet a importação de dados diretamente para os sistemas elimina até a

digitação e o ganho de tempo e eficiência é crucial. Dessa forma a contabilidade passou

uma ferramenta ainda mais indispensável no sistema gerencial de uma empresa.

Os escritórios de contabilidade e os gestores não foram os únicos beneficiados

com esses avanços. O fisco teve diversos benefícios pois conseguiu facilitar a

fiscalização, recebendo informações muito precisas, praticamente em tempo real e

aumentar arrecadação por conseqüência. Nesse contexto faz-se um gancho entre duas

matérias (uma já cursada e uma em curso), que são elas, respectivamente: direito

tributário e contabilidade fiscal e tributária.

Dentre as várias matérias já cursadas, muitas delas têm grande ligação com o

mundo digital. Sistemas Contábeis I e Estatística, por exemplo, foram matérias cursadas

na sala de informática, sendo para os alunos de Ciências Contábeis, Sistemas Contábeis

uma das disciplinas que mostra com maior clareza uma possível rotina de trabalho

dentro de um escritório nos dias atuais. A estatística por sua vez também se mostrou

fundamental.

A própria facilidade a informação tem relação direta com diversas disciplinas já

cursadas. Situações de economia estão sempre disponíveis na web, fazendo relação

direta com microeconomia e macroeconomia, leis, livros e diversas informações

jurídicas também são simples de ser encontradas, fazendo relação com todas as

disciplinas de direito, soluções administrativas de marketing e logística também podem

12

ser pesquisadas, ou seja, é infinita a amplitude de informação que se pode ter acesso.

A era da informação tem trazido diversas benfeitorias para os usuários.

Obviamente tudo isso demanda atualização desses e manutenção constante dos sistemas

para garantir o funcionamento com a eficácia desejada. Sendo assim, a contabilidade,

bem como diversas outras profissões só tem a ganhar com a comodidade proporcionada

pela era digital.

13

8 ESTUDO DE CASO

Nossa pesquisa de campo foi realizada na Deltaprice Serviços Contábeis,

localizado no bairro Gutierrez na região Oeste de Belo Horizonte. Essa empresa atua

nas áreas de escrita contábil, auditoria, perícia e consultoria, financeira, trabalhista,

tributária e administrativa para as empresas que atuam em diversos segmentos e

exploram vários nichos de mercado.

Em visita técnica realizada nessa entidade no dia 09 de abril de 2015,

entrevistamos o contador Rafael Lucas Magalhães Pessoa, um dos sócios da empresa,

sobre a influência da era da informação na contabilidade.

Segundo Rafael, os avanços tecnológicos, principalmente os amparados pelo

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), contribuíram de forma imensurável no

quesito de facilidade para a obtenção de informações e parametrização de importação de

dados no sistema. Muitas automatizações já ajudam os escritórios a realizar os

fechamentos contábeis de seus clientes, como por exemplo, a baixa das notas fiscais de

saída dos clientes que pode ser feita do site do governo. O fato de poder consultar se os

clientes pagaram as guias de tributos no site da Receita Federal economiza tempo de

esperá-lo nos encaminhar o comprovante de pagamento e não desgasta nossa relação,

além de economizar espaço físico já que não precisamos mais arquivar diversos

documentos em nossos gaveteiros.

Mas o que ainda é um grande atraso para os escritórios são os inúmeros

documentos que depois de digitados pelos clientes, precisam ser novamente redigitados

e lançados no sistema da contabilidade. Estes avanços ainda têm muito a contribuir na

integração de sistemas para diminuir o retrabalho na contabilidade.

Ao ser questionado sobre o uso da tecnologia pela Receita Federal, Rafael

afirma que o órgão tem feito constantes inovações tecnológicas para receber todas as

informações que pede aos contribuintes, já que as empresas tem que entregar

mensalmente diversas obrigações acessórias e o não envio das mesmas acarreta em

severas multas e que ainda há muitos programas da Receita Federal que entrarão em

vigor nos próximos tempos (ECF e SPED DA FOLHA) que exigirão um controle de

dados e informações muito maior do que os vistos hoje.

Em relação ao capital destinado para a inovação tecnológica dos escritórios de

contabilidade, ele diz que os mesmos devem ser vistos como investimentos e não como

14

custos, pois esses gastos beneficiarão o funcionamento do escritório e aumentarão a

produtividade dos funcionários.

Em nossa entrevista foi abordado também como os clientes absorveram as

mudanças ocorridas devido a Era da informação, foi nos dito que os clientes absorveram

de forma bem lenta, porém isso depende do perfil de cada cliente. Hoje a maioria já

conseguiu aderir as principais mudanças como uso de email para recebimento de guias,

emissão de notas fiscais eletrônicas e até uso da plataforma do site da empresa. O

relacionamento com o cliente progrediu nos últimos anos, passou a ser mais presente e

aberta, e o grande desafio agora é proporcionar melhor atendimento ao cliente

aproveitando-se da tecnologia para automatizar processos. Para identificar as

necessidades dos clientes está sendo utilizadas as mídias sociais como uma ferramenta

de negócio, pois com a presença digital é possível ouvir os clientes e aprofundar sua

relação com eles, com o objetivo de conquistar novos negócios.

15

9 CONTRIBUIÇÕES FINAIS

16

10 REFERÊNCIAS

CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Manual de procedimentos

contábeis para entidades de interesse social. Brasília: CFC, 2003. 128 p.

PADOVEZE, C. L. Sistemas de informações contábeis: Fundamentos e análise. 6.

ed. São Paulo: Atlas, 2009.