DOCUMENTO PÚBLICO ? GUARDA E CONSERVAÇÃO - CERTIDÕES

Felipe Genovez

I - Documentos Públicos e Certidões:

O deferimento de pedidos no âmbito da administração pública regem-se pela regra que disciplina o fornecimento de certidões relativas aos documentos públicos, vejamos:

a) O art. 5°., inciso XXXIV, CF, assegura a todos, independentemente de pagamento de taxas, o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder. Também, o direito de obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal (No inciso LXXVII da CF/88, regulamentado pela Lei n. 9.265, de 12.02.96 - DJ n. 9.426, de 27.02.96 - , há normas acerca da gratuidade das ações de habeas corpus e habeas data em se tratando de atos necessários ao exercício da cidadania).
b) O art. 3°, inciso II, da Lei Federal n. 9.784, de 29.01.99 e que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, aplicada subsidiariamente (art. 24, incisos XI e XVI, CF/88), dispõe que o administrado tem direito perante a Administração, sem prejuízo de outros, de "ter ciência da tramitação dos processos administrativos em que tenha a condição de interessado, ter vista dos autos, obter cópias de documentos neles contidos e conhecer as decisões proferidas; (...)".
c) O art. 46, da mesma legislação federal, estabelece que "os interessados têm direito à vista do processo e a obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem".
d) No Estado de Santa Catarina o art. 16, §2°., CE, estabelece: "A administração é obrigada a fornecer a qualquer interessado certidão ou cópia autenticada, no prazo máximo de trinta dias, de atos, contratos e convênios administrativos, sob pena de responsabilidade da autoridade competente ou do servidor que negar ou retardar a expedição".
e) O art. 59, da Lei Federal n. 9.784, de 29.01.1999, aplicada subsidiariamente no âmbito do Estado (art. 24, incisos XI e XVI, CF/88), estabelece que "salvo disposição legal específica, é de dez dias, o prazo para interposição de recurso administrativo, contado a partir da ciência ou divulgação oficial da decisão recorrida. Par. 1o Quando a lei não fixar prazo diferente, o recurso administrativo deverá ser decidido no prazo máximo de trinta dias, a partir do recebimento dos autos pelo órgão competente. Par. 2o O prazo mencionado no parágrafo anterior poderá ser prorrogado por igual período, ante a justificativa explícita". Ver art. 333, CPC (incumbe a quem afirma provar os fatos alegados).

A jurisprudência catarinense não discrepa do arcabouço legal:

" (...) Conforme preceitua o art. 333 do CPC, incumbe a quem afirma provar os fatos alegados. Da jurisprudência desta Corte: " É do autor da ação o ônus de provar os fatos constitutivos do direito subjetivo que pretende ver resguardado, assumindo ele o risco de ver negada a tutela jurisdicional buscada, acaso não logre comprovar os fatos alegados e que emprestam sustentáculo a esse direito" ( Apelação Cível n. 97.000312-9, de Lages, Rel: Des. Trindade dos Santos, j. em 18.02.99) (...) O art. 333, inciso I do Código de Processo Civil, dispõe que compete ao autor a prova do fato constitutivo do seu direito, de sorte que, ausente essa prova, impõe-se o não acolhimento do pleito, ainda mais quanto o requerido oferece prova de melhor qualidade" ( Apelação Cível n. 34.138, Rel: Des. Gaspar Rubik, j. em 06.06.81)" ( AI nº 00.000522-3, de Blumenau. Rel. Des. Torres Marques. DJ nº 10.393, de 08.02.2000, p. 34).

"(...)A Constituição assegura a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo" (Apel. Civ. 3.378, Rel. Des. Nestor Silveira, DJ 8.477, de 09.04.92, p. 15).

"Administrativo. Fornecimento de Certidões. A garantia outorgada no art. 5, inciso XXXIII, da CF, não se perfaz com a simples concessão de vista ao interessado dos dados que pretende, exigindo, antes, o fornecimento de certidão ou cópia dos documentos, como no caso requerido. Remessa conhecida e provida" (Apel. Civil em MS n. 5.111, de Imbituba, Rel. Des. José Ramos Schaefer, DJ n. 9.200, de 22.03.95, p. 16).

"A autoridade que se esquiva de apresentar certidões ou de prestar informações de interesse particular ou de interesse coletivo ou geral ( CF, art. 5º,XXXIII), age contra disposição prevista no art. 5º, XXXIV, "b" da Carga Magna e a omissão enseja a interposição de mandado de segurança". ( MS 99.019776-0, de Brusque. Rel. Des. Solon d'Eça Neves. DJ nº 10.442, de 24.04.2000,pág. 18).


E para concluir:

"(...) A Constituição Federal de 1988 em seu art. 5o, inciso XXXIV, b, assegura a todos de forma gratuita ?a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal?. Por sua vez a Lei n. 9.051, de 18.05.95, regulamentou o dispositivo constitucional mencionado, assinalando prazo improrrogável de quinze dias para o ente público fornecer a certidão requerida, desde que os interessados demonstrem os fins e razões do pedido. Extrai-se dos autos ? fls. 50 ? que a digna autoridade dita coatora, em cumprimento à decisão da Mesa da Assembléia Legislativa, indeferiu o pedido dos impetrantes de fornecimento de dados, destacando que ?a Mesa atenderá o requerido desde que seja por determinação judicial?. A priori, restou configurada a situação excepcional de desatendimento ao comando constitucional e legal por parte da autoridade impetrada que justifica a intervenção judicial para resguardar o direito do reclamado (...)" (MS n. 00.012459-1, Capital, rel. Des. Alcides Aguiar, DJ n. 10.492, de 05.07.2000, p. 2). (sublinhei)

II - GUARDA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS:

a) a guarda e a conservação de documento público é disciplinada pela Lei nº 9.747, de 26/11/1994 (doc.anexo);
b) nos termos do artigo 8º, parágrafos 1º e 2º, da referida Lei, as Secretarias de Estado deverão criar comissões para avaliação desses documentos fixando tabelas de temporalidade para a sua conservação e guarda;
d) o artigo 7º dessa mesma Legislação estabelece como de valor mediato não evidente e guarda temporária dos documentos que: " contendo informações repetitivas, reflitam apenas o cotidiano da administração";
e) no âmbito da Secretaria de Estado da Segurança Pública, foi instituída a Comissão de avaliação e destinação dos documentos, por meio da Portaria nº 0508/GARH/DIAF/SSP/1997, sendo que não há notícia dos trabalhos desenvolvidos;
f) na falta de uma orientação oficial sugere-se que as respectivas direções dos órgãos e unidades policiais observem rigorosamente os ditamos da referida Legislação, especialmente no que diz respeito a preservar a memória policial civil;
g) em nível federal encontra-se em vigência a Lei nº 8.159 de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como, as Resoluções nº 04, de 28/03/1996, 05, de 30/09/1996, 06, de 15/05/1997 e 07 de 20/05/1997;

A Portaria nº 163/SEF-15/05/2002, divulgou e determinou o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria de Estado da Fazenda do Estado de Santa Catarina.
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